Urszula Wojtasik

Biblioteka Główna i OINT
Politechniki Wrocławskiej

Z wystawy do katalogu

Prezentacja podstawowych funkcji modułu GROMADZENIE na przykładzie wprowadzenia do zbiorów książki zakupionej na wystawie towarzyszącej seminarium

WSTĘP

Zintegrowany System Biblioteczny APIN jest rozwijany w Bibliotece Głównej Politechniki Wrocławskiej od szeregu lat, przy czynnym udziale użytkowników ¹⁾. Jednym z jego elementów jest moduł Gromadzenie, będący narzędziem wspomagającym proces gromadzenia książek. Jego podstawowe funkcje zostaną przedstawione na przykładzie wprowadzenia do zbiorów książki zagranicznej, zakupionej na wystawie towarzyszącej seminarium.

Należy podkreślić, że nabywanie książek na wystawie nie jest typową, to znaczy praktykowaną na co dzień formą zakupu. Zwykle wybrane pozycje zamawiane są u dostawców lub wydawców, a następnie po okresie oczekiwania na realizację zostają one wprowadzone do księgozbioru. Jednakże w warunkach ograniczonego budżetu, który można przeznaczyć na zakup nowych dzieł, szczególnie tych zagranicznych, konieczna staje się racjonalizacja wydatków. Jednym z elementów tej racjonalizacji jest organizowanie wystaw, na których zainteresowani użytkownicy mają możliwość wybrania takich pozycji, które można obejrzeć i ocenić, zanim podejmie się decyzję o zamówieniu. Dodatkowym atutem takiej formy zakupów jest również możliwość negocjowania rabatów, które można uzyskać od sprzedawców, prezentujących nowości książkowe na wystawach.

W omawianym poniżej przykładzie pokazane zostaną kroki wprowadzenia do księgozbioru książki bez etapu oczekiwania na realizację, ponieważ zakupiona ona została na wystawie. Jednakże nie przeszkadza to w przedstawieniu podstawowych zadań modułu; pominięty etap będzie omówiony przy okazji prezentacji kolejnych segmentów.

PREZENTACJA NAJWAŻNIEJSZYCH FUNKCJI MODUŁU

Moduł GROMADZENIE jest narzędziem wspomagającym następujące działania, niezbędne dla gromadzenia zbiorów:

• koordynację zamówień;
• zamawianie nowych pozycji;
• realizację zamówień;
• zarządzanie budżetem;
• udzielanie informacji o zamówieniu;
• sporządzanie zestawień statystycznych oraz wydruków;

 1.  W segmencie TYTUŁY utworzony zostaje OPIS BIBLIOGRAFICZNY nowej pozycji. Przedtem jednak należy sprawdzić, czy tytuł, który chcemy zakupić, nie jest już wprowadzony do księgozbioru, czyli - czy interesująca nas pozycja już wcześniej nie znalazła się w bibliotece. W ten sposób zamówienia są koordynowane w ramach zasobów całej uczelni. W przypadku książki zagranicznej istnieje bowiem zasada, że nowy tytuł kupowany jest tylko w jednym egzemplarzu. Wyjątek stanowią dzieła opłacane ze środków własnych jednostek, takich jak instytuty, wydziały. Po stwierdzeniu, że książki nie ma jeszcze w zbiorach, tworzymy NOWY OPIS bibliograficzny pozycji w segmencie 99 ²⁾.

W przypadku, gdy wybrana przez nas książka figuruje już w bazie, to w dalszych etapach wykorzystujemy gotowy, sporządzony już wcześniej opis bibliograficzny.

 2.  W segmencie AKCESJE, zawierającym rejestr przybytków, należy odnotować realizację zamówienia. W tym celu wpisujemy:

• numer akcesji, tj. kolejny numer wpływu dokumentu (rachunku lub wykazu darów) związanego z wprowadzaną do systemu nową pozycją;
• numer dokumentu;
• datę wystawienia dokumentu;
• kwotę ogólną w zł;
• liczbę tytułów;
• liczbę egzemplarzy.

 3.  W segmencie FINANSE, wspomagającym zarządzanie budżetem sprawdzamy, czy jeszcze dysponujemy wystarczającą ilością środków finansowych na opłacenie nowego nabytku. W tym celu odnajdujemy odpowiednie źródło finansowania na liście wszystkich źródeł (jest ich obecnie 291). Znajdują się tu zarówno budżety biblioteczne jednostek uczelni jak również fundusze środków własnych (np. zlecenia, granty), przeznaczone na zakup nowych książek. Segment FINANSE automatycznie wylicza kwotę zamówionych i zrealizowanych pozycji oraz pokazuje sumę pieniędzy, jaka pozostała jeszcze do wykorzystania na interesującym nas koncie.

 4.  Segment ZAMÓWIENIA, wykorzystywany zarówno na etapie zamawiania, jak i realizacji, to rejestr zamówień pożądanych pozycji. Zawiera on zbiory zamówień bieżących oraz zamówień znajdujących się już w archiwum. Proces archiwizacji jest obecnie na etapie testowania oraz wdrażania. Do dzisiaj zarchiwizowane zostały wszystkie zrealizowane zamówienia importowe z 1998 roku.

