Nr 5/2003 (45), Biblioteki wyższych szkół niepublicznych - problemy i nowe rozwiązania organizacyjne. Artykuł
| | Nr 5/2003 (45), Biblioteki wyższych szkół niepublicznych - problemy i nowe rozwiązania organizacyjne. Artykuł |
|
 | | | |
Beata Antczak
| |||
| | ||
| U progu XXI wieku, w warunkach intensywnej konkurencyjności przedsiębiorstw, podkreśla się rolę wysokich kwalifikacji, fachowych umiejętności oraz zaangażowanej postawy pracowników w procesie tworzenia nowych produktów i usług. Ta tendencja pojawiła się również w instytucjach niekomercyjnych, na przykład w bibliotekach, gdyż odpowiednio zarządzany i motywowany personel biblioteczny ma bezpośredni wpływ na jakość usług. Efektywność zarządzania personelem bibliotecznym można poprawić przez wdrożenie opisów stanowisk pracy. Dokumenty te, powstałe w wyniku analizy pracy, niosą informacje o celu stanowisk w kontekście całej organizacji, podstawowych zadaniach i obowiązkach, oczekiwanych rezultatach oraz powiązaniach danego stanowiska ze strukturą organizacji. Przygotowane pod kątem predyspozycji pracowników przyczyniają się do zwiększenia ich motywacji do pracy. Z tych powodów jako przełożona bibliotekarzy Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu (WSB) zainicjowałam sporządzenie i wdrożenie w życie opisów stanowisk pracy. Pierwsze opisy zostały sporządzone w czerwcu 2001 roku. W artykule przybliżę proces tworzenia się stanowisk pracy w bibliotece WSB od początku jej istnienia, przedstawię sporządzone przeze mnie opisy, objaśnię ich zastosowanie w praktyce bibliotecznej. W dalszej części omówię obecne zmiany organizacyjne, prowadzące nieuchronnie do przeorganizowania czynności wykonywanych przez bibliotekarzy, a także do konieczności zaktualizowania dotychczas istniejących opisów stanowisk pracy. To zadanie czekające nas w bliskiej przyszłości. Kształtowanie się stanowisk pracy w pierwszych latach istnienia biblioteki (1998-2001)Biblioteka WSB z mocy ustawy o bibliotekach ma charakter naukowy. Jest powołana do życia i utrzymywana przez uczelnię, która w swoim statucie określa jej wiodące cele i zadania. Fakt przynależności do bibliotek naukowych poszerza zakres jej zadań. Zbigniew Żmigrodzki wymienia trzy główne obszary zadań bibliotek naukowych:
W pierwszym okresie istnienia biblioteki WSB priorytetowym celem do realizacji była organizacja warsztatu bibliotecznego i informacyjnego, sprowadzająca się do gromadzenia, opracowania i udostępniania niezbędnych do nauki materiałów bibliotecznych oraz szkolenia czytelników. Biblioteka mieściła się wówczas w niewielkim pomieszczeniu i była obsługiwana przez dwie osoby, które dzieliły między sobą prace związane z obsługą, kształceniem czytelników i organizacją zbiorów (w większości podręczników). W ciągu roku zbiory biblioteki zaczęły się powiększać, czynności związane z gromadzeniem i opracowaniem zbiorów stały się bardzo pracochłonne i stało się jasne, że dwie osoby nie będą w stanie podołać wszystkim obowiązkom. Wówczas władze uczelni podjęły decyzję o stworzeniu kolejnych dwóch etatów. Wkrótce siedzibę biblioteki przeniesiono do większych pomieszczeń, w których biblioteka (złożona z czytelni, pracowni komputerowej, wypożyczalni i pomieszczeń służbowych) mieści się do dziś. W bibliotece z czteroosobową obsadą było konieczne wprowadzenie podziału obowiązków. Zapoczątkowany od tego momentu proces specjalizacji stanowisk przebiegał niezależnie od regulaminu uczelni, który przewiduje istnienie stanowisk młodszych bibliotekarzy, bibliotekarzy, kustosza itp. oraz dyrektora biblioteki. Na podział zadań i obowiązków bibliotekarzy wpłynęło kilka czynników:
Bibliotekę zazwyczaj charakteryzuje się poprzez opis następujących procesów: gromadzenia, opracowania, przechowania, udostępniania i informowania. Biblioteka WSB nie należy do sieci bibliotek naukowych, pracownicy muszą realizować wszystkie te procesy. Jej priorytetowym zadaniem jest udostępnianie i informowanie, będące zwieńczeniem procesów gromadzenia, opracowania i przechowania. Nastawienie na użytkownika determinuje więc organizację biblioteki, dlatego czas otwarcia tej jednostki reguluje się tak, aby i wypożyczalnia, i czytelnia były dostępne dla studentów wszystkich trybów. Wymusza to jednoczesną pracę przynajmniej dwóch osób przy udostępnianiu. W wolnym czasie wykonują one pozostałe obowiązki. W bibliotece pracowały wówczas tylko cztery osoby, dlatego każda z nich miała doskonałą świadomość, czym się zajmuje jej współpracownik. Przy tak niewielkiej obsadzie możliwe są zastępstwa i nie ma potrzeby stosowania rotacji stanowisk. Nie sposób obarczyć czynnością udostępniania zbiorów jedną czy dwie osoby, dlatego każdy z pracowników miał dyżury w wypożyczalni i czytelni. Podobnie wyglądał problem opracowania. I tę czynność rozdzielono ze względu na zbyt wielką czasochłonność. W takiej sytuacji najprościej było przypisać odpowiedzialność pracowników nie tyle do poszczególnych procesów, ile do rodzajów zbiorów (kryterium przedmiotowe). Do każdego rodzaju zbiorów przypisano zadanie gromadzenia, akcesji, opracowania i selekcji (kryterium procesualne). Taki podział pracy wpłynął na motywację pracowników, gdyż zlecanie zadań, na które składa się kilka czynności (na przykład odpowiedzialność za czasopisma to ich gromadzenie i selekcja, akcesja, opracowanie i promocja) jednej osobie, urozmaica jej pracę i zwiększa poczucie odpowiedzialności.[2]
