Mirosław Górny
Instytut Językoznawstwa UAM
Zakład Systemów Informacyjnych

Metody określania standardów dla polskich bibliotek naukowych
- propozycja

Wstęp

Od pewnego czasu w polskim bibliotekarstwie mówi się o konieczności wprowadzania standardów. Wydaje się, że te oczekiwania ze strony bibliotekarzy mają swoje źródło przede wszystkim w chęci uzyskania gwarancji stałego poziomu finansowania działalności bibliotek. Jest to zupełnie zrozumiałe. Należy jednak pamiętać, że instytucje finansujące biblioteki, respektując nałożone przez standardy wymogi finansowe, będą wymagały od bibliotek uznania standardów regulujących poziom świadczonych przez nie usług. Stąd konieczne jest przygotowanie całościowego i spójnego systemu normującego najistotniejsze aspekty bibliotecznej działalności.

Założenia podstawowe

Konieczne wydaje się wprowadzenie podziału na źródła informacji o znaczeniu ogólnokulturowym (zasób dziedzictwa kulturowego) i źródła związane z codziennymi potrzebami informacyjnymi (zasób operacyjny). Zasób dziedzictwa kulturowego nie powinien podlegać normom stosowanym w odniesieniu do zasobu operacyjnego. Wynika to z jego wyjątkowej wartości i z pełnienia odmiennej niż zasób operacyjny funkcji. Nie oznacza to naturalnie, że dla tego zasobu nie powinno się tworzyć odpowiednich norm. Ale w głównej mierze powinny one dotyczyć kwestii bezpiecznego przechowywania i udostępniania.

Drugie założenie to podział biblioteki, rozumianej jako instytucja, na:

• zasób informacyjny (książki, czasopisma, inne źródła informacji - rozpatrywane od strony treści, a nie nośnika. Mówiąc o zasobie, mówimy o tytułach źródeł, pomijamy jednak nośnik, liczbę ich egzemplarzy, techniczne warunki udostępniania itp.);
• infrastrukturę organizacyjno-techniczną (dotyczy wszystkiego, co wiąże się z organizacją i wyposażeniem technicznym dla realizacji procesów: gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania);
• zaplecze gospodarcze (służby i wyposażenie odpowiedzialne za umożliwienie eksploatacji biblioteki - woda, prąd, utrzymanie czystości itp.).

Ten podział wynika z bardzo wyraźnej granicy między treścią źródła informacji a infrastrukturą konieczną do jego obsługi. Wydaje się oczywiste, że treść jest względnie niezależna od fizycznego nośnika i obsługującej go platformy. Te same treści mogą być udostępniane za pomocą różnych platform organizacyjno-technicznych. Użytkownik potrzebuje informacji na określony temat i na to bibliotekarz w zasadzie nie ma wpływu. Powinien tylko umieć ustalić, o jaką informację chodzi i ją dostarczyć. Ale kształt infrastruktury, za pomocą której informacja jest dostarczana, zależy od bibliotekarza (może on oczywiście uwzględniać pewne preferencje użytkownika). To wiedza i umiejętności bibliotekarza zadecydują o kosztach procesu udostępniania, czasie jego trwania, wygodzie korzystania z informacji, postaci informacji itd.

Trzecie założenie to sposób formułowania zadań biblioteki. Przyjmujemy, że formułowane są one według schematu:

• komu? (grupa użytkowników charakteryzowana odpowiednimi cechami);
• do jakich zasobów umożliwiamy dostęp? (charakterystyka zasobów);
• i na jakich warunkach? (charakterystyka warunków).

Oczywiście nie ma ścisłych reguł określających, co powinno kryć się pod jednym z trzech elementów schematu. Ale jakiekolwiek zadanie stawiane bibliotece powinno dać się w postaci tego schematu sformułować. Dzięki temu dość jednoznacznie i precyzyjnie daje się określić możliwości biblioteki. Jeśli mówimy o tym, komu zapewniamy dostęp, to mamy na myśli dające się wyodrębnić grupy użytkowników informacji, różniące się między sobą potrzebami informacyjnymi, umiejętnościami korzystania z infrastruktury bibliotecznej itd. W tym miejscu ustala się też, ilu użytkowników danej grupy biblioteka jest w stanie obsłużyć.

