ebib 
Nr 8/2009 (108), Finanse w bibliotece. Artykuł
 poprzedni artykuł następny artykuł   

 


Bogumiła Urban
Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu
Wydział Zamiejscowy w Chorzowie

Finanse bibliotek niepaństwowych szkół wyższych - zarys tematyki


Celem niniejszego artykułu jest przybliżenie podstawowych zasad zarządzania finansami w bibliotekach niepaństwowych szkół wyższych. Temat opracowano, stosując metodę kwerendy. Badaniem objęto najaktywniejsze biblioteki działające w Sekcji Bibliotek Niepaństwowych Szkół Wyższych Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich.

Biblioteki szkół wyższych niepaństwowych[1] powstały, tak jak ich uczelnie macierzyste, stosunkowo niedawno. Możliwość zakładania szkół wyższych przez podmioty prawa handlowego została stworzona dopiero ustawą o szkolnictwie wyższym z roku 1990[2]. Biblioteki niepaństwowych szkół wyższych zakładano od podstaw. Księgozbiory tworzono „od zera” – od zakupu symbolicznej pierwszej książki. Geneza tych bibliotek warunkuje ich kilka ważnych cech. Księgozbiory są dużo mniejsze niż w uczelniach państwowych, gdyż gromadzone były przez znacznie krótszy czas. Są natomiast bardzo aktualne, ponieważ zawierają najnowsze pozycje. W związku z tym, stopień wykorzystania księgozbioru jest bardzo wysoki. Jedynie sporadycznie zdarzają się pozycje, które latami zalegają na półkach, nie znajdując czytelnika, co nie jest rzadkością w bibliotekach starszych. Zapewne przyczyną takiego stanu rzeczy jest fakt, że w większości dziedzin nauki najczęściej korzysta się z najnowszych badań i opracowań, książka naukowa wydana przed kilkudziesięciu lub kilkunastu laty straciła swą aktualność.

W bibliotekach uczelni niepaństwowych zespoły bibliotekarzy są mniej liczne. Poziom obciążenia obowiązkami jest wysoki. Nierzadko zdarza się, że znacznie mniejsza grupa bibliotekarzy, w porównaniu do uczelni państwowej, obsługuje społeczność akademicką o podobnej wielkości[3]. Przyczyna jest oczywista – żadne prywatne przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na przerost zatrudnienia. Każdy pracownik z unikalnym zestawem swych kompetencji jest cennym „zasobem ludzkim”. W zasadniczej większości bibliotek zarówno kadra kierownicza, jak i jej pracownicy pochodzą z konkursów lub rekrutacji prowadzonych dla uczelni niepaństwowej przez profesjonalne firmy rekrutacyjne. Zespoły bibliotekarskie tej grupy uczelni są bardzo zintegrowane, elastyczne i silnie utożsamiające się z książnicą, którą najczęściej tworzyły od podstaw.

Za finanse bibliotek odpowiadają jej menedżerowie w funkcji dyrektorów bibliotek bądź kierowników. Do ich kompetencji należy planowanie budżetowe, przestrzeganie utrzymania poziomu kosztów oraz negocjowanie z kontrahentami, którymi w zasadniczej większości są dostawcy zasobów bibliotecznych. Biblioteki niepaństwowych szkół wyższych finansowane są głównie z budżetu ogólnego uczelni macierzystej. Przychody uczelni niepaństwowej to przede wszystkim wpłaty czesnego, dokonywane przez studentów wszystkich trybów studiów (stacjonarnych, niestacjonarnych) oraz studentów studiów podyplomowych i uczestników szkoleń[4].