W rezultacie, obok stanowiska dyrektora biblioteki, ukształtowały się trzy stanowiska specjalizujące się w zbiorach: Proces tworzenia opisów stanowisk pracyDo sporządzenia opisów stanowisk pracy przystąpiono w momencie, gdy cztery wyspecjalizowane stanowiska pracy już na dobre funkcjonowały w bibliotece (kwiecień 2001 roku). Zadanie rozpoczęłam od analizy pracy,[3] a ponieważ jako bezpośredni przełożony uczestniczę w pracy bibliotekarzy, zdecydowałam się na najprostszy sposób zbierania informacji: obserwację ich pracy. Dodatkowo posłużyłam się kwestionariuszem opisu stanowiska pracy, który wcześniej opracowałam na podstawie kwestionariuszy autorstwa Małgorzaty Filus[4] oraz Bogumiły Doliniak.[5] Aby przekonać pracowników do sensu wprowadzenia opisów stanowisk do biblioteki, przeanalizowałam skonstruowany wcześniej fikcyjny opis pracy. Na jego przykładzie wyjaśniono przydatność opisów, zwłaszcza z punktu widzenia zatrudnionej osoby na danym stanowisku pracy. Po objaśnieniu kwestionariusza bibliotekarze przystąpili do jego wypełniania. Ponieważ zadania i obowiązki wcześniej były jasno rozdzielone, w kwestionariuszu najważniejszą rolę pełniły pytania dotyczące:
Pewnych problemów przysporzyło bibliotekarzom stworzenie kryteriów oceny, sprecyzowanie celu istnienia stanowisk oraz wymaganych kwalifikacji na danym stanowisku. Uzyskane informacje odkryły, m.in. poglądy pracowników na temat własnej pracy, obszarów, na których oczekują większej samodzielności, perspektyw rozwoju. Dalsze kroki, które podjęłam, były już standardowe. Zebrane kwestionariusze przeanalizowałam i uzupełniłam informacjami istotnymi z punktu widzenia zwierzchnika. Następnie przystąpiłam do kolejnego etapu - sporządzenia opisów pracy. Aby upewnić się, czy cele biblioteki w kontekście stanowisk pracy są właściwie realizowane, sięgnęłam do statutu uczelni, a także ustawy o bibliotekach, w szczególności do fragmentu dotyczącego bibliotek naukowych. Posiłkując się również istniejącym wcześniej rejestrem zadań i obowiązków dla wszystkich pracowników biblioteki i literaturą z zakresu zarządzania kadrami i bibliotekarstwa, skonstruowałam cztery opisy stanowisk pracy. Zostały one przedstawione do akceptacji pracownikom. Służą pomocą przede wszystkim przełożonemu i pracownikom biblioteki, gdyż nie zostały wprowadzone do regulaminu pracy.
W załącznikach umieszczono cztery opisy stanowisk: trzy bibliotekarzy specjalizujących się w różnych rodzajach zbiorów oraz dyrektora biblioteki. Zastosowanie opisów stanowisk pracy bibliotekarzy WSBPierwszy problem napotkano przy nazewnictwie stosowanym do stanowisk. W regulaminie pracy WSB funkcjonuje nazwa dyrektor biblioteki, ale dla pozostałych stanowisk pracy w bibliotece stosuje się nazwy typu: młodszy bibliotekarz, bibliotekarz, kustosz itp., które powinno się traktować jak stopnie bibliotekarskie. W opisach stanowisk zastosowano ostatecznie nazewnictwo zaczerpnięte z dostępnej dokumentacji uczelnianej, dodając równoległą nazwę "specjalista ds. zbiorów ciągłych" itp. Biblioteka jako jednostka organizacyjna uczelni jest działem o dużej samodzielności, w którym władze delegują pewne zadania i zakres uprawnień. Jej zadaniem jest wspieranie procesów naukowych i dydaktycznych poprzez tworzenie warsztatu naukowego przeznaczonego dla pracowników i studentów. Zatem celem stanowiska dyrektora biblioteki jest zapewnienie sprawnego i skutecznego funkcjonowania biblioteki jako uczelnianej jednostki organizacyjnej, wspierającej procesy naukowe, dydaktyczne i badawcze (cel stanowiska przystaje do celu wyznaczonego bibliotece w statucie uczelni). Cel stanowisk bibliotekarzy-specjalistów jest węższy: obejmuje prawidłową organizację zbiorów biblioteki oraz pełnienie usług w zakresie informowania, udostępniania zbiorów i dydaktyki bibliotecznej. Opisy stanowisk odzwierciedlają zastępstwa i relacje służbowe: bezpośrednim przełożonym bibliotekarzy-specjalistów jest dyrektor biblioteki. Z kolei to stanowisko podlega bezpośrednio rektorowi, który podejmuje ważniejsze decyzje merytoryczne dotyczące biblioteki. Natomiast kanclerz, co jest specyficzne dla struktury wyższych szkół zawodowych niepublicznych, podejmuje decyzje finansowe. Cele poszczególnych stanowisk są realizowane dzięki wypełnianiu konkretnych zadań i obowiązków. Część z nich, wyodrębniona jako podstawowa, jest wspólna dla wszystkich młodszych bibliotekarzy i uszeregowana od czynności najważniejszych, a więc udostępniania i informowania, poprzez dydaktykę