Marzena Marcinek
Politechnika Krakowska
Biblioteka Główna

Bibliotekarze z pięciu kontynentów w Krakowie, czyli o zarządzaniu biblioteką prawie wszystko

Sprawozdanie z 25. Jubileuszowej Konferencji IATUL Library Management in Changing Environment, Kraków, 30.05.2004 - 4.06.2004 r.

Na przełomie maja i czerwca 2004 roku do Krakowa przybyli bibliotekarze z 32 krajów, by wymienić poglądy i doświadczenia dotyczące różnych aspektów zarządzania bibliotekami i współpracy międzynarodowej. Organizatorami konferencji "Library Management in Changing Environment" były Biblioteka Główna Politechniki Krakowskiej i Międzynarodowe Stowarzyszenie Bibliotek Uczelni Technicznych (IATUL). Konferencja miała charakter szczególny - nie tylko z powodu przypadającego w tym roku jubileuszu, ale także dlatego, że po raz pierwszy odbywała się na wschód od Łaby i dla większości jej uczestników stanowiła pierwszą okazję do odwiedzenia naszego kraju i poznania jego kultury.

O stowarzyszeniu IATUL pisaliśmy już na naszych łamach przy okazji poprzednich konferencji, w których uczestniczyli przedstawiciele polskich bibliotek^[1]. Przypomnę więc tylko, że celem powołanego do życia w 1955 roku stowarzyszenia jest rozwijanie efektywnej współpracy należących do niego członków - bibliotek uczelni technicznych z całego świata. Służą temu publikacje IATUL News i IATUL Proceedings, zamknięta lista dyskusyjna dyrektorów bibliotek - członków IATUL oraz organizowane corocznie konferencje, które z założenia są okazją nie tylko do prezentacji referatów, ale także nawiązywania i rozwijania bezpośrednich kontaktów pomiędzy członkami i sympatykami stowarzyszenia. Na każdą konferencję składają się starannie dobrane referaty, dyskusje w ramach poszczególnych sesji oraz dyskusje panelowe, sesja posterowa i szereg imprez towarzyszących, a także realizowana zwykle w trzecim dniu konferencji tzw. "study tour", łącząca elementy wyprawy naukowej i wycieczki krajoznawczej. Stowarzyszenie dba bowiem o to, by jego członkowie tworzyli swego rodzaju "rodzinę IATUL", w której profesjonalizm działania idzie w parze z wymianą doświadczeń zawodowych na bazie osobistych, często serdecznych kontaktów nawiązanych w czasie konferencji.

1. Otwarcie konferencji. Na zdjęciu od lewej: prof. Marcin Chrzanowski - rektor PK; Marzena Marcinek - moderator sesji; Michael Breaks - dotychczasowy prezydent IATUL; Gaynor Austen - prezydent IATUL; Alex Byrne - prezydent-elekt IFLA; Marek M. Górski - dyrektor BG PK

Tematyka tegorocznej konferencji dotyczyła różnych zagadnień związanych z zarządzaniem biblioteką. Obrady obejmowały cztery bloki tematyczne:

• elementy zarządzania biblioteką,
• kolekcje tradycyjne i elektroniczne - dylematy i wybory,
• public relations: usługi odpowiadające potrzebom użytkowników,
• współpraca regionalna.

2. Henryk Hollender - prezentuje referat otwierający obrady

W ramach bloków zorganizowano sesje plenarne, dyskusje panelowe oraz sesje równoległe. Do przedstawienia kluczowych referatów w sesjach plenarnych zaproszono wybitnych teoretyków i praktyków zarządzania z Polski i z zagranicy, którzy wygłosili następujące referaty: dr Henryk Hollender: Radical management and the modern information world, prof. Jacek Osiewalski i Anna Osiewalska: Measuring cost efficiency of public and academic libraries in Poland - a methodological perspective and empirical experience, dr Elena Maceviciute (Szwecja): To be or not to be together: is there a choice? Nigel Macartney (Irlandia Północna): Adapting library buildings to the digital age, Murray Shepherd (Kanada): Library collaboration: what makes it work?

