|
|
Zarządzanie przez jakość w bibliotece akademickiej
|
 |
 |
 |
 |
 |
Wyższa Szkoła Morska w Szczecinie istnieje od 30 lat, a tradycje szkoły kształcącej dla potrzeb żeglugi rozpoczęto już w 1946 roku utworzeniem Państwowej Szkoły Morskiej. Biblioteka WSM również istnieje od 30 lat, przeobrażając się z małej biblioteki zawodowych szkół morskich w akademicką, wspomagającą proces kształcenia wysoko kwalifikowanych pracowników dla potrzeb gospodarki morskiej i śródlądowej.
Z racji swej specyfiki Wyższa Szkoła Morska zobowiązana jest spełniać wymagania międzynarodowych konwencji, dotyczących działalności uczelni morskich. Stąd też chęć władz Uczelni i konieczność spełnienia przez Uczelnię wymagań ratyfikowanej przez polski rząd Konwencji STCW 1978/95 (International Convention Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seasarers) i podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania jakością. Konwencja ta w pkt.I/8 wymaga, aby ośrodki kształcące kadry morskie działały według jednolitych zasad i wytycznych, a wdrożony system zarządzania jakością powinien być gwarancją ich realizacji.
W celu zapewnienia jakości Uczelnia miała do wyboru trzy modele systemu jakości wg norm: PN-ISO 9001, PN-ISO 9002 lub PN-ISO 9003. System jakości wg normy PN-ISO 9003 został z góry pominięty, ponieważ ogranicza się wyłącznie do kontroli i badań końcowych. System jakości wg normy PN-ISO 9002 jest ograniczony do procesu produkcji, instalowania i serwisu (nie obejmuje projektowania) - ten system został wdrożony w Ośrodku Szkolenia Ratownictwa Morskiego WSM i Studium Doskonalenia Kadr Oficerskich WSM, w których proces kształcenia pozaakademickiego jest prowadzony według narzuconych programów opartych na kursach modelowych. W Uczelni przyjęto, że do kształcenia akademickiego najwłaściwszy jest system zarządzania jakością zgodny z normą PN-ISO 9001. W systemie tym ujęty jest bowiem element projektowy - opracowywanie i uaktualnianie programów nauczania. Wyrobem oferowanym przez Wyższą Szkołę Morską w Szczecinie, który dotyczy zarządzania jakością, jest proces kształcenia studentów zgodny z wymaganiami Konwencji STCW oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej.
Wdrażanie systemu zarządzania jakością w Uczelni rozpoczęło się od jednostek pozaakademickich: Ośrodek Szkoleniowy Ratownictwa Morskiego - marzec 1997 r., Studium Doskonalenia Kadr Oficerskich - luty 1998 r. Wiosną 1998 roku rozpoczęto wdrażanie systemu zarządzania jakością na wydziałach, obejmując następujące specjalności: transport morski, połowy morskie, inżynierię ruchu morskiego, eksploatację siłowni okrętowych. W celu realizacji polityki jakości decyzją Rektora został powołany przedstawiciel kierownictwa, pełnomocnik rektora oraz starszy inspektor ds. ISO i ISM. Spośród pracowników Uczelni wybrano grupę 20 osób, która została przeszkolona w zakresie założeń i technik zapewnienia jakości. Opracowywała ona dokumentację i przeprowadzała audyty wewnętrzne.
Na początku roku akademickiego 1998/99 została wdrożona opracowana dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w zakresie działalności związanej z projektowaniem, realizacją i rozliczaniem procesu dydaktycznego składająca się z księgi jakości, procedur oraz dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych
Biblioteka Główna WSM również została objęta częścią procedur Systemu Zarządzania Jakością. Dotyczyły one zakupów zbiorów bibliotecznych i pomocy dydaktycznych oraz udostępniania publikacji (zbiorów) związanych z procesem kształcenia. W związku z tym opracowano dokumenty zawierające opisy procedur, a w nich m. in.: cele, zakres, terminologię, kwalifikacje, tryb i przebieg realizacji, odpowiedzialność, wzory dokumentów związane z procedurami, informacje dodatkowe oraz odstępstwa i niedogodności.
Celem opracowania w/w procedur było:
1. określenie zasad nabywania - zakupu zbiorów biblioteki,
2. określenie zasad dostępu do zbiorów (książek, czasopism, prac dyplomowych, zbiorów specjalnych itp.) oferowanych przez Bibliotekę Główną WSM.
