Łucja Maciejewska
Politechnika Wrocławska
Biblioteka Główna i Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej

Czasopisma elektroniczne a konsorcja.
Refleksje administratora serwisu e-czasopism

Wstęp

Czasopismo elektroniczne to szczególny typ dokumentu, w którym informacja została zapisana w sposób czytelny dla komputera, (dyskietki, dyski optyczne /standardy CD-ROM, DVD-ROM/, Internet), a więc wyróżnia się specyficzną formą dostępu oraz charakterystycznym formatem zapisu danych.

E-czasopisma mają jednak niektóre cechy właściwe dla czasopisma tradycyjnego: określoną częstotliwość ukazywania się oraz ciągłość wydania kolejnych numerów, a także własny numer ISSN. Niezależnie od nośnika (papier czy medium elektroniczne) czasopisma pozostają czasopismami.

Problemy związane z gromadzeniem czasopism elektronicznych, sposobami udostępniania i promowania, a także korzystania z nich są od dawna rozpatrywane w Bibliotece Głównej Politechniki Wrocławskiej. Takie było zapotrzebowanie użytkowników biblioteki, a coraz ciekawsze oferty wydawców i twórców różnych serwisów nie mogły pozostawać bez echa. Rozwój Internetu, stała poprawa stanu łączy krajowych i międzynarodowych, rosnące zapotrzebowanie na szybką i dogodną informację - wszystko to znacznie przyspieszyło w ostatnich latach zainteresowanie, szczególnie środowiska akademickiego, dostępem do czasopism elektronicznych, a również zawiązywania się redakcji takich czasopism.

Biblioteka Politechniki Wrocławskiej organizuje dostęp do czasopism wielu wydawców krajowych i zagranicznych, poprzez swoją stronę domową: http://www.bg.pwr.wroc.pl, a także od trzech lat prowadzi kursy o zasięgu krajowym nt. czasopism elektronicznych. Kursy cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem (nie tylko wśród bibliotekarzy czy pracowników ośrodków informacji) i są wysoko oceniane. Na kursach prowadzę wykłady z ogólnej wiedzy o dokumentach elektronicznych oraz o współpracy bibliotek polskich w zakresie organizacji dostępu do czasopism elektronicznych. Chciałabym, żeby przedstawiony przeze mnie materiał służył pomocą tym osobom, które jeszcze niewiele wiedzą o korzyściach, jakie daje dostęp do informacji elektronicznej, do czasopism elektronicznych, a jeżeli wiedzą, to nie odważyły się z niej korzystać. Druga część artykułu to krótki przegląd obecnie funkcjonujących konsorcjów bibliotek polskich oraz zalety tego rodzaju organizacji zakupu i udostępniania e-czasopism. Przedstawiłam też pewną analizę danych dotyczących wybranego konsorcjum, w którym uczestniczy Biblioteka Politechniki Wrocławskiej.

Zalety i wady czasopism elektronicznych

Kto korzystał z dokumentów elektronicznych, potrafi ocenić ich zalety, z których z pewnością na pierwsze miejsce należy wysunąć następujące:

• szybkość publikacji i aktualizacji dokumentów,
• wygodny dostęp do informacji, bez względu na miejsce, odległość i czas (nie trzeba iść do biblioteki),
• równoczesne korzystanie przez kilku użytkowników z tego samego dokumentu.

Zwracają uwagę inne pozytywne cechy czasopism elektronicznych, jak:

• komfortowy wgląd do archiwów lub materiałów źródłowych (dołączane linki),
• wzbogacenie o dźwięk, niekiedy o sekwencje filmowe czy programy komputerowe,
• dostęp do atrakcyjnej, nie tylko wizualnie formy, np. możliwość samodzielnego konfigurowania sposobu prezentacji danych lub przeszukiwania zasobów.

Można te dokumenty przechowywać np. w "ulubionych" w postaci łączy do źródła i korzystać z nich w dogodnym dla nas czasie, nie ma lub prawie nie ma kłopotów z magazynowaniem (w wypadku CD czy dyskietek znaczne zmniejszenie niezbędnej przestrzeni magazynowej), a także znika problem oprawy, z którym borykają się biblioteki.

Oczywiście nie ma niczego idealnego. Niedogodności korzystania z czasopism elektronicznych wynikają z tego, że publikacja cyfrowa ewoluuje powoli w czasie, pod względem treści i formy. Może być:

• aktualizowana,
• modyfikowana,
• przeredagowywana w określonych lub nieokreślonych z góry odstępach czasu,
• usuwana.