biblioteczną, samokształcenie się pracowników aż po czynności porządkowe. W drugiej części wymieniono te obowiązki i zadania, w których młodsi bibliotekarze specjalizują się oraz czynności dodatkowe. Obowiązki i zadania dyrektora biblioteki przedstawiono w sposób ujednolicony z zachowaniem hierarchii ważności: od obowiązków związanych z planowaniem zadań biblioteki i środków, dzięki którym może ona działać, prowadzeniem polityki personalnej działu, dokształcaniem się, kształtowaniem profilu zbiorów i ich gromadzeniem, z czym wiąże się nadzór nad gospodarką finansową, poprzez koordynację szkoleń i praktyk studenckich, public relations biblioteki, prace dokumentacyjne oraz porządkowe. Specyfikę zawodu bibliotekarza stanowi to, że część wykonywanych przez niego czynności powinna opierać się na standardach bibliotekarskich. Dlatego pozostałe obowiązki typu: promowanie, gromadzenie zbiorów, dysponowanie budżetem zostały w miarę możliwości tak sformułowane, aby zawierały w sobie margines swobody dla inwencji własnej pracowników. Nie zdecydowano się na wyszczególnienie czasu w procentach poświęconego poszczególnym czynnościom. Ze względu na specyfikę biblioteki uczelnianej (nieregularne okresy nasilonych odwiedzin czytelników, zmienna, dostosowana do potrzeb wysokość budżetu biblioteki, co rzutuje na nieregularne rozłożenie w czasie procesów opracowania zbiorów), poszczególnym zadaniom i obowiązkom poświęca się raz więcej, raz mniej czasu i trudno tu dokonać procentowego wyszczególnienia. Z częścią opisu zawierającą zadania i obowiązki ściśle zespolony jest fragment opisu określający podejmowanie decyzji oraz odpowiedzialność pracowników. Zawiera on informacje o odpowiedzialności za kluczowe obszary pracy oraz o możliwościach podejmowania samodzielnych decyzji. Każdy z pracowników jest odpowiedzialny również za kontakty z innymi pracownikami i jednostkami uczelni, z czytelnikami oraz osobami i instytucjami, z którymi współpracuje (tabelka na początku opisu). Umieszczenie w opisie stanowiska obszaru odpowiedzialności stanowi cenne informacje nie tylko dla pracownika, ale i dla jego zwierzchnika, który egzekwuje tę odpowiedzialność, natomiast dla władz uczelni jest to ważna informacja o kluczowych punktach danego stanowiska. Zarówno ten fragment opisu, jak i dotyczący zadań i obowiązków, dostarcza cennej wiedzy dla kandydatów na dane stanowisko. Warunki pracy, czyli: czas pracy, rodzaj umowy i wynagrodzenia, możliwości awansu i rozwoju zawodowego to informacje, które obok wymagań kwalifikacyjnych powinny się znaleźć w każdym opisie stanowiska. Mają one zastosowanie nie tylko w charakterystyce struktury organizacyjnej - pełnią ważną funkcję podczas rekrutacji. Dzięki nim kandydat na bibliotekarza ma szansę dowiedzieć się, w jakich warunkach będzie pracował, jaką ma szansę rozwoju. Minusem opisywanych stanowisk pracy młodszych bibliotekarzy jest dość uciążliwy rozkład godzin pracy, często do godziny 19.00 w powszednie dni tygodnia, a także konieczność pracy w soboty i niedziele. Atutem jest możliwość dokształcania się na studiach licencjackich, magisterskich i podyplomowych, z której to szansy skorzystało trzech pracowników biblioteki. Właściwie skonstruowany opis stanowiska jest nieoceniony jako źródło kryteriów oceny okresowej. Liczba takich kryteriów może wahać się od 15 do 20.[6] Punktem wyjścia dla opracowania kryteriów oceny były propozycje pracowników wymienione w kwestionariuszu oraz analiza zadań i obowiązków pracowników i związanych z nimi obszarów odpowiedzialności i podejmowania decyzji. Także wymagania kwalifikujące do zawodu (zwłaszcza część dotycząca umiejętności) mogą zostać przekształcone na listę kryteriów oceny osób zatrudnionych na tych stanowiskach.[7] Ze względu na trudność w ustaleniu kryteriów efektywnościowych w pracy bibliotekarza, bierze się pod uwagę głównie jakość i terminowość. W ocenie powinny być wykorzystane obok efektywnościowych również kryteria behawioralne. Mimo że w uczelni nie ma tradycji dokonywania ocen okresowych, ten fragment opisu stanowiska służy dyrektorowi biblioteki do oceny nieformalnej, podsumowującej pracę bibliotekarzy w danym roku akademickim. Wzorując się na budowie opisów z fachowej literatury, w opisach stanowisk bibliotekarzy zamieszczono podstawowe wymagania kwalifikujące do zawodu. Zawierają one informacje o wymaganym wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, stopniu znajomości języków obcych, umiejętnościach i cechach osobowości. Podzielono je następnie na niezbędne kwalifikacje umożliwiające prawidłowe wykonywanie zadań na stanowisku oraz pożądane, czyli te, które ukazują docelowy kierunek rozwoju pracownika.[8] Wymagania dla kandydatów na bibliotekarzy dostosowano również do wymagań stawianych wszystkim pracownikom uczelni. Potrzebni są ludzie, których cechy i predyspozycje przystają do kultury organizacyjnej miejsca, w którym będą pracować.