Internet w bibliotekach II - łączność, współpraca, digitalizacja, Wrocław, 23-26 września 2003 roku
Internet w bibliotekach II - łączność, współpraca, digitalizacja, Wrocław, 23-26 września 2003 roku |
|
- Spis treści
- Poprzedni - Następny
W 2002 roku Ośrodek Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerów w Warszawie (OEIiZK) prowadził prace związane z przygotowaniem i wdrożeniem projektu komputeryzacji bibliotek pedagogicznych w województwie mazowieckim. Prace właściwe rozpoczęto w kwietniu 2002 roku, zakończono w grudniu 2002 roku wdrożeniem zintegrowanego systemu bibliotecznego we wszystkich placówkach objętych projektem. Pomysł komputeryzacji tych bibliotek nie powstał jednak w 2002 roku, ale znacznie wcześniej. W 1999 roku opracowana została przez Tadeusza Kurana, dyrektora OEIiZK w Warszawie i Roberta Miszczuka, dyrektora Wojewódzkiej Biblioteki Pedagogicznej w Warszawie wstępna koncepcja komputeryzacji bibliotek pedagogicznych w województwie mazowieckim - zatytułowana Komputerowe centra informacyjne jako część nowoczesnych bibliotek pedagogicznych. Zakładała ona, że w pierwszym etapie projektu sześć byłych bibliotek wojewódzkich zostanie wyposażonych w lokalne sieci komputerowe, z dość szybkim dostępem do Internetu opartym o stałe łącze. Niestety, przygotowana koncepcja z różnych przyczyn, głównie finansowych, pozostała w fazie projektu aż do 2001 roku, kiedy to pojawiła się szansa na jego zrealizowanie. W czerwcu 2001 roku odbyło się spotkanie zespołu zadaniowego OEIiZK z przedstawicielami bibliotek pedagogicznych z Siedlec i Warszawy. Przygotowano wtedy kolejną wersję projektu komputeryzacji bibliotek pedagogicznych. Opracowano także minimum sprzętowe niezbędne do zakupienia w I etapie realizacji projektu, oraz orientacyjne koszty. Minimalny koszt I etapu oszacowano na 520.000,00 zł., optymalny na 820.000,00 zł. Musiał minąć kolejny rok, kiedy wreszcie w Urzędzie Marszałkowskim znalazły się środki finansowe w wysokości 500.000,00 zł i w maju 2002 roku powstał rozszerzony projekt komputeryzacji bibliotek, który był realizowany do grudnia 2002 roku. Przyjęto następujące założenia:
Przewidziano przeprowadzenie przetargów nieograniczonych na:
Zgodnie Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów przewidziano uzyskanie stawki VAT na poziomie trzech procent za sprzęt komputerowy. Przygotowanie dokumentacji przetargowej na Zintegrowany System Zarządzania Bibliotekami poprzedziła konsultacja z przedstawicielami dwóch największych bibliotek województwa mazowieckiego - warszawskiej i siedleckiej - w kwestii określenia wymagań stawianych systemowi. Opracowano materiał roboczy, który został dołączony do dokumentacji przetargowej w formie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Po rozesłaniu oferty przetargowej do zainteresowanych firm szybko okazało się, iż SIWZ jest nieprecyzyjna, wymaga korekty i uściślenia pewnych kwestii - świadczyły o tym zapytania kierowane przez oferentów do zamawiającego. Po ponownej, wnikliwej analizie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jakie powinien spełniać dostarczony do bibliotek pedagogicznych zintegrowany system zarządzający biblioteką, zdecydowano o jego modyfikacji. Decyzja ta wynikała z następującego wniosku: postawione w specyfikacji wymagania mógł spełnić jedynie system wyposażony we wszystkie dostępne moduły podstawowe i dodatkowe. Projekt komputeryzacji zakładał określone koszty na zakup systemu, dlatego istniała obawa, że potencjalne oferty złożone w przetargu, spełniające wszystkie warunki SIWZ będą zbyt wysokie. Z tego też względu zdecydowano bardziej sprecyzować SIWZ i ograniczyć dostawę systemu do modułów niezbędnych w początkowej fazie komputeryzacji bibliotek. Warunki postawione przed ZSZB przedstawiały się następująco:
W zakresie opracowywania dokumentów założono:
W zakresie udostępniania założono:
W zakresie gromadzenia założono:
W zakresie wyszukiwania założono:
Dla każdej instalacji systemu przewidziano możliwość udostępniania katalogu na stronach WWW.
Wymagana pełna ochrona danych przed utratą i nieuprawnionym dostępem.
Po konsultacji z bibliotekarzami bibliotek pedagogicznych, przygotowujący projekt zrezygnowali z tworzenia katalogu wspólnego dla wszystkich bibliotek pedagogicznych umieszczonego na siódmym serwerze. W związku z tym wybrano rozwiązanie inne - oprogramowanie umieszczone na serwerze głównym (OEIiZK) będzie scalało bazy sześciu bibliotek "w locie". Po przedstawieniu zapytania wyszukiwawczego oprogramowanie będzie przeszukiwać jednocześnie wszystkie bazy danych, wybierać odpowiednie rekordy i odpowiednio prezentować scalony wynik wyszukiwania użytkownikowi. Takie rozwiązanie umożliwia także dołączenie kolejnego uczestnika katalogu centralnego w dowolnym momencie. Przyniesie współpracującym bibliotekom same korzyści - możliwa będzie kontrola zawartości katalogów innych bibliotek z łatwym przenoszeniem gotowych opisów do własnych katalogów, gdzie będą one uzupełniane jedynie danymi o egzemplarzu i elementami opisu rzeczowego; możliwe będzie przejęcie hasła autorskiego utworzonego w innej bibliotece i użycie go do stworzenia opisu katalogowego dokumentu we własnej bibliotece. Istotne jest także tworzenie kopii bezpieczeństwa na serwerze głównym. Inne zalety:
Wymienione powody były argumentacją przy bardzo wysokim ocenieniu go przez członków komisji i rzeczoznawców w przebiegu procedury przetargowej. Prolib był jedynym systemem spełniającym wszystkie wymagania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przetargowego. Co zatem zakupiono dla poszczególnych bibliotek? Moduły zakupione dla Warszawy
Moduły zakupione dla bibliotek pedagogicznych w Siedlcach, Radomiu, Płocku, Ostrołęce oraz Ciechanowie
Moduły zakupione dla OEIiZK - Warszawa Moduł MULTIOPAC (OPAC WWW z multiwyszukiwarką i możliwością importu rekordów bibliograficznych z baz pozostałych bibliotek pedagogicznych) z licencją dla pięciu agentów. Wszyscy otrzymali:
Korzystająca z systemu przykładowa biblioteka może:
LOKALNIE, BEZ DOSTĘPU DO INTERNETU:
CO MOŻE ROBIĆ CZYTELNIK W PRZYKŁADOWEJ BIBLIOTECE?
Przedstawione powyżej możliwości ZSZB Prolib argumentują słuszność wyboru tego oprogramowania dla bibliotek pedagogicznych uczestniczących w projekcie. Po przeprowadzeniu i