Określenie, do jakich zasobów dajemy danej grupie dostęp, niekoniecznie związane jest z jakimiś restrykcyjnymi ustaleniami. Jest to wyłącznie wynik prawidłowej i realnej oceny możliwości biblioteki. Na przykład ze względów finansowych tylko wybrana grupa użytkowników otrzymuje dostęp do pewnych źródeł informacji, a pozostałe grupy już nie. Po prostu biblioteka, realnie oceniając swoje możliwości finansowe, może na przykład ustalić, że jest w stanie umożliwić dostęp do artykułów z wybranych czasopism w systemie document delivery service pracownikom naukowym swojej macierzystej uczelni. Ale pozostali użytkownicy tej usługi nie otrzymają.

Ostatni element - na jakich warunkach - może odnosić się np. do czasu realizacji zamówienia ("średni czas", "nie dłuższy niż" itd.), do czasu, na jaki czytelnik otrzymuje źródło z danej grupy do swojej dyspozycji, a także do kwoty, powyżej której biblioteka nie kupuje źródeł itd. Precyzowanie warunków udostępniania (zawsze dla danej grupy użytkowników i dla danej grupy źródeł informacji) zmusza do stałego analizowania sposobu funkcjonowania biblioteki i w jakimś stopniu chroni przed nie zawsze uzasadnionymi pretensjami użytkowników. Jednocześnie może uświadamiać decydentom, że podległa im biblioteka gwarantuje usługi tylko na dość ściśle określonym poziomie (np. każdy student otrzyma w ciągu semestru na pewno dostęp do nie mniej niż 40% potrzebnych mu podręczników, dostęp do 70% podręczników jest gwarantowany na przestrzeni całego roku akademickiego itd.).

Propozycje standardów (norm)

Celem zastosowania standardów jest:

• wymuszenie na bibliotece takiej postaci zasobu i platformy organizacyjno-technologicznej, żeby dane grupy użytkowników informacji mogły uzyskać m.in. pewien minimalny poziom dostępu do istotnych zasobów informacyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o pewien poziom jakości usług informacyjnych:
• pomoc bibliotece w realizacji zadań statutowych poprzez wskazanie tzw. punktów krytycznych i określenie dla nich odpowiednich standardów.

Mamy zatem do czynienia z kilkoma typami norm.

Pierwszy typ to oczywiście grupa standardów związanych z jakością produktu końcowego. Nazwijmy je normami jakościowymi. Stosunkowo łatwo wskazać produkt, który może być regulowany normą, trudniej wskazać produkt, który powinien być normalizowany. Przecież wprowadzenie szczegółowych norm dotyczących każdej usługi czy procesu może uniemożliwić efektywne zarządzanie. Stąd wybór procesów, których wynik powinien podlegać normalizacji, musi być poprzedzony osobnymi badaniami.

Druga kategoria norm powinna dotyczyć kluczowych - z punktu widzenia zarządzania - miejsc w procesie bibliotecznym. Nazwijmy je normami technologicznymi. Powinny one - obok gwaranta określonej jakości usług (poprzedni typ norm) - spełniać rolę instrumentów sterujących funkcjonowaniem systemu. Normy, których zadaniem jest poprawa funkcjonowania systemu, muszą regulować te procesy, które mają możliwie największy wpływ na funkcjonowanie systemu. Wskazują one na sposób realizacji danego procesu.

Trzecia kategoria norm ma charakter pomocniczy - stąd będziemy nazywać je normami pomocniczymi. Mogą odnosić się one do poszczególnych działów biblioteki czy procesów mających w niej miejsce. Określają one, jak wielkie zasoby muszą być zaangażowane w realizację danego procesu przy uwzględnieniu określonych warunków, aby osiągnąć spełniający normy jakościowe efekt.

Normy jakościowe

Z punktu widzenia użytkownika, w polskich warunkach najistotniejsze są prawdopodobnie dwa parametry: dostęp do jak największej liczby istotnych źródeł informacji i możliwie najkrótszy czas operacji związanych z dostępem. Zatem normy powinny wymusić te właśnie cechy usługi informacyjnej - pewien minimalny poziom kompletności i możliwie najkrótszy (a przynajmniej nie przekraczający pewnej wartości) czas realizacji dostępu do informacji. Jeśli uznamy, iż nasi czytelnicy wyżej cenią inne cechy usług informacyjnych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby opracować i wprowadzić normy odnoszące się właśnie do tych cech.