Oprócz funduszy przyznawanych przez uczelnię macierzystą specyficznym źródłem dochodu są opłaty pobierane przez biblioteki, np. za usługi informacyjne, bibliograficzne, reprograficzne, wypożyczenia międzybiblioteczne, wypożyczenia materiałów audiowizualnych itp.[5] Jednakże środki uzyskane z opłat są minimalne i mają charakter zwrotu kosztów za poniesione wydatki na rzecz wykonania ww. usług, gdyż w świetle ustawy o bibliotekach wysokość opłat nie może przekraczać kosztów wykonania usługi. Podobnie w przypadku opłat za uszkodzenie, zniszczenie lub zagubienie materiałów bibliotecznych mają one charakter raczej zwrotu kosztów niż rzeczywistych dochodów biblioteki. Podobnie jak w uczelniach państwowych te niewielkie opłaty naliczane są np. za usługi kserograficzne, za duplikaty kart bibliotecznych, przetrzymanie wypożyczonych książek. Liczne biblioteki sygnalizują, że opłaty pobierane z tytułu przetrzymania książek w całości przeznaczane są na zakup nowych zasobów bibliotecznych. Szkoda tylko, że nie jest to zasada obowiązująca we wszystkich książnicach państwowych i niepaństwowych.

Ostatnio, dynamicznie rozwijającym się źródłem przychodów są granty i fundusze unijne, zwłaszcza te przeznaczone na podnoszenie kwalifikacji (na przykład z Europejskiego Funduszu Społecznego). Uczelnie niepaństwowe wygrywają konkursy w programach unijnych z korzyścią dla studentów, których opłaty są znacząco obniżane i z korzyścią dla samej uczelni, która może poszerzyć swą ofertę edukacyjną. Źródła finansowania baz danych są różnorodne, część kosztów pokrywana jest w ramach dofinansowania konsorcjów bibliotek akademickich[6], część ze środków własnych uczelni lub różnych programów krajowych i międzynarodowych.

Kolejnym nowym źródłem dochodów bibliotek niepaństwowych uczelni jest sponsoring. W skali budżetu całej biblioteki stanowi niewielką wartość, lecz w realizacji poszczególnych projektów stanowi cenne wsparcie finansowe, gdyż w swej zasadniczej wielkości przeznaczany jest na organizację konferencji naukowych, seminariów, warsztatów. W ocenie autorki, źródłem powodzenia przy pozyskiwaniu sponsorów przez biblioteki uczelni niepaństwowych jest specyficzne porozumienie podmiotów prywatnych, które wzajemnie rozumieją, że sponsoring to biznes dla obu stron, a nie jałmużna, jak często bywa to traktowane.

Jak wspomniano, budżet biblioteki wyodrębniony jest z ogólnego budżetu uczelni. Aby mógł powstać, koniecznym jest przygotowanie planu finansowego, który jest podstawowym instrumentem zarządzania daną instytucją na poziomie operacyjnym. Plan finansowy to dokument obejmujący w formie ilościowej i rzeczowej spodziewane przychody i koszty danej jednostki. Można powiedzieć, że plan finansowy jest planem działania ujętym w formie finansowej.

Najczęściej planowany budżet obejmuje rok finansowy, czyli okres 12 miesięcy, na które rozłożone są rachunki przedsiębiorstwa[7]. Sporadycznie rok finansowy może być okresem dłuższym lub krótszym niż 12 miesięcy. W niektórych bibliotekach niepaństwowych uczelni okres obrachunkowy obejmuje czas od stycznia do grudnia[8]. W innych niekiedy stosuje się okres od października do września lub sporadycznie od września do sierpnia[9]. Wybranie okresu obrachunkowego winno wynikać z przesłanek ważnych dla finansowania działalności (na przykład rok akademicki) i powinno być konsekwentnie przestrzegane. Zdarza się również, że dyrektor biblioteki przygotowuje zestawienia w podwójnym ujęciu (rok kalendarzowy i rok akademicki). Jak podkreśla M. Sidor z Wyższej Szkoły Biznesu – National Louis University w Nowym Sączu, obliczenia te są potrzebne do różnych celów. Uczelnie, w których rok budżetowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czasami w październiku wprowadzają korektę[10], wynikającą z bieżącej oceny przychodów w danym roku akademickim.

Główne zaangażowanie dyrektorów bibliotek koncentruje się na planowaniu przyszłych kosztów. Należy podkreślić, że koszty, o jakich mówimy w bibliotece, to głównie koszty operacyjne, zwane też kosztami działalności operacyjnej. Pojęcie to definiuje Leksykon zarządzania finansami: koszty działalności operacyjnej są to koszty bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności [...] usługowej[11]. Według innej definicji: „koszty operacyjne to koszty ponoszone w związku z podstawową działalnością firmy[12].