Poza tymi wadami, czyli zmiennością, e-czasopisma sprawiają (niekiedy) kłopoty z następujących powodów:

• długiego czasu oczekiwania na dostęp (pora dnia, godziny szczytu), a bywa to bardzo stresujące,
• konieczności czytania tekstu na ekranie, gdyż nie zawsze można go wydrukować,
• różnorodności formatów zapisu danych i z tym związanej konieczności instalowania odpowiednich czytników,
• wymagań wydawców dotyczących wypełniania formularzy licencyjnych.

Pomimo pewnych wad i niedogodności oczywiste jest, że coraz większym zainteresowaniem cieszą się dokumenty elektroniczne, że zalety takiej formy korzystania z informacji przekonują nawet tradycjonalistów. Niestety jest jeszcze sporo problemów do wyjaśnienia, które wynikają z korzystania z e-czasopism. Za najważniejsze należy podać:

• brak ustalonych zasad katalogowania i archiwizowania e-czasopism,
• niejasności prawne (upowszechnianie informacji poprzez drukowanie i kopiowanie artykułów a prawa autorskie),
• niemożliwość utrzymywania prenumeraty czasopism w postaci tradycyjnej z równoczesnym zakupem e-czasopism. Podyktowane to jest brakiem dostatecznych środków finansowych, a bardzo często warunkiem koniecznym przy zabieganiu o dostęp do e-czasopism jest posiadanie prenumeraty wersji drukowanej. Na razie rzadziej występuje możliwość dostępu tylko do wersji elektronicznej w ramach ceny katalogowej czasopisma tradycyjnego.

Dodatkowo kierownicy i dyrektorzy jednostek muszą brać pod uwagę w planach budżetowych konieczność stałej aktualizacji oprogramowania, zakupu nowego sprzętu. Pociąga to za sobą określone koszty, ale też przynosi oczywiste korzyści w postaci wzrostu jakości usług.

Dla użytkowników i bibliotekarzy ważna jest również świadomość ciągłego kształcenia się, czy poprzez uczestnictwo w kursach i seminariach, czy też zdobywania pewnych nowych umiejętności w drodze samokształcenia i utrwalania poprzez ciągłą praktykę. Może to trudne, ale bardzo istotne.

Tworzenie konsorcjów

Wobec wielu problemów związanych z gromadzeniem zbiorów oraz finansowych ograniczeń, najlepszym sposobem organizacji zakupu i dostępu do czasopism elektronicznych wydają się być porozumienia międzybiblioteczne zmierzające do tworzenia konsorcjów.
Co daje takie rozwiązanie? Jak wskazuje doświadczenie, jest to forma organizacyjna umożliwiająca rozwinięcie ścisłej i bardzo efektywnej współpracy bibliotek zrzeszonych. Przede wszystkim pozwala na negocjowanie cen i warunków zakupu (wnioski wszelkich zrzeszeń mają zawsze przewagę nad indywidualnymi), a możliwość uzyskiwania dostępu do e-czasopism po niższych kosztach, z ekonomicznego punktu widzenia, ma pierwszorzędne znaczenie dla bibliotek polskich. Pozwala też na skuteczniejsze zabieganie o środki finansowe.

Poza oczywistymi korzyściami ekonomicznymi konsorcjum stwarza dodatkowe ważne możliwości:

• pełniejszego, bardziej racjonalnego wykorzystania zbiorów gromadzonych przez biblioteki oraz efektywnego udostępnienia czasopism (bogata oferta tytułów, często z rocznikami archiwalnymi);
• ograniczenia wieloegzemplarzowości (mniej egzemplarzy, więcej nowych tytułów);
• koordynacji wszelkich działań (jeden koordynator), m.in. wpływania na decydentów w ramach jednostek, w których biblioteki funkcjonują, czy też w ramach resortu, a przynajmniej swobodniejszego wykazania potrzeb bibliotek;
• uczestnictwa w organizowanych przez wydawców bezpłatnych szkoleniach; wzajemnej wymiany doświadczeń.