3. Uczestnicy konferencji pilnie słuchają prezentacji prof. Wandy Pindlowej

Konferencja odbywała się w języku angielskim. Uczestniczyło w niej 171 delegatów i 31 osób towarzyszących, dla których przygotowano odrębny program krajoznawczy. Wygłoszono 45 referatów, w tym 8 z Polski oraz zaprezentowano 8 posterów.

Konferencji towarzyszyła specjalna jubileuszowa wystawa^[2] upamiętniająca historię konferencji IATUL, począwszy od pierwszej, która miała miejsce w Delft w roku 1961. Na wystawie zgromadzono liczne pamiątki: dokumenty, zdjęcia, programy konferencji i imprez towarzyszących, okolicznościowe wydawnictwa, a także kolejne wydania IATUL Proceedings. Materiały pomogły zebrać Sinikka Koskiala, Elin Törnudd (Finlandia) i Judith Palmer (Wielka Brytania).
W trakcie konferencji swoje produkty prezentowali sponsorzy: EBSCO Information Services Gmbh, Ovid Technologies Ltd, Blackwell Publishing, CSA, Elsevier, Emerald, IEEE Institute of Electrical and Electronic Engineers i Swets Information Services. Patronat medialny nad konferencją objęła redakcja EBIB.

O sukcesie każdej konferencji decydują następujące elementy:

• właściwy dobór referatów - zapewnienie wysokiego poziomu merytorycznego oraz prezentacja szerokiego spektrum zagadnień należących do tematu konferencji;
• przedstawienie różnorodnych aspektów poruszanych zagadnień w różnych uwarunkowaniach i z różnej perspektywy;
• stworzenie szerokiego, międzynarodowego forum wymiany informacji i doświadczeń;
• zapewnienie warunków sprzyjających nawiązywaniu i zacieśnianiu kontaktów;
• odpowiednia infrastruktura i sprawna organizacja konferencji;
• nabycie przez uczestników konferencji nowej wiedzy i umiejętności;

Zdaniem podsumowującego krakowską konferencję IATUL prof. Egberta Gerrytsa^[3], spełniła ona powyższe warunki, a referenci poruszyli większość aspektów zarządzania biblioteką. Jego zdaniem, do wyczerpania tematu zawartego w tytule konferencji zabrakło wszakże problematyki zarządzania w warunkach podwyższonego ryzyka oraz stylów kierownictwa i przywództwa. Problematyka wystąpień obejmowała bowiem następujące zagadnienia:

1. Zarządzanie zmianami (15 mówców z 11 krajów):
   • biblioteki cyfrowe i elektroniczna informacja,
   • kultura organizacji.
2. Zarządzanie współpracą (8 mówców z 7 krajów):
   • wspólne przedsięwzięcia,
   • konsorcja,
   • łączenie instytucji.
3. Zarządzanie jakością (5 mówców z 5 krajów):
   • efektywność i wydajność.
4. Zarządzanie zapewniające właściwe relacje z klientami (5 mówców z 5 krajów):
   • kształcenie użytkowników w zakresie nowoczesnych technik informacyjnych,
   • ankietowe badania użytkowników.
5. Zarządzanie strategiczne (5 mówców z 5 krajów):
   • zarządzanie w kontekście międzynarodowym, krajowym, w ramach macierzystej instytucji i wewnątrz biblioteki.
6. Zarządzanie zasobami (4 mówców z 4 krajów):
   • finanse,
   • przestrzeń.
7. Zintegrowane zarządzanie (3 mówców z 3 krajów):
   • w środowisku akademickim,
   • w społeczności lokalnej.
8. Zarządzanie zasobami ludzkimi (2 mówców z 2 krajów):
   • szkolenie,
   • aspekty psychologiczne i socjologiczne.
9. Zarządzanie projektami (1 mówca).