Do podstawowej kategorii kosztów należą koszty osobowe. Muszą one być również starannie zaplanowane. W uczelniach niepublicznych stosowane są dwa rozwiązania. Według pierwszego, koszty osobowe (w tym również fundusze motywacyjne, premie, nagrody, dofinansowania do różnych form podnoszenia kwalifikacji) planowane są przez dyrektora biblioteki i przedkładane do konsultacji władzom uczelni. W drugim rozwiązaniu ta grupa kosztów przygotowywana jest przez działy personalne w konsultacji z przełożonym biblioteki. W obu przypadkach wpływ osoby zarządzającej jest bardzo ważny, gdyż motywacja do pracy za pomocą narzędzi finansowych stanowi istotny instrument zarządzania personelem.

Drugą grupą kosztów są tak zwane koszty rzeczowe. W przypadku bibliotek największą grupę w tej pozycji stanowią wydatki na zbiory biblioteczne, infrastrukturę informatyczną oraz wyposażenie i sprzęt biurowy. W wyłącznej kompetencji zarządzających bibliotekami pozostaje planowanie kosztów zbiorów bibliotecznych. Najczęściej odbywa się to w rozbiciu na grupy zbiorów (wydawnictwa zwarte polskie i obce, wydawnictwa ciągłe polskie i obce, bazy danych o różnym charakterze, multimedia). Natomiast zakup wyposażenia i oprogramowania planowany jest przez dyrektora biblioteki, który konsultuje plany ze służbami informatycznymi i administracyjnymi uczelni. Niektórzy dyrektorzy bibliotek wskazywali na inne rozwiązanie. Zwracali uwagę na fakt, że w ich uczelniach koszty te nie stanowią pozycji budżetu biblioteki, lecz należą do budżetu ogólnouczelnianego i jako takie planowane są przez inne osoby na uczelni.

Pierwszym etapem w procesie budżetowania jest przygotowanie planu finansowego, które należy zacząć kilka miesięcy przed „wejściem danego budżetu w życie”. Należy pamiętać o najważniejszym: plan finansowy jest odbiciem planu działania biblioteki wyrażonym w wartościach finansowych. Stąd też, dobry plan finansowy musi opierać się na przemyślanym i realistycznym (a najlepiej również prorozwojowym) planie działania książnicy w kolejnym roku budżetowym. W przypadku bibliotek niepaństwowych szkół wyższych stosowane są różne rozwiązania. Najczęściej plan finansowy jest przygotowywany przez dyrektora lub kierownika biblioteki w porozumieniu ze zwierzchnikiem, a także służbami księgowymi. Zdarza się, że plan finansowy przygotowywany jest dla całej uczelni przez kanclerza, kwestora lub któregoś z prorektorów (np. ds. finansowych, ds. rozwoju). Bardzo ważne jest, by w każdym z tych przypadków zarządzający biblioteką miał aktywny wpływ na tworzenie założeń do planu w zakresie spraw dotyczących biblioteki. Z dotychczasowej analizy autorki wynika, że właśnie tak się dzieje, choć formy konsultacji bywają różne.

Niezwykle istotna przy samodzielnym przygotowaniu planu finansowego przez zarządzającego biblioteką jest współpraca ze swoim zespołem i ewentualnie szefami działów technicznego, informatycznego lub innych. Pracownik wypożyczalni lub czytelni nierzadko lepiej niż dyrektor orientuje się w sprawach, które mogłyby usprawnić pracę: jakiś drobny sprzęt biurowy, element umeblowania itd. Specjaliści z zakresu informatyki doradzą optymalizację zakupu komputerów, a służby techniczne pomogą zaplanować renowację pomieszczeń. Praca w większym zespole, na czele którego stoi dyrektor, pozwala spojrzeć z szerszej perspektywy na spodziewane koszty, które należałoby uwzględnić w przyszłym planie finansowym. Na tym etapie ważne jest stworzenie założeń do planu finansowego. Jest to dokument zawierający opis poszczególnych kategorii, np.:

  • w kategorii wyposażenie – ile regałów na książki, o określonych wymiarach lub ile stolików do czytelni zostanie zakupionych,
  • w ramach kosztów podnoszenia kwalifikacji pracowników – ilu pracowników na jakie konferencje zostanie skierowanych,
  • jakie przedsięwzięcia promocyjne są planowane.