[9] Zatem szansę na zatrudnienie mają osoby komunikatywne, a więc otwarte wobec innych ludzi, dyspozycyjne, zaangażowane i odpowiedzialne; mniejsze znaczenie przykłada się do doświadczenia zawodowego. W obszarze kwalifikacji nacisk położono na wykształcenie fachowe - w momencie przyjęcia do pracy każdy pracownik biblioteki powinien mieć wiedzę fachową. Dodatkowe kwalifikacje, zwłaszcza te z dziedziny ekonomii, byłyby sporym atutem kandydata na bibliotekarza, lecz nie najważniejszym - uczelnia daje szansę uzupełnienia ich. Inaczej wygląda problem wiedzy z zakresu zarządzania u kandydata na dyrektora biblioteki; ważne, aby miał on przynajmniej podstawową wiedzę z tego zakresu w momencie rozpoczęcia pracy. Poza tym koniecznie musi posiadać wykształcenie bibliotekoznawcze.[10] Tytuł bibliotekarza dyplomowanego jest w tym wypadku pożądany i wyznacza dalszą drogę rozwoju. Uczelnia oferuje naukę języka angielskiego, więc i ta umiejętność w momencie rekrutacji na stanowiska bibliotekarzy-specjalistów nie jest najważniejsza. W obszarze umiejętności te cechy kandydata, które można kształtować, mają mniejsze znaczenie. Większą wagę zyskały cechy osobowe, gdyż ten obszar jest najtrudniejszy do ukształtowania. Szczególne znaczenie przykłada się do chęci dokształcania się. Wynika to z rozwoju informacji naukowej - burzliwy rozwój nowoczesnych środków przekazu sprawia, że bibliotekarz musi ciągle pogłębiać i aktualizować swoją wiedzę. Jak słusznie zauważyła Urszula Sawicka,[11] dla osób mniej skłonnych do poszerzania swoich kwalifikacji zawodowych może wkrótce zabraknąć miejsc pracy w bibliotekach. Dla potrzeb rekrutacji i selekcji można rozbudować fragment opisu stanowiska dotyczącego kwalifikacji zawodowych i stworzyć tzw. profil idealnego kandydata na stanowiska młodszych bibliotekarzy i dyrektora biblioteki. Profil idealnego kandydata na bibliotekarza dziedzinowego został opracowany przez Bożenę Bednarek-Michalska i przedstawiony w artykule, pt. Opis stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego na przykładzie UMK.[12] Obecne tendencje kształtowania się stanowisk pracy w bibliotece WSBW ciągu pięciu lat istnienia uczelnia rozwijała się bardzo dynamicznie. Z czasem zaczęto poszerzać ofertę edukacyjną, prowadzić coraz szerszą akcję marketingową, dzięki czemu z roku na rok zwiększał się nabór. Wzrastały przy tym koszty utrzymywania wysoko kwalifikowanej kadry oraz nowoczesnego budynku, do którego przeniesiono siedzibę szkoły już w 1999 roku. W takich warunkach biblioteka była i jest zmuszona nadążać za ciągłymi zmianami w programach, w liczbie czytelników itp., prowadząc rozważną, liczącą się z kosztami politykę zarządzania zasobami i usługami. Przy tym z powodu wzrostu czasu poświęconemu na obsługę, czasu na wewnętrzne prace biblioteczne jest coraz mniej. Tymczasem wymagania wobec biblioteki wzrastają - "wyrośliśmy" z okresu, kiedy najważniejszym zadaniem była organizacja podstawowego warsztatu bibliotecznego dla celów dydaktycznych; obecnie biblioteka musi wychodzić naprzeciw wzrastającym wymaganiom czytelników, ale i zmierzać w kierunku uzyskania opinii biblioteki posiadającej najbardziej nowoczesny i aktualny księgozbiór o profilu prawno-ekonomicznym w regionie. Z tego powodu, mimo wzrostu kosztów utrzymania uczelni, zawsze możemy liczyć na przyzwoity budżet na zbiory, wyposażenie i szkolenia pracowników. Ponadto w okresie nasilenia prac w wypożyczalni mamy zgodę na zatrudnienie studentów na umowę zlecenie. Z początkiem 2002 roku do pracy w bibliotece skierowano dotychczasową pracownika dziekanatu, dzięki czemu w tej chwili biblioteka liczy pięć etatów. Te procesy stały się zaczątkiem dalszych przekształceń stanowisk pracy. Po pierwsze, koniecznością stało się przekształcenie stanowiska ds. zbiorów specjalnych. Bibliotekę dosięgły zmiany w środowisku prawnym, na skutek których wyzbyliśmy się obowiązku utrzymywania archiwum prac dyplomowych, które przeniesiono do dziekanatu. Ponadto materiały informacyjne osiągnęły stan stabilizacji. Ze względu na słabą poczytność zrezygnowano z dalszego gromadzenia materiałów sejmowych; pozyskano także stałe źródła gromadzenia materiałów bankowych i innych instytucji finansowych. Obowiązki związane z gromadzeniem i opracowaniem tego rodzaju zbiorów specjalnych oraz obsługą wypożyczeń podręczników przejął nowy pracownik biblioteki. To czynności stosunkowo proste, które może wykonywać osoba bez wykształcenia bibliotekarskiego, ale posiadająca obycie w bezpośredniej obsłudze użytkownika, dobre umiejętności negocjacyjne i orientację w księgozbiorze podręczników. Braki w tym zakresie miało anulować, m.in. szkolenie w zakresie asertywności i radzenia sobie ze stresem, na które pracownik został oddelegowany. W ten sposób wykrystalizowało się stanowisko specjalisty ds. wypożyczalni i zbiorów specjalnych. Zmieniła się również rola pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. wydawnictw ciągłych, bibliotekarki, która posiada wykształcenie z zakresu ekonomii. Coraz