Krótki przegląd konsorcjów bibliotek polskich

Obecnie w kraju funkcjonuje sześć konsorcjów w zakresie zakupu i udostępniania czasopism elektronicznych. Zrzeszają one biblioteki naukowe, z czego główny trzon stanowią biblioteki szkół wyższych i instytutów PAN. Koszty uczestnictwa w danym konsorcjum uzależnione są od liczby zrzeszonych w nim bibliotek i często od wartości oraz liczby prenumerowanych przez nie tytułów czasopism wydawcy, którego konsorcjum dotyczy. Należy zauważyć, że największe koszty ponoszą duże biblioteki, ale one też posiadają najbogatsze zbiory czasopism i otrzymują największe dofinansowania.
W niżej zaprezentowanej tabeli przedstawiłam najważniejsze dane dotyczące działających konsorcjów. Oferta wydawców ulega ciągłej zmianie, raczej na korzyść współpracujących w ramach konsorcjów bibliotek. Trzeba podkreślić, że nic nie dzieje się bez przyczyny. Biblioteki są coraz bardziej świadome swojej niezaprzeczalnej siły wynikającej ze wspólnego działania i coraz pewniej oraz skuteczniej negocjują warunki. Wydawcy, którzy do niedawna nie chcieli nawet dyskutować możliwości rezygnacji z pewnej liczby tytułów prenumerowanych w postaci tradycyjnej, teraz przedstawiają ofertę, w której można dokonać wyboru: e-czasopisma z zachowaniem prenumeraty drukowanej lub dostęp tylko do wersji elektronicznej. Wydawcy stają się elastyczni, coraz częściej dostosowują się do wymagań użytkowników, a nawet "kuszą" znacznymi rabatami, np. za prenumeratę dodatkowych tytułów w wersji papierowej.

Tab.1. Konsorcja krajowe - dostęp do czasopism elektronicznych.

Konsorcja i korzyści

Konsorcja zawiązywane są przez wydawców, różne organizacje bibliotekarskie lub przez pośredników - dostawców czasopism zagranicznych. Najczęściej są to firmy profesjonalnie zajmujące się tworzeniem serwisów z czasopismami elektronicznymi oraz koordynacją zakupów czasopism i ich rozprowadzaniem. Niekiedy na terenie kraju wybierają bibliotekę, na którą nakładają obowiązki koordynatora lub też same zajmują się całą administracją. Biblioteki powierzając takim firmom organizację dostępu do e-czasopism pozbywają się wielu kłopotów, między innymi "zrzucają" na pośrednika sprawy zarządzania chaosem licencji (a w nich spotykamy różnorodne pomysły wydawców). Wszelkie procedury administracyjne: zawieranie umów, zajmowanie się reklamacjami, ustalanie drogi (haseł) dostępu, jednym słowem wszelkie kontakty z wydawcami - tym zajmuje się tylko koordynator.

Różnie kształtują się koszty zawiązywania się danego konsorcjum. Przede wszystkim uzależnione są od liczby zgłoszonych członków, nieraz dodatkowo od liczby i wartości prenumeraty czasopism w wersji papierowej wszystkich uczestników konsorcjum. Koszty te są rozłożone na zrzeszone biblioteki, ale rzadko podział jest równomierny, bardzo często zależy on również od wielkości prenumeraty pojedynczej biblioteki, a nawet od liczby pracowników i studentów danej instytucji.

Niezaprzeczalne korzyści uczestnictwa w konsorcjach to:

• dostęp do wersji elektronicznych wszystkich czasopism zakupionych przez zrzeszone biblioteki, dostęp do wszystkich czasopism oferowanych przez wydawcę,
• możliwość korzystania z dodatkowych usług, jakimi służy serwis,
• nielimitowany symultaniczny dostęp, ograniczony jedynie numerami IP lub posiadaniem hasła.

Bardzo wygodne jest też to, że dostęp do wszystkich czasopism odbywa się poprzez jednolitą maskę wyszukiwawczą oraz że istnieje możliwość wsparcia się rozbudowanym system pomocy. Utrudnieniem bywa fakt, że instrukcje pomocy rzadko bywają tłumaczone na język polski.

Podkreślić należy również to, że twórcy serwisów, po rozpoznaniu potrzeb swoich odbiorców, stworzyli wiele dodatkowych i pożytecznych funkcji, które pozwalają administratorom (nieraz bezpośrednio użytkownikom) na uatrakcyjnienie organizacji dostępu do zbiorów. Są to serwisy alertowe, systemy SDI i EDI oraz połączenia bezpośrednie z OPAC-a biblioteki.

Jeżeli licencja nie stanowi inaczej, uczestnik konsorcjum ma możliwość kopiowania i zapamiętywania dokumentów na swoim komputerze. W kilku wypadkach wydawca zapewnia archiwizację zbiorów (na własnym serwerze, na serwerze w Polsce lub na innym elektronicznym nośniku).

Na zakończenie chcę zwrócić uwagę na to, że obecnie funkcjonujące w kraju konsorcja zajmują się przede wszystkim czasopismami wydawców europejskich. Czasopisma amerykańskie stanowią niewielki procent wszystkich udostępnianych w tej formie, a wiele z nich to bardzo poczytne tytuły. Biblioteka Politechniki Wrocławskiej wielokrotnie zabiegała, z różnym skutkiem, o uzyskanie dostępu do określonych tytułów amerykańskich wydawców. Zawsze odbywało się to ze sporymi trudnościami, mimo wypełnianych poprawnie licencji.