Opisujemy również pozostałe kategorie, takie jak: koszty energii, utrzymanie czystości, ubezpieczenie obiektu i zbiorów, materiały biurowe, usługi zewnętrzne (np. introligatorskie) i wiele innych. Koszty te powinny być pogrupowane wg rodzajów, które z roku na rok powinny być konsekwentnie powtarzane. Na podstawie założeń buduje się właściwy plan finansowy. Optymalna forma to tabela lub zestaw tabel, w których w ujęciu czasowym (najczęściej miesięcznym lub kwartalnym) umieszcza się spodziewane wielkości kosztów.

Po przygotowaniu planu finansowego następuje jego zatwierdzenie. Zatwierdzenie planu finansowego poprzedzają negocjacje, rozmowa z przełożonym. W zależności od typu biblioteki i jej specyfiki może to być dyrektor jednostki sprawującej nadzór, kanclerz, kwestor, dziekan, inni. Zadaniem dyrektora biblioteki jest „obrona” wszystkich zaplanowanych pozycji budżetowych. Jeżeli budżet przygotowany jest starannie, wszystkie kategorie i pozycje w kategoriach dokładnie przeanalizowane, spodziewane ceny sprawdzone na rynku, to szansa na zatwierdzenie tak gruntownie przygotowanego planu finansowego jest bardzo duża. Osoby planujące budżet mogą kierować się dwoma podejściami. Pierwsze z nich można by nazwać: „planować więcej, bo i tak obetną”. Drugą tendencją, w opinii autorki, słuszniejszą, jest planować rzetelnie. Przy współpracy i dobrej woli zrozumienia z obu stron takie podejście w dłuższym przedziale czasowym przynosi bibliotece lepsze rezultaty.

Po zatwierdzeniu planu finansowego biblioteka przystępuje do jego realizacji. Realizacja budżetu polega na codziennej pracy biblioteki: kupuje się książki, prenumeruje czasopisma, organizuje imprezy promocyjne, czasami trzeba zlecić naprawę sprzętu lub dokupić materiały biurowe. Ta codzienność powinna być analizowana pod kątem finansowym. Tabelę planu finansowego uzupełnia się co miesiąc o rubrykę „Wykonanie”, w którą wpisuje się rzeczywiste koszty w danej kategorii. Liczy się procent wykonania w stosunku do założonego planu. Jeżeli jest wyższy niż 100%, należy w następnym miesiącu obniżyć koszty w tej kategorii. Jeżeli jest niższy niż 100%, powstaje rezerwa do zagospodarowania w przyszłym okresie.

Jeżeli zaistnieje sytuacja znaczących zmian (zarówno wzrostu, jak i spadku) w zaplanowanych poziomach kosztów lub przychodów należy przygotować korektę planu finansowego, która uwzględni nową sytuację. Smutną prawdą rzeczywistości bibliotecznej jest, że korekta planu finansowego na ogół oznacza cięcie kosztów. Tym niemniej jednak niektóre uczelnie wskazywały na coś całkiem przeciwnego, a mianowicie wzrost kwot (przeznaczanych głównie na zbiory biblioteczne) dla biblioteki w ciągu roku budżetowego[13].

Podsumowanie

Niniejsza praca to jedynie zarys tematyki finansów bibliotek niepaństwowych szkół wyższych. By obraz był pełny, należy przeprowadzić gruntowne badania na dużej, reprezentatywnej grupie bibliotek tego typu. Wówczas można spodziewać się poznania wszystkich cech zarządzania bibliotecznymi finansami. Autorka przeprowadziła jedynie badania pilotażowe i zachęca do podjęcia badań kompleksowych ww. tematyki, tym samym jest gotowa służyć pomocą w zakresie wiedzy, którą nabyła przy pisaniu niniejszej pracy[14].