Książkę kupioną na wystawie, tak jak każdą pozycję pozyskaną w inny sposób, również należy umieścić w rejestrze zamówień, to znaczy przyporządkować jej kolejny numer zamówienia. Jest to osobny rekord lub najczęściej grupa rekordów, znajdujących się w zbiorze wszystkich zamówień. Aby taki pojedynczy rekord prawidłowo wypełnić, należy wykonać następujące czynności:

• określając numer agendy (komórka Oddziału Gromadzenia odpowiedzialna za określony obszar, od G_1 do G_6) nadać nowy numer zamówienia, np. G_3/43;
• wpisać datę zamówienia;
• określić sposób nabycia pozycji wybierając jedną z następujących możliwości (W omawianym przykładzie należy wybrać pozycję I - import):
  • dar (D)
  • import (I)
  • kupno krajowe (K)
  • nabytek zagraniczny podarowany przez instytut, wydział, itp. (S)
  • kupno typu materiałówka (M) ³⁾
  • wymiana (W)
  • pozycja odkupiona za zagubienie wypożyczonej książki (Z)
• określić dostawcę, od którego zakupiona została interesująca nas pozycja - wybierając jego nazwę z listy umieszczonej w segmencie DOSTAWCY lub dopisując do niej nazwę nowego sprzedawcy. Segment ten zawiera wykaz wszystkich księgarni oraz wydawnictw, z którymi stale współpracujemy oraz takich, u których zamówienia lokowane są nieregularnie, sporadycznie lub tylko jednorazowo. Wpisane są tu również wszystkie adresy oraz numery kontaktowe (telefon, e-mail);
• wpisać datę przekazania książki do Oddziału Opracowania; w przypadku pozycji, którą już otrzymaliśmy, wpisujemy aktualną datę, w przypadku zamawiania wybranej pozycji datę pomijamy, tworzymy bowiem zamówienie, które zostanie wysłane do sprzedawcy i dopiero po pewnym okresie oczekiwania nastąpi jego realizacja; w naszym przypadku należy wpisać bieżącą datę;
• wpisać:
  • liczbę zamówionych egzemplarzy; w naszym przykładzie jeden;
  • cenę katalogową jednego zamówionego egzemplarza książki w złotych, w przypadku książki zagranicznej również cenę katalogową w walucie;
  • numer wcześniej nadanej akcesji;
  • liczbę egzemplarzy zrealizowanych ogółem;
  • cenę realizacji jednego egzemplarza w złotych, w przypadku książki zagranicznej również cenę realizacji jednego egzemplarza w walucie;
  • wybraną z listy jednostkę biblioteki, która zgłosiła zamówienie na potrzebną pozycję;
  • źródło, z którego planuje się opłacić zakup;
  • odbiorcę, do którego ostatecznie trafi dzieło;
  • liczbę egzemplarzy faktycznie przekazanych do odbiorcy;
  • rzeczywiste źródło finansowania zakupu.

W ten sposób książka została “umieszczona” w katalogu. Wpisane dane pozwalają na uzyskanie w każdej chwili informacji o zamówieniu, potrzebnej:
 -  bibliotekarzowi, pracującemu w Oddziale Gromadzenia, który w każdym omówionym segmencie wyświetli wszystkie informacje o wybranej pozycji
 -  użytkownikowi Biblioteki Głównej, który w katalogu centralnym odczyta z ekranu informację, na jakim etapie realizacji znajduje się obecnie zamówienie.

Sporządzanie zestawień statystycznych oraz wydruków

Po wpisaniu niezbędnych danych do bazy moduł GROMADZENIA pozwala na sporządzanie zestawień statystycznych oraz potrzebnych wydruków. Do tego celu wykorzystuje się uruchomione przez projektantów odpowiednie narzędzia programowe. Najważniejsze statystyki oraz wydruki to:

• zestawienie ilości oraz sum pieniędzy, za jakie zostały kupione książki w zadanym przedziale czasu przez poszczególne jednostki;
• wydruki: zamówień, wykazów pozycji otrzymanych w darze oraz kart obiegowych książek.

Przypisy

1) Wojtasik U., Oczekiwania użytkowników a rozwój komputerowego katalogu bibliotecznego na Politechnice Wrocławskiej. "Bibliotekarz" 1997, nr 5.

2) Dudziak D., Izdebska S., Waniczek M. Zintegrowany System Mikrokomputerowy Automatyzacji Biblioteki APIN. Podsystem Gromadzenia. Koncepcja. Raport Politechniki Wrocławskiej; seria SPR.

3) tzn. pozycje nie otrzymujące sygnatury, które też są rejestrowane w segmencie zamówień

Do góry

EBIB Specjalny 1/2000 (SP1)
Wojtasik, U.: Z wystawy do katalogu
www.ebib.pl/2000/sp1/wojtasik.html