Materiały z konferencji w języku angielskim będą wkrótce dostępne na stronie http://www.iatul.org. Rozważana jest także możliwość przetłumaczenia ich na język polski.

Imprezy towarzyszące konferencji to przede wszystkim zwiedzanie Krakowa i okolic. W trakcie konferencji jej uczestnicy zwiedzili w kolejnych dniach: Collegium Maius, kopalnię soli w Wieliczce, Bibliotekę Jagiellońską, Instytut Informacji Naukowej i Bibliotekoznawstwa UJ, gdzie wysłuchali bardzo interesującego wykładu na temat działalności IINiB i jego współpracy z zagranicą. Konferencję zakończył uroczysty bankiet w Wierzynku poprzedzony koncertem organowym w Kościele Mariackim.

4. "Polska tratwa" na Dunajcu

5. Gazdowie IATUL - Gaynor Austen i Michael Breaks

6. Pożegnalna kolacja w Wierzynku

Dla nas, organizatorów konferencji IATUL, było to bardzo ciekawe i ważne doświadczenie. Organizacja konferencji o zasięgu światowym wymaga starannego przygotowania w najdrobniejszych szczegółach. Prace międzynarodowego komitetu programowego realizowano za pośrednictwem Internetu według ściśle określonych procedur. Na rok przed konferencją Biblioteka Politechniki Krakowskiej musiała przedstawić Radzie IATUL szczegółowy plan konferencji i jej budżet. Stowarzyszenie IATUL przyznało nam prawo administrowania funduszami w ramach tzw. "travel grant", który umożliwił pokrycie kosztów podróży i udziału w konferencji wyłonionym w drodze konkursu gościom z Indii, Iranu, Słowacji, Rumunii i Polski. W związku z konferencją wysłaliśmy tysiące e-maili, a korespondencja z konferencjuszami trwa do dzisiaj - na szczęście obecnie otrzymujemy głównie miłe dla nas podziękowania i zdjęcia wykonane przez uczestników w trakcie obrad i imprez towarzyszących. Część z nich można obejrzeć na stronie konferencji: http://www.biblos.pk.edu.pl/IATUL. Tam też znajdują się szczegółowe informacje o programie konferencji oraz abstrakty wygłoszonych referatów.

Przypisy:

[1] MARCINEK M. Informacje i refleksje na temat XX Konferencji IATUL. In Biuletyn EBIB [on-line]. 1999, nr 5 [dostęp 13 września 2004]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/e005-06.html. ISSN 1507-7187.; BUZDYGAN, D. Libraries and Education in the Networked Information Environment. In Biuletyn EBIB [on-line]. 2003, nr 11 (51) [dostęp 13 września 2004]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2003/51/buzdygan.php. ISSN 1507-7187.; DERFERT-WOLF, L., GÓRSKI, M.M. Bibliotekarze w krainie kangurów. In Biuletyn EBIB [on-line]. 2000, nr 8 (16) [dostęp 13 września 2004]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/e016-10.html. ISSN 1507-7187.; GÓRSKI, M. Książki, kowboje i jazz. In Biuletyn EBIB [on-line].2002, nr 8 (37) [dostęp 13 września 2004]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2002/37/gorski2.php. ISSN 1507-7187.

[2] Głównym organizatorem wystawy była nasza redakcyjna koleżanka (redaktor prowadzący niniejszego numeru Biuletynu EBIB), mgr Dorota Lipińska z OIN BG PK.

[3] Dept. of Information Science, University of Pretoria

Bibliotekarze z pięciu kontynentów w Krakowie, czyli o zarządzaniu biblioteką prawie wszystko : Sprawozdanie z 25. Jubileuszowej Konferencji IATUL Library Management in Changing Environment, Kraków, 30.05.2004 - 4.06.2004 r. / Marzena Marcinek// W: Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 7/2004 (58) sierpień/wrzesień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2004. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2004/58/marcinek.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187