Szczególne podziękowania dla zarządzających bibliotekami niepaństwowych szkół wyższych (w porządku alfabetycznym) autorka składa:
Pani mgr Marzannie Chmielarskiej – Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej,
Pani mgr Marii Czyżewskiej – Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku,
Pani mgr Iwonie Josińskiej – Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu,
Panu dr Stefanowi Kubowowi – Dolnośląska Szkoła Wyższa we Wrocławiu,
Pani dr Marii Sidor – Wyższa Szkoła Biznesu National Louis University w Nowym Sączu,
Pani Annie Skotarczyk oraz Pani Marcie Wiśniewskiej – Wyższa Szkoła Humanistyczna Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Szczecinie,
Pani dr Mai Wojciechowskiej – Ateneum Szkoła Wyższa w Gdańsku.

Przypisy

[1] W aktualnie obowiązującej Ustawie z dnia 27 lipca 2005 Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. 05.164.1365) pojawia się termin uczelnia niepubliczna, który powszechnie funkcjonuje w odbiorze społecznym. Zdaniem autorki jednakże nie oddaje on istoty rzeczy. Uczelnia, w której studiować może każdy, lecz założona została przez podmiot prywatny, jest uczelnią publiczną sensu stricto, jednakże niepaństwową. Równie mylną wydaje się nazwa uczelnia prywatna w obliczu faktu, że studenci mogą otrzymać stypendium z budżetu państwa oraz że szkoły te bardzo aktywnie pozyskują środki na swą działalność z budżetu MNiSzW oraz z funduszy unijnych. Zdaniem autorki, najtrafniejszym jest określenie uczelnia niepaństwowa, stąd też taki termin będzie najczęściej stosowany w artykule. Jest to oczywiście tylko osobista opinia autorki.

[2] Ustawa z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym. Dz.U. 90.65.385.

[3] Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce [on-line]. Poznań: Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu, 2009 [Dostęp 16 października 2009]. Dostępny w World Wide Web: http://ssk2.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/.

[4] W uczelniach państwowych czesne opłacają tylko studenci trybów niestacjonarnych i studenci studiów podyplomowych.

[5] Biblioteki mogą pobierać te opłaty na mocy Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, art. 14. Dz.U. 97.85.539 z późniejszymi zmianami.

[6] Niezwykle ważny dla bibliotek niepaństwowych uczelni jest projekt dofinansowania w 100% przez środki Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego zakupu licencji krajowych koordynowany przez ICM, obejmujący bazy Springer, Elsevier, pakiet Web of Science oraz Journal Citation Index wraz z Conference Proceedings Citation Index. Planowane licencje obejmować mają również niepubliczne szkoły wyższe. Uzgodnienia są w toku.

[7] Leksykon Finanse. Warszawa: Emka, 1997, s. 200.

[8] We wszystkich uczelniach państwowych obowiązuje rok budżetowy od stycznia do grudnia.

[9] Sygnalizowano to w Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Szkole Wyższej Ateneum w Gdańsku, Szkole Wyższej Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Szczecinie.

[10] Tak dzieje się na przykład w Wyższej Szkole Ekonomicznej w Białymstoku.

[11] OLZACKA, B., PAŁCZYŃSKA-GOŚCINIAK, R., Leksykon zarządzania finansami. Gdańsk: Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o., 1998, s. 143.

[12] KOCH, R. Słownik zarządzania i finansów. Kraków: Wydaw. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, 1997, s. 114.

[13] Sygnalizowano to w Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Szkole Wyższej Ateneum w Gdańsku, Szkole Wyższej Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Szczecinie.

[14] Autorka korzystała również z własnej pracy pod tytułem „Finanse w bibliotekach. Źródła finansowania działalności bibliotecznej oraz zarządzanie finansami”. Wykład pod tym tytułem wygłosiła w dniu 30 maja 2009 r. na konferencji pt. „Nowoczesna biblioteka kluczem do sukcesu użytkowników i edukacji społeczeństwa” poprzedzającej Krajowy Zjazd Delegatów Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich. Praca ta ukaże się drukiem w materiałach pokonferencyjnych wydanych przez Wydawnictwo SBP.

 Początek strony



Finanse bibliotek niepaństwowych szkół wyższych - zarys tematyki / Bogumiła Urban// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska - Nr 8/2009 (108) listopad. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2010. - Tryb dostępu: http://www.ebib.info/2010/108/a.php?urban. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187