częściej sięga się po jej opinię w kwestii zasadności zakupu nowości czy klasyfikacji rzeczowej zbiorów. Wszystko wskazuje na to, że te obowiązki (a przynajmniej klasyfikacja formalna) wejdzie na stałe do jej obowiązków. Pojawiła się również potrzeba zbadania zróżnicowanej oferty czasopism elektronicznych i wyboru najlepszej z nich z punktu widzenia użytkowników. W tym celu specjalista ds. zbiorów ciągłych uczestniczył w kursie Czasopisma elektroniczne, organizowanym przez Bibliotekę Główną i Ośrodek Informacji Naukowo-Technicznej Politechniki Wrocławskiej. Na razie w jego obowiązkach leży promocja bazy Proquest testowanej wśród wykładowców i studentów i w wypadku pozytywnej opinii przedstawienie propozycji zakupu tej bazy władzom uczelni. Ponieważ do poruszania się po bazach czasopism elektronicznych konieczna jest dobra znajomość języka angielskiego, pracownik systematycznie uczy się tegoż języka. Bibliotekarz zajmujący dotychczas stanowisko specjalisty ds. zbiorów zwartych, zaczął stopniowo podejmować nowe zadania. Wiążą się one przede wszystkim z wyzwaniem, które podjęły wszystkie Wyższe Szkoły Bankowe: stworzenia portalu, dzięki któremu będzie możliwe ujednolicenie i wyeliminowanie błędów w pracy wszystkich działów oraz podniesienie standardu obsługi studentów. Pierwszy konkretny krok w tym projekcie to stworzenie mini-portalu przeznaczonego dla studentów, czyli tzw. e-Studenta (http://www.studenci.wsb.pl/torun/biblioteka/), w obrębie którego każdy z działów wszystkich Wyższych Szkół Bankowych może stworzyć własnymi siłami swoją stronę WWW. Zadania tworzenia strony biblioteki toruńskiej, informującej nie tylko o usługach i zbiorach naszej biblioteki, ale wspomagającej odbiorcę w przeszukiwaniu zasobów Internetu, podjął się z entuzjazmem pracownik na stanowisku specjalisty ds. zbiorów zwartych. Prace nad portalem ujawniły zasadniczy problem, z którym borykają się biblioteki WSB. Jako koordynator ds. portalu miałam okazję przekonać się, jak dużo tracą biblioteki na braku jednolitego oprogramowania, nie mówiąc już o tym, że biblioteka gdańska i toruńska jeszcze w 2002 roku nie miały go w ogóle. Władze toruńskiej uczelni, przekonane o konieczności skomputeryzowania zbiorów bibliotecznych w ramach portalu, życzliwie ustosunkowały się do problemu i zaplanowały w budżecie wydatki na zakup odpowiedniego oprogramowania. Biblioteka posiadała już wówczas nowoczesny sprzęt komputerowy, pozyskany z dotacji i również pod względem kadrowym była przygotowana do komputeryzacji. Decyzję o kupnie Proliba - jego standardowych modułów do opracowania i wypożyczania zbiorów oraz centralnej kartoteki haseł wzorcowych kopiowanej z katalogu Nukat - podjęto po prezentacji kilku programów i błyskawicznie przystąpiono do komputeryzacji, w której do dziś uczestniczą wszyscy pracownicy. Komputeryzacja zbiorów wpłynęła w silnym stopniu na dalszy proces kształtowania się stanowisk. Jakość pracy uległa podwyższeniu, poszerzyły się możliwości w zakresie wyszukiwania informacji, generowania statystyk, zestawień itp., pojawiło się też kilka ograniczeń. Poniżej przedstawię kilka tego przykładów oraz ich wpływ (obecny i przyszły) na czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy:
Automatyczne generowanie list nabytków stworzyło możliwość nowej formy promocji zbiorów. Dotychczas tą czynnością zajmowali się wszyscy bibliotekarze w obrębie zbiorów, którymi się opiekują. W przyszłości planuje się powierzenie obowiązku promowania zbiorów i usług biblioteki bibliotekarzowi, który tego zadania podjął się już wcześniej, tworząc e-Studenta, i włączyć do jego obowiązków również organizację punktu informacji naukowej. Powoli kształtuje się nowe stanowisko pracy specjalisty ds. informacji naukowej (stanowisko D).[13] Już od dwóch lat istniał w czytelni punkt informacji elektronicznej, na który składało się kilka baz danych: Lex Omega, Lex Polonica Prima, roczniki Głównego Urzędu Statystycznego, serwis Vademecum Głównego Księgowego, bazy Biblioteki Narodowej i in. Z czasem pojawiła się potrzeba zorganizowania profesjonalnego punktu informacji naukowej, a powierzenie tego zadania osobie kształcącej się w tym kierunku i podchodzącej z entuzjazmem do tego projektu z pewnością jest rozsądnym krokiem. Podsumowując, przyszłego bibliotekarza-specjalistę ds. informacji czekać będą następujące zadania:
Tak ambitny projekt stanowiska wymaga solidnej i systematycznej pracy nad zdobywaniem wiedzy i kształceniem umiejętności koniecznych do uzyskania pożądanych wyników. Przyszły pracownik informacji jest słuchaczem studiów podyplomowych z zakresu Informacji Naukowej na Uniwersytecie Warszawskim, a także testował kurs internetowy dla bibliotekarzy bibweb.[14] Do przyszłych obowiązków przygotowuje się, jak widać, solidnie, zdając sobie sprawę z tego, że obszar źródeł informacji jest ciągle zagmatwany i bogaty, a poruszanie się po nim wymaga zarówno entuzjazmu, jak i opanowania, i wstrzemięźliwości.[15] Systematyczne uzupełnianie wiedzy i szkolenie umiejętności w zakresie poruszania się w świecie nowoczesnych źródeł informacji leży w obowiązkach wszystkich pracowników biblioteki. Trzeba bowiem liczyć się z tym, że w przyszłości znaczna część informacji będzie rozpowszechniana w formie elektronicznej, a biblioteki będą musiały zapewnić dostęp do tych materiałów, kształtować umiejętności korzystania z nich oraz umożliwić studentom ich kopiowanie.[16] oczywiście w ramach obowiązującego prawa autorskiego. Z myślą o realizowaniu kolejnego wyzwania dla biblioteki, jakim jest współuczestnictwo w katalogu Nukat, zdecydowaliśmy się na stosowanie centralnej kartoteki haseł wzorcowych. Obecnie firma Max Elektronik pracuje nad stworzeniem klienta Z39.50, pozwalającego na kopiowanie rekordów z Nukata do Proliba. Gdy prace zakończą się powodzeniem, a władze uczelni wyrażą zgodę na jego zakup, planuję przejść odpowiednie szkolenie i włączyć bibliotekę do aktywnej współpracy z Nukatem. Kontakt z Nukatem i odpowiedzialność za jakość tworzonych rekordów wejdzie wówczas do moich obowiązków kosztem gromadzenia zbiorów zwartych, które prawdopodobnie przejdzie do stałych obowiązków stanowiska A. W dalszej perspektywie szkolenie z zakresu opracowania przedmiotowego dokumentów przejdzie bibliotekarz-specjalista ds. zbiorów ciągłych, posiadający odpowiednie kwalifikacje (absolwentka Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania Uniwersytetu Mikołaja Kopernika).
Obecnie jednak mamy w bibliotece "okres przejściowy", polegający na zaangażowaniu wszystkich bibliotekarzy do pracy nad elektronicznym katalogowaniem zbiorów, dzięki czemu będzie możliwa całkowita automatyzacja podstawowych procesów bibliotecznych. Dopiero wówczas, gdy stanowiska pracy ostatecznie się skrystalizują, planuję przeprowadzić kolejną analizę pracy i sporządzić aktualne opisy stanowisk bibliotekarzy-specjalistów i dyrektora biblioteki. Nowe opisy stanowisk będą z pewnością bardziej zróżnicowane, np. zmienią się wymagania kwalifikujące na dane stanowiska, warunki pracy, zakres zadań i obowiązków. Z powyższej analizy można wysnuć wnioski, że w bibliotece oprócz stanowiska dyrektora będą funkcjonować cztery stanowiska (młodszych) bibliotekarzy-specjalistów ds.:
Przypisy[1] ŻMIGRODZKI, Zbigniew (red.). Bibliotekarstwo. Warszawa : Wydawnictwo SBP, 1998, s. 20-21. [2] HELLER, Robert. Motywowanie pracowników. Warszawa : "Wiedza i Życie", 2000, s. 51. [3] Poprzedzającą sporządzenie opisów stanowisk analizę pracy powinien przeprowadzić pracownik działu kadr lub specjalista tego rodzaju przedsięwzięć. Ponieważ inicjatywa tworzenia opisów stanowisk pracy w bibliotece WSB wyszła z samej biblioteki, we wszystkich procesach uczestniczyli jedynie jej pracownicy. [4] FILUS, Małgorzata: Stanowisko bez tajemnic. Personel 2001 nr 6, s. 23-26. ISSN 1641-0793. [5] DOLNIAK, Bogumiła. Narzędzia analizy pracy. Personel, 2000, nr 1, s. 2-7 wkładki. ISSN 1641-0793. [6] RYBAK, Mirosław (red.). Zarządzanie kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie. Warszawa : Szkoła Główna Handlowa, 2000, s. 192. [7] WITKOWSKI, Stanisław (red.). Psychologiczne wyznaczniki sukcesu w zarządzaniu. Wrocław : Wydawnictwo Uniwersytetu Wrocławskiego, 1996, s. 190. [8] KREFT, Zbigniew, ZASADZKA, Jolanta. Projektowanie opisów pracy. Gdańsk : Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, 2000, s. 39. [9] TYBOROWSKA, Justyna: Przygotowanie do rekrutacji. Personel, 1998, nr 10, s. 1. ISSN 1641-0793. [10] WOJCIECHOWSKI, Jacek. Organizacja i zarządzanie w bibliotekach. Warszawa ; Kraków : Wydawnictwo Naukowe PWN, 1997, s. 232. [11] SAWICKA, Urszula. Inne spojrzenie na zadania bibliotekarzy dziedzinowych. In EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 2000, nr (10) 18 [dostęp: 14 kwietnia 2003]. Dostępny w Word Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/e018-09.html. ISSN 1507-7187. [12] BEDNAREK-MICHALSKA, Bożena. Opis stanowiska pracy bibliotekarza dziedzinowego na przykładzie UMK. In EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 2000, nr 10(18) [dostęp: 14 kwietnia 2003]. Dostępny w Word Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/e018-08.html. ISSN 1507-7187. [13] Jego dotychczasowe obowiązki gromadzenia i opracowania zbiorów zwartych i audiowizualnych których liczba wzrosła ze względu na zmianę preferencji w gromadzeniu z nośników tradycyjnych na elektroniczne, systematycznie przejmuje inny bibliotekarz. [14] bibweb : kurs internetowy dla bibliotekarzy [on-line]. [dostęp 12 maja 2003]. Dostępny w Word Wide Web: http://www.bibweb.pl/. [15] KEMP, Ivor, WILDHARDT, Teresa (red.). Zarządzanie biblioteką : najnowsze kierunki w bibliotekarstwie brytyjskim : wybór tekstów. Warszawa : Wydawnictwo SBP, 1998, s. 156. [16] KEMP, Ivor, WILDHARDT, Teresa (red.). Zarządzanie biblioteką : najnowsze kierunki w bibliotekarstwie brytyjskim : wybór tekstów. Warszawa : Wydawnictwo SBP, 1998, s. 156.