Wykorzystanie bazy ScienceDirect przez użytkowników Politechniki Wrocławskiej

Użytkownicy Biblioteki Politechniki Wrocławskiej mają dostęp do kolekcji czasopism w ramach pięciu konsorcjów: SwetsnetNavigator, Elsevier, Academic Press, Springer i Ebsco. Największym wykorzystaniem cieszą się czasopisma Elseviera, który jest bardzo cenionym wydawcą. Cena zakupu bazy ScienceDirect (po wielu negocjacjach) była bardzo wysoka i każda większa biblioteka to wyraźnie odczuła. Wobec powyższego bardzo cieszy fakt ogromnego zainteresowania tą bazą wśród użytkowników Politechniki, co obrazują dane w tabeli 2. W okresie ostatnich pięciu miesięcy prawie do wszystkich czasopism z prenumeraty tradycyjnej przynajmniej raz w miesiącu był dostęp do pełnych tekstów, a niektóre z nich były wykorzystywane wyjątkowo licznie. Przykłady tytułów, z których artykuły cieszyły się największym zainteresowaniem podałam w tabeli 3. Są to czasopisma z dziedzin: chemia, fizykochemia i biomechanika.

Tab. 2. Wykorzystanie bazy ScienceDirect przez użytkowników Politechniki Wrocławskiej w roku 2002.

Tab. 3. Wykorzystanie (pełnych tekstów) wybranych tytułów z prenumeraty Politechniki Wrocławskiej.

Jedną z zalet uczestnictwa w konsorcjach jest dostęp do wersji elektronicznych wszystkich czasopism zakupionych przez zrzeszone biblioteki. Specjalnie wybrałam kilkadziesiąt tytułów spoza prenumeraty uczelnianej i przeanalizowałam statystykę ich wykorzystania w ostatnim czasie. Okazało się, że jest wiele czasopism, z których korzystano podobnie często jak z czasopism prenumerowanych przez Politechnikę Wrocławską. W tabeli 4. zaprezentowałam dane dotyczące kilkunastu czasopism, do których najczęściej sięgali użytkownicy Politechniki.

Tab. 4. Przykłady wykorzystania (pełne teksty) czasopism spoza prenumeraty Politechniki Wrocławskiej.

Zakończenie

Przyszłość bibliotek, to gromadzenie większej części zbiorów w postaci elektronicznej. Wiąże się z tym konieczność podejmowania decyzji w następujących kwestiach:

• "Co należy gromadzić, w jakich ilościach i za jakie pieniądze?". Może należy położyć większy nacisk na koordynację zakupów literatury w kraju i/lub w środowisku, tak w postaci tradycyjnej jak i elektronicznej.
• "Jakie formy organizacji dostępu należy wybrać?". Optymalny wybór to konsorcja, ale ile ich powinno być w kraju i jakie? Jeżeli konsorcja, to należy starać się o ich większe dotowanie z budżetu państwa, a to wymaga wielu starań.

Myślę, że powinna istnieć centralna ewidencja nabywanych przez biblioteki czasopism elektronicznych oraz o sposobach dostępu do tych źródeł. Chciałabym, żeby była jedna centrala zarządzania informacją o e-czasopismach. Bazą dla takiego centrum mogłyby być wcześniej powołane "centrale" środowiskowe lub resortowe. Brak jest w Polsce informacji na temat stanu posiadania danych bibliotek. Biblioteki dość długo gromadzą zbiory w postaci elektronicznej i większość z nich nie wie, co która posiada. Dostęp do bieżących zbiorów jest chroniony licencją, ale informacja o nich powinna być przygotowywana i udostępniana szerokiemu gronu użytkowników.

Bibliografia

1. Stepowicz Marek: Cechy formalne czasopism internetowych w odniesieniu do analogicznych publikacji drukowanych. Warszawa 2000.

2. Szkutnik Zdzisław: Dostępność elektronicznych czasopism naukowych. Drogi dostępu, oferty, modele cenowe i licencyjne, konsorcja. Biblioteka 1999 nr 3.

Czasopisma elektroniczne a konsorcja. Refleksje administratora serwisu e-czasopism / Łucja Maciejewska // W: EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 7/2002 (36) czerwiec. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Biblio tekarzy Polskich KWE, 2002. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2002/36/maciejewska.php. - Konsorcja i współpraca bibliotek. - ISSN 1507-7187