Wszyscy pracownicy biblioteki zostali zapoznani z procedurami Systemu Zarządzania Jakością.
W listopadzie i grudniu odbyły się audyty wewnętrzne (czyli sprawdzenie, czy opisany w dokumentacji system jest zgodny z wymaganiami i czy zaplanowane działania są realizowane zgodnie z tym, co zapisano), mające na celu sprawdzenie efektywności wdrożonego SZJ oraz wykrycie ewentualnych niezgodności. Jednodniowy audyt wewnętrzny został przeprowadzony w Bibliotece Głównej 15 grudnia 1998 r. przez jednego z audytorów pracowników WSM (spoza biblioteki) i został oceniony pozytywnie - nie było żadnych zastrzeżeń.
Po przeprowadzeniu audytów wewnętrznych, wprowadzeniu działań korygujących, wynikających z ujawnionych niezgodności został przeprowadzony przegląd SZJ wykonany przez kierownictwo Uczelni.
Przegląd taki jest wymagany przez normę i stanowi możliwość ostatecznego zweryfikowania skuteczności wdrożenia systemu przed przystąpieniem do certyfikacji. W uczelni był on przeprowadzony przez dziekanów wydziałów oraz przez prorektora ds. nauczania w Bibliotece Głównej oraz innych jednostkach międzywydziałowych. Po przeprowadzeniu tego przeglądu zgłoszono uczelnię do certyfikacji.
Certyfikacją systemów jakości zajmuje się trzecia strona (jednostki niezależne od dostawcy i odbiorcy), wykazująca iż należycie zidentyfikowany proces lub usługa są zgodne z normami ISO serii 9000. Certyfikacja jest najbardziej efektywna pod warunkiem, iż jest przeprowadzona przez uznaną jednostkę certyfikującą w ramach narodowej akredytacji. Jednostką certyfikującą Wyższą Szkołę Morską w Szczecinie był Lloyd's Register Quality Assurance z akredytacją UKAS (United Kingdom Accreditation Services).
Proces certyfikacji rozpoczął się od przekazania w połowie grudnia 1998 r. do przeglądu jednostce certyfikującej dokumentacji SZJ. W dniach 11-12 stycznia 1999 r. auditorzy przeprowadzili certyfikację. W Bibliotece Głównej odbył się audyt 11 stycznia, przeprowadził go audytor - przedstawiciel Lloyd's Register Quality Assurance. Audyt polegał na dokładnej analizie opracowanych procedur oraz poprawności ich stosowania. Po przeprowadzonej certyfikacji w całej uczelni Wyższa Szkoła Morska w Szczecinie została zarekomendowana przez Lloyd's Register Quality Assurance do otrzymania certyfikatu zgodności systemu zarządzania jakością z normą PN-ISO 9001 w zakresie kształcenia kadr morskich zgodnie z Konwencją STCW 1978/95. W dniu 11 marca 1999 r. w sali Senatu odbyło się uroczyste wręczenie certyfikatu przez Tony Muncera - dyrektora Lloyd's Register of Shiping. Certyfikat został wydany na trzy lata i podlega corocznemu audytowi kontrolnemu.
Dzięki certyfikowanemu SZJ uczelnia znajduje się w czołówce światowych ośrodków szkoleniowych; zwiększa to konkurencyjność, poprawia renomę i powiększa liczbę instytucji zainteresowanych współpracą. Po kilku latach da wzrost efektów ekonomicznych o kilka procent. Oprócz korzyści zewnętrznych wynikających z posiadania certyfikatu, uczelnia odczuwa bezpośrednie zalety wdrożonego systemu w postaci:
Od 1994 roku Polska stała się krajem stowarzyszonym z Unią Europejską. Zobowiązuje to Polskę (jako kraj ubiegający się o pełne członkostwo), zgodnie z art. 74 Układu Europejskiego o współpracy w zakresie przepisów i norm w dziedzinie normalizacji i certyfikacji, do zaakceptowania norm europejskich. Również przed polskimi uczelniami wyższymi stoi więc bardzo ważne zadanie dostosowania się do wymagań rynku europejskiego. Jednym z takich wymagań jest posiadanie certyfikowanego systemu jakości, które w momencie pełnego przystąpienia do Unii Europejskiej stanie się koniecznością. Jest to szczególnie ważne dla ośrodków oferujących swoje usługi na rynki europejskie - a w przypadku WSM również rynki światowe.
EBIB: Materiały konferencyjne, nr 1 |