Załącznik 1.OPIS STANOWISKA PRACY W BIBLIOTECE WYŻSZEJ SZKOŁY BANKOWEJ W TORUNIU Dział uczelni: biblioteka. Nazwa stanowiska: młodszy bibliotekarz-specjalista ds.zbiorów specjalnych. Cel stanowiska: prawidłowa organizacja zbiorów biblioteki z ukierunkowaniem na prace dyplomowe i materiały informacyjne oraz sprawne pełnienie usług w zakresie informowania, udostępniania zbiorów i dydaktyki bibliotecznej.
Relacje służbowe:
Zastępstwa:
Współpraca:
Obowiązki i zadania:
Odpowiedzialność za: sprawne pozyskiwanie źródeł gromadzenia materiałów informacyjnych, właściwą selekcję i konserwację, sprawne i profesjonalne opracowanie materiałów informacyjnych i prac dyplomowych, systematyczne uaktualnianie katalogów tych zbiorów, systematyczność i staranność prowadzonej dokumentacji, porządek w archiwum i pomieszczeniach bibliotecznych, odpowiedzialność za mienie biblioteki; efektywną promocję zbiorów, sprawność i jakość szkoleń, informacji i udostępniania zbiorów, przyjazne nastawienie w kontaktach z czytelnikami, prawidłowe rozliczenia finansowe; współpracę z przełożonym i zespołem, organizację własnego warsztatu pracy, systematyczne podnoszenie kwalifikacji zawodowych, dbałość o właściwy wizerunek biblioteki jako części uczelni. Podejmowanie decyzji: wybór źródeł pozyskiwania materiałów informacyjnych, kształt tworzonych katalogów, klasyfikacja i selekcja materiałów informacyjnych i prac dyplomowych, wycena i oprawa materiałów informacyjnych, forma promocji zbiorów specjalnych, wybór książki podarowanej za zagubioną bądź w zamian za karę finansową, organizacja pracy, własny rozwój zawodowy. Udział w komisjach, zebraniach: zebrania zespołu w bibliotece. Warunki pracy:
Narzędzia pracy: konieczne: komputer, drukarka, telefon; pożądane: fax, ksero, skaner. Kryteria oceny:
Wymagania kwalifikujące na stanowisko:
Przyjmuję do wiadomości i stosowania
Załącznik 2.OPIS STANOWISKA PRACY W BIBLIOTECE WYŻSZEJ SZKOŁY BANKOWEJ W TORUNIU Dział uczelni: biblioteka. Nazwa stanowiska: młodszy bibliotekarz-specjalista ds.wydawnictw ciągłych. Cel stanowiska: prawidłowa organizacja zbiorów biblioteki z ukierunkowaniem na wydawnictwa ciągłe oraz sprawne pełnienie usług w zakresie informowania, udostępniania zbiorów i dydaktyki bibliotecznej.
Relacje służbowe:
Zastępstwa:
Współpraca:
Obowiązki i zadania:
Odpowiedzialność za: bieżącą kontrolę i dobór czasopism w porozumieniu z Radą Biblioteczną, zgodne z planem dysponowanie budżetem, profesjonalną współpracę z wydawnictwami i dystrybutorami, właściwą konserwację, opracowanie, przechowanie wydawnictw ciągłych, aktualne katalogi czasopism, systematyczność i staranność prowadzonej dokumentacji, właściwą selekcję darów książkowych oraz opracowanie formalne i rzeczowe, porządek w magazynie czasopism i pomieszczeniach bibliotecznych, odpowiedzialność za mienie biblioteki; sprawność i jakość szkoleń, informacji i udostępniania zbiorów, przyjazne nastawienie w kontaktach z czytelnikami, prawidłowe rozliczenia finansowe; współpracę z przełożonym i zespołem, organizację własnego warsztatu pracy, systematyczne podnoszenie kwalifikacji zawodowych, dbałość o właściwy wizerunek biblioteki jako części uczelni. Podejmowanie decyzji: kształt tworzonych katalogów, klasyfikowanie czasopism, dobór czasopism do oprawy, ocena przydatności darów książkowych i czasopism, wycena darów książkowych, forma promocji czasopism, dysponowanie budżetem i wybór źródła zakupu czasopism, wybór książki podarowanej za zagubioną bądź w zamian za karę finansową, organizacja pracy, własny rozwój zawodowy. Udział w komisjach, zebraniach: zebrania zespołu w bibliotece. Warunki pracy:
Narzędzia pracy: konieczne: komputer, drukarka, telefon; pożądane: fax, ksero, skaner. Kryteria oceny:
Wymagania kwalifikujące na stanowisko:
Przyjmuję do wiadomości i stosowania
Załącznik 3.OPIS STANOWISKA PRACY W BIBLIOTECE WYŻSZEJ SZKOŁY BANKOWEJ W TORUNIU Dział uczelni: biblioteka. Nazwa stanowiska: młodszy bibliotekarz-specjalista ds.zbiorów zwartych. Cel stanowiska: prawidłowa organizacja zbiorów biblioteki z ukierunkowaniem na zbiory zwarte oraz sprawne pełnienie usług w zakresie informowania, udostępniania zbiorów i dydaktyki bibliotecznej.