Standardy jakościowe dla zasobu informacyjnego

1. Dążyć do uzyskania kompletności metadanych dla obsługiwanych dziedzin na poziomie bliskim 100% (w każdym razie możliwie najwyższym).
2. Zapewnić uzyskanie dostępu do nie mniej niż 20% źródeł z określonej dziedziny, starając się wybierać źródła najistotniejsze.
3. Zapewnić uzyskanie dostępu do co najmniej 20% źródeł informacji z określonej dziedziny zgłaszanych przez użytkowników informacji (nie oceniamy tutaj, czy źródło należy do ważnych, czy nie, jedynym kryterium jest to, że użytkownik potrzebuje tego źródła).

Uzasadnienie:

Ad. A/ dając użytkownikowi informacji dostęp do kompletnej informacji o informacji, pomagamy mu w optymalnym wyborze i doborze wykorzystywanych źródeł. Pełna informacja o metadanych pozwala użytkownikowi ocenić stan istniejącego na dany temat piśmiennictwa i przyjąć odpowiednią strategię postępowania w zakresie jego uzyskiwania.

Ad. B i C/ wynika z reguły dystrybucyjnej 20/80, tzn. że ok. 20% źródeł zaspokaja ok. 80% potrzeb.

Wskaźniki muszą być przygotowywane dla poszczególnych dziedzin lub grup dziedzin oddzielnie i aktualizowane co kilka lat (najlepiej co 2-3 lata). Postać wskaźnika - kanon tytułów dla danej dziedziny na dany okres. Można przyjąć też jako wskaźnik uproszczony przybliżoną liczbę tytułów. Konieczne jest opracowanie zasad, jak konstruować kanon dla danej dziedziny i w jaki sposób z niego korzystać.

Normy jakościowe dla platformy organizacyjno-technologicznej

1. Maksymalny i średni czas realizacji usług informacyjnych (czas realizacji wypożyczeń na zewnątrz, międzybibliotecznych, źródeł wykorzystywanych na miejscu; czas oczekiwania na dostęp do stacji roboczej na terenie biblioteki; czas oczekiwania na miejsce w czytelni).
2. Dopuszczalny procent zamówień niezrealizowanych. Chodzi o zamówienia na źródła, które są deklarowane jako dostępne w systemie (np. są zarejestrowane w katalogu).
3. Maksymalny i średni czas przysposobienia źródła do udostępniania.

Normy technologiczne

Normy te, jak już wspomniano, powinny regulować kluczowe procesy w bibliotece, określając, w jaki sposób będą one realizowane. Należy ustalić, które procesy można zaliczyć do tzw. krytycznych i opracować dla nich odpowiedni sposób postępowania.

Na przykład kluczowe znaczenie niewątpliwie ma proces gromadzenia, w którym możliwe są przynajmniej trzy rodzaje działań nieefektywnych:

• wybór nieodpowiedniego źródła (w konsekwencji brak dostępu do potrzebnego źródła {obniżenie kompletności systemu} i równocześnie zbędne obciążenie finansowe systemu);
• nabycie właściwego źródła za zbyt wysoką cenę bądź zbędne zdublowanie tego źródła (zbędne obciążenie finansowe systemu);
• zbyt długo trwający proces nabycia źródła (obniżenie kompletności systemu w określonym czasie).

Zauważmy, że np. w procesie opracowania nie ma tak poważnego zagrożenia jak pierwsze, kiedy poszukiwane źródło może pozostać niedostępne dla użytkownika. W procesie opracowania jest bardzo mała szansa na pomyłkę, która eliminuje dostęp do źródła. W przypadku gromadzenia bibliotekarz, dokonując wyboru, musi pewne publikacje zakwalifikować do zakupu, a inne odrzucić. Błąd, jeśli ma miejsce, owocuje poważnymi następstwami. W systemie zabraknie potrzebnych informacji. W przypadku procesu opracowania podobny błąd raczej nie ma większego znaczenia (może wydłuży nieco czas wyszukiwania). Informacje są w systemie, tylko inaczej opisane. Ponieważ katalogują z reguły ludzie sprawni umysłowo i z dużym doświadczeniem, jest mało prawdopodobne, aby modyfikacja metadanych uniemożliwiła całkowicie odnalezienie źródła informacji. Zatem normy technologiczne powinny być może regulować przede wszystkim proces gromadzenia. Postać takiej normy to - przypominamy - opis procedury. Wobec tego powinna zostać opracowana procedura doboru źródeł dla danego typu biblioteki, która wyeliminuje (a przynajmniej zmniejszy znacznie prawdopodobieństwo) możliwość pominięcia istotnego źródła (chodzi o pominięcie z powodu niewiedzy, a nie z powodu braku środków finansowych), zbędne zdublowanie tego źródła bądź jego zakup za zbyt wysoką cenę i wreszcie zbyt długą procedurę zakupu. W każdym przypadku - jeszcze raz przypominamy - chodzi o jedną przyczynę, którą jest niedostateczna wiedza.

