Andrzej Koziara Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego Polityka wykorzystania licencji w bibliotekach próba usystematyzowania kryteriów doboru oprogramowania

Uważni czytelnicy literatury analizującej koszty utrzymania sektora informatycznego na świecie zauważą, że koszty sektorów informatycznych instytucji rozkładają się w specyficzny, niejednokrotnie zaskakujący sposób. Obecnie polski rynek pracy charakteryzuje się w skali globalnej niskim poziomem płacy dla kadr zarządzających systemami informatycznymi. Do dzisiaj nie dostrzegamy, że polityka ta jest błędnym kołem znacznie powiększającym rzeczywiste całkowite koszty utrzymania instytucji.

W polskim społeczeństwie znane są powiedzenia: "co tanie to drogie" lub "biednego nie stać na rzeczy tanie" (oczywiście licząc tylko koszty zakupu).Powiedzenia te nie są bezpodstawne. Podczas podejmowania decyzji strategicznych dotyczących polityki zakupów lub pozyskiwania oprogramowania dla naszej instytucji musimy brać pod uwagę wiele czynników, które w przyszłości będą decydować o sposobie pracy i możliwościach naszej biblioteki. Do najważniejszych kryteriów w doborze oprogramowania zaliczamy:

1. Potrzeby instytucji.
2. Ofertę rynkową.
3. Możliwości finansowe instytucji w stosunku do całkowitych kosztów utrzymania systemów.

Ad. 1.

Jak się wydaje, jest to najważniejszy moment warunkujący prawidłowe decyzje strategiczne. Analizy te powinny być wykonywane przez kompetentne zespoły ludzkie. Do najważniejszych kryteriów w tej grupie należą:

• zadania zapisane w statucie instytucji;
• zadania wynikające z potrzeb środowiska na rzecz którego pracuje instytucja;
• zadania wynikające ze struktury organizacyjnej instytucji (centrali, jak i filii) lub nadrzędnych instytucji sprawujących nadzór.

Ad. 2.

Analizując ofertę rynkową, powinniśmy uwzględnić tak oprogramowanie płatne, jak i bezpłatne. Podczas analizy należy również brać pod uwagę specjalne oferty dla sektora edukacyjnego, oferty przy zakupie większej ilości licencji, czy możliwości uzyskania specjalnych zniżek. Główne kryteria takiej oceny to:

• możliwości funkcjonalne;
• obsługiwane standardy zbiorów wejściowych i wyjściowych;
• możliwości bezpośredniej współpracy z innymi stosowanymi już w naszej instytucji programami;
• typowość funkcji edycyjnych i ich umieszczenie w menu;
• interface oprogramowania (język menu).

Ad. 3

Jest to najważniejszy punkt naszej analizy. Opiera się on na wiedzy nabytej podczas realizacji punktów pierwszego i drugiego. W przeprowadzanych analizach musimy dodatkowo uwzględnić wszystkie koszty wynikające z podjęcia decyzji o stosowaniu wybranego oprogramowania. Należą do nich głównie:

• koszt zakupu lub pozyskania oprogramowania (opłaty licencyjne, opłaty za nośniki, opłaty za dostarczanie nowych wersji oprogramowania, opłaty za dostarczanie dokumentacji, opłaty transportowe i inne);
• koszt wdrożenia oprogramowania tj.:
  • koszty infrastruktury sprzętowej - zakup nowych komputerów lub modernizacja posiadanych, koszty zakupu urządzeń wejścia-wyjścia (np. dodatkowe drukarki, czytniki kodów kreskowych czy inny osprzęt pomocniczy), koszty przebudowy sieci komputerowej oraz inne koszty infrastrukturalne;
  • koszty służb informatycznych - testowanie, instalacja i konfigurowanie oprogramowania;
  • koszty wdrożenia leżące po stronie użytkowników - szkolenie;
• koszty utrzymania oprogramowania:
  • koszty zakupu lub pozyskania aktualizacji oprogramowania;
  • koszty reinstalacji i administrowania oprogramowaniem (MOGĄ BYĆ BARDZO WYSOKIE W PRZYPADKU DUŻEJ ILOŚĆI UŻYTKOWNIKÓW);
  • koszty czynności dodatkowych niezbędnych do konwertowania zbiorów otrzymanych w związku z użytkowaniem oprogramowania (UWAGA: MOGĄ BYĆ BARDZO WYSOKIE W PRZYPADKU WYBRANIA ROZWIĄZAŃ NIETYPOWYCH);
  • koszty modernizacji sprzętu niezbędne do utrzymania funkcjonalności nowych wersji oprogramowania;
• koszty związane z migracją do oprogramowania, tzw. firm trzecich.

W naszej analizie nie możemy zapomnieć o zawsze prawdopodobnej możliwości wystąpienia sytuacji awaryjnych. Do najczęściej spotykanych należą sytuacje, gdy oprogramowanie dotąd stosowane nie jest już przez producenta rozwijane. W takiej sytuacji, najczęściej po pewnym okresie użytkowania, jesteśmy zmuszeni do jego wymiany ze względów funkcjonalnych lub merytorycznych. Najgorszym zjawiskiem, które występuje podczas takich operacji, jest utrata danych gromadzonych w poprzednim okresie.

Niejednokrotnie okazuje się, że poniesione koszty pracy związane z gromadzeniem takich danych wielokrotnie przekraczają koszty związane z pierwotnym zakupem oprogramowania strzegącego nas przed takim zjawiskiem.

Równocześnie należy tutaj zwrócić uwagę na nowe możliwości technologiczne, jakie daje nam tzw. model serwera aplikacyjnego. Głównym założeniem tegoż modelu jest instalowanie aplikacji użytkowych z wykorzystaniem serwerów aplikacyjnych. Taki sposób pracy polega na zainstalowaniu oprogramowania użytkowego w jednym miejscu i zdalne jego uruchamianie przez wszystkich uprawnionych użytkowników. Zaletą stosowania takiego rozwiązania jest ograniczenie wielu ze składników kosztów zaprezentowanych powyżej tj.:

• ograniczenie kosztów administrowania do jednego centralnego punktu (raz skonfigurowane oprogramowanie dostępowe umożliwia uruchamianie wszystkich kolejnych jego wersji),
• ograniczenie kosztów zakupu lub modernizacji sprzętu - dla zachowania właściwej sprawności rozbudowujemy tylko serwer z zainstalowanym oprogramowaniem, stacje robocze podczas użytkowania takiego systemu mogą pozostawać niezmienione???,
• ograniczenie kosztów zakupu nadmiarowej ilości licencji - centralna instalacja umożliwia ograniczenie ich ilości do poziomu preferowanej liczby użytkowników symultanicznych (występuje tu niebezpieczeństwo oczekiwania na zwolnienie licencji).

Równocześnie zyskujemy wiele w sferze organizacji pracy i wykorzystania możliwości zainstalowanego oprogramowania. Należą do nich, m.in.:

• korzystanie w tym samym czasie z jednej wersji oprogramowania;
• brak przestojów związanych z wymianą wersji oprogramowania;
• możliwość centralnej kontroli użytkowania oprogramowania oraz ilości gromadzonych danych.

Zaprezentowany powyżej model otwiera drogę do tzw. leasingu oprogramowania, gdzie możemy płacić za rzeczywisty czas pracy. Równocześnie chroni nas to przed dużymi kosztami inwestycyjnymi.

Wywód ten nie stanowi zaprzeczenia sensu użytkowania aplikacji darmowych. I tak, ponad połowa użytkowników poczty elektronicznej na Uniwersytecie Śląskim korzysta z darmowego oprogramowania Pegasus Mail. Oprócz oczywistych korzyści materialnych wybór taki zapewnia pewne pozytywne cechy użytkowe, których brakw innych programach. Oczywiście decyzja o wyborze tegoż oprogramowania była w pełni świadoma i opierała się na kryteriach przytoczonych wcześniej.

Jak widać, podejmowanie decyzji dotyczących wyboru stosowanego oprogramowania i modelu jego wdrożenia jest skomplikowanym procesem, który nie powinien być przez nas lekceważonym nawet w małych jednostkach organizacyjnych.

Osobom, które podejmują takie decyzje proponuję głęboką rozwagę oraz prowadzenie szeroko zakrojonych konsultacji.