Relacje służbowe:
Zastępstwa:
Współpraca:
Obowiązki i zadania:
Odpowiedzialność za: sprawny proces gromadzenia zbiorów zwartych i audiowizualnych, prawidłową selekcję i konserwację oraz sprawne opracowanie formalne i prawidłową klasyfikację książek i zbiorów audiowizualnych, systematyczność i staranność prowadzonej dokumentacji, dostosowany do potrzeb czytelni układ działowy, sprawną organizację i reklamę kiermaszu książki, prawidłowe rozliczenia z wydawnictwem uczelnianym, terminowe powiadomienie przedstawicieli Rady Bibliotecznej o posiedzeniu, porządek w pomieszczeniach bibliotecznych, odpowiedzialność za mienie biblioteki; sprawność i jakość szkoleń, informacji i udostępniania zbiorów, sprawny proces wypożyczania międzybibliotecznego, przyjazne nastawienie w kontaktach z czytelnikami, prawidłowe rozliczenia finansowe; współpracę z przełożonym i zespołem, organizację własnego warsztatu pracy, systematyczne podnoszenie kwalifikacji zawodowych, dbałość o właściwy wizerunek biblioteki jako części uczelni. Podejmowanie decyzji: wybór źródła zakupu, kształt tworzonych katalogów, klasyfikacja, selekcja książek i zbiorów audiowizualnych, oprawa książek, dobór i wycena książek na kiermasz, decyzja o wypożyczeniu tytułu z innych bibliotek, organizacja pracy, własny rozwój zawodowy. Udział w komisjach, zebraniach: zebrania zespołu w bibliotece, posiedzenia Rady Bibliotecznej (protokolantka). Warunki pracy:
Narzędzia pracy: konieczne: komputer, drukarka, telefon; pożądane: fax, ksero, skaner. Kryteria oceny:
Wymagania kwalifikujące na stanowisko:
Przyjmuję do wiadomości i stosowania
Załącznik 4.OPIS STANOWISKA PRACY W BIBLIOTECE WYŻSZEJ SZKOŁY BANKOWEJ W TORUNIU Dział uczelni: biblioteka. Nazwa stanowiska: dyrektor biblioteki. Cel stanowiska: zapewnienie sprawnego i skutecznego funkcjonowania biblioteki jako uczelnianej jednostki organizacyjnej, wspierającej procesy naukowe, dydaktyczne i badawcze.
Relacje służbowe:
Zastępstwa:
Współpraca:
Obowiązki i zadania:
Odpowiedzialność za: przygotowanie trafnego rocznego planu sprzętowego i budżetowego, zgodne z planem dysponowanie środkami finansowymi, efektywne negocjacje cenowe, zgodny z profilem i sprawny proces gromadzenia zbiorów zwartych i audiowizualnych, odpowiedzialność za mienie biblioteki, rzetelne prowadzenie sprawozdawczości finansowej; prowadzenie skutecznej polityki osobowej, zharmonizowaną pracę działu, wprowadzanie rozsądnych innowacji, podnoszenie kwalifikacji zawodowych własnych i pracowników, kreowanie przyjaznego kontaktu z użytkownikami, sprawną organizację szkoleń, przeprowadzenie praktyk studenckich, sprawny przepływ informacji, dbałość o estetykę pomieszczeń, o właściwy wizerunek biblioteki jako jednostki uczelni; właściwą koordynację prac w bibliotekach nad portalem, jakość i poprawność tekstów informacyjnych oraz dokumentacji bibliotecznej; stworzenie własnego warsztatu pracy. Podejmowanie decyzji: organizacja pracy, kontrola procesów pracy, planowanie zadań i opracowanie strategii rozwoju, wdrażanie innowacji, własny rozwój zawodowy, wybór tytułów, wielkości i źródła zakupu, współpraca z wybranymi bibliotekami uczelnianymi w zakresie wymiany wydawnictw, dysponowanie budżetem w porozumieniu z kanclerzem, wprowadzanie zarządzeń regulujących procedury pracy biblioteki, zgoda na udostępnianie prac dyplomowych, stosowanie sankcji karnych. Udział w komisjach, zebraniach: zebrania zespołu w bibliotece, regularne spotkania władz z przedstawicielami działów Uczelni; posiedzenia Rady Bibliotecznej, prace w sekcjach SBP. Warunki pracy:
Narzędzia pracy: konieczne: komputer, drukarka, telefon; pożądane: fax, ksero, skaner. Kryteria oceny:
Wymagania kwalifikujące na stanowisko:
Przyjmuję do wiadomości i stosowania  | |
| | | |
| |||
| | ||