Postać normy może obejmować:

• nakaz analizy wybranych źródeł bibliograficznych (mogą to być katalogi księgarskie, bibliograficzne bazy danych itp.);
• nakaz sprawdzania odpowiednich źródeł informacji (np. własnych katalogów, a także katalogów innych bibliotek) pod kątem eliminacji zbędnych dubletów;
• procedury umożliwiające unikanie zawyżonych cen (np. nakaz kupowania w ramach odpowiedniego konsorcjum, procedury negocjowania cen itp.);
• procedurę przeprowadzania procesu zakupu.

Zdajemy sobie oczywiście sprawę z tego, że tego rodzaju normy natychmiast wywołają protesty osób pracujących w gromadzeniu. Zapewne w wielu przypadkach będą to protesty uzasadnione. Po prostu wielu bibliotekarzy wie doskonale, w jaki sposób nabywać źródła informacji, aby ustrzec się wspomnianych błędów. Ale wiemy, że nie wszędzie zakup dokonywany jest umiejętnie. Wówczas posługiwanie się tymi normami może w znacznym stopniu sytuację poprawić. Jednak normy gromadzenia w takiej postaci, jak tu przedstawione, nie rozwiązują wszystkich problemów. Dążenie do optymalizacji gromadzenia wymaga skonstruowania ogólnokrajowego planu gromadzenia i uzupełnienia go odpowiednimi zasadami współpracy w zakresie wypożyczeń międzybibliotecznych. Wówczas normy będą musiały uwzględnić wszelkie tego rodzaju przedsięwzięcia.

Normy dla opracowania

W zasadzie normy te są powszechnie stosowane. Należą do nich formaty danych, przepisy katalogowania itp. Nie można jednak zapominać, że normy te wymagają co kilka lat rewizji, aby lepiej dostosować funkcjonowanie bibliotek do zmieniających się warunków.

Normy dla udostępniania

Normy te mogą narzucać procedury udostępniania, organizując w ten sposób funkcjonowanie działów związanych z udostępnianiem, np. wymagane może być utrzymywanie odpowiedniego stanowiska, którego zadaniem jest udzielanie pomocy czytelnikom albo wymóg organizowania odpowiednich szkoleń itd. Mogą także określać pewne warunki, na jakich czytelnik otrzymuje dostęp do źródeł informacji. W tym ostatnim przypadku powstają jednak pewne wątpliwości, czy tak rozumiane normy nie są już w jakimś stopniu przepisami prawnymi, regulującymi prawa i obowiązki czytelnika.

Normy o charakterze pomocniczym

Normy związane z dostępem do zasobu

• liczba miejsc w czytelniach w powiązaniu z wielkością zasobu drukowanego i liczbą użytkowników;
• czas wypożyczenia na zewnątrz w powiązaniu z liczbą czytelników i wielkością zasobu drukowanego;
• ilościowa struktura księgozbioru w powiązaniu z liczbą czytelników;
• liczba godzin dostępu do stacji roboczych na terenie uczelni w powiązaniu z liczbą użytkowników i wielkością zasobów elektronicznych.

Normy związane z obsługą zasobu

• liczba stanowisk pracy w działach gromadzenia w powiązaniu z rodzajem (drukowany, elektroniczny, własny, obcy) i wielkością gromadzonego zasobu;
• liczba stanowisk pracy w działach opracowania w powiązaniu z rodzajem (drukowany, elektroniczny, kupowany na własność, kupowany na zasadzie dostępu) i wielkością opracowywanego zasobu;
• liczba stanowisk pracy w działach związanych z przechowywaniem w powiązaniu z rodzajem (drukowany, elektroniczny) i wielkością przechowywanego zasobu;
• liczba stanowisk pracy w działach udostępniania w powiązaniu z rodzajem (drukowany, elektroniczny) i wielkością udostępnianego zasobu.

Normy dotyczące gromadzenia

Zapewne wielu bibliotekarzy oczekuje tutaj podania kwoty minimalnej przeznaczonej na zakup źródeł informacji (np. na jednego użytkownika). Ustalenie stałej kwoty takiej samej dla wszystkich dziedzin jest nieporozumieniem. Oznacza to tylko, że dana biblioteka ma wydawać na gromadzenie taką, a nie inną sumę. Oczywiście może to przeciwdziałać obniżaniu funduszy na zakup, ale nie zmusza biblioteki do zakupów racjonalnych. Atrakcyjność tego wskaźnika wynika wyłącznie z jego prostoty, która jest zapewne jego główną i, niestety, jedyną zaletą. Tutaj proponujemy zastosowanie wskaźnika mającego postać kwoty minimalnej wyliczanej na podstawie wartości wybranych parametrów biblioteki. Przyjmując stosowany w praktyce podział na biblioteki rolnicze, politechniczne, medyczne itp., należy wyliczyć średni roczny koszt zakupu 20% źródeł informacji (bierzemy pod uwagę wyłącznie książki i czasopisma) istotnych dla danego typu biblioteki. Przy wyliczeniu musimy wziąć pod uwagę, jaki procent źródeł zostanie udostępniony poprzez wypożyczenia międzybiblioteczne, serwis dostarczania dokumentów (dds - document delivery service), jaki procent czasopism i książek będzie udostępniany w postaci elektronicznej itd. W rezultacie otrzymamy szacunkową sumę, jaką biblioteka musi wydać, aby uzyskać dostęp do podstawowego zasobu źródeł informacji.

Drugi etap polega na uwzględnieniu wielkości i struktury populacji obsługiwanej przez bibliotekę. W praktyce chodzi głównie o liczbę i strukturę udostępnień w ciągu roku. Nałożenie wyniku poprzedniego etapu (uzyskanej z wyliczenia kwoty) na wielkość obsługiwanej populacji powinno dać w rezultacie ostateczną kwotę, jaką biblioteka powinna dysponować na gromadzenie. Obawiamy się jednak, że dwudziestoprocentowy próg jest zdecydowanie za wysoki dla polskich bibliotek i zespoły opracowujące ostateczną postać wskaźnika tej normy będą musiały go znacznie obniżyć - biorąc pod uwagę realne możliwości finansowe bibliotek.

Zakończenie

Przedstawiona tu propozycja jest zaledwie wstępem do prac normalizacyjnych w krajowym bibliotekarstwie naukowym. Jeśli środowisko bibliotekarskie zgodzi się co do proponowanego kształtu założeń, konieczne będzie na ich podstawie opracowanie szczegółowych, operacyjnych algorytmów do wyliczania wartości konkretnych wskaźników. Później trzeba będzie dokonać modyfikacji uwzględniających specyfikę poszczególnych rodzajów bibliotek. Stąd wydaje się istotne, aby każda grupa bibliotek powołała swój zespół normalizacyjny. Zespoły te powinny ze sobą stale ściśle współpracować.

Nie da się w krótkim czasie opracować pełnego zestawu norm. Najprawdopodobniej biblioteki oczekują w tej chwili przede wszystkim norm pomocniczych, które określą, jakie zasoby finansowe są konieczne do funkcjonowania biblioteki na określonym poziomie. Umożliwiłoby to zapewne zmianę polityki finansowej wielu uczelni wobec swoich bibliotek. Niewątpliwie przyczyniłoby się do lepszego zrozumienia sytuacji bibliotek i racjonalniejszego wydawania bibliotecznych pieniędzy. Trzeba jednak pamiętać, że użytkownicy w tej sytuacji prędzej czy później zażądają wprowadzenia i przestrzegania odpowiednich norm jakościowych. I oczywiście będą mieli rację.

Normy technologiczne przydadzą się tym bibliotekom, które nie radzą sobie zbyt dobrze z pewnymi procesami, jeśli w ogóle jakakolwiek biblioteka do tego się przyzna. Należy jednak raczej liczyć się z tym, że wprowadzenie norm technologicznych będzie służyć unifikacji sposobów działania bibliotek. Unifikacji, która wymusi szerszą współpracę międzybiblioteczną i w rezultacie pozwoli podnieść poziom obsługi czytelnika bez radykalnego wzrostu kosztów.

Metody określania standardów dla polskich bibliotek naukowych / Mirosław Górny// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 8/2003 (48) wrzesień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2003. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2003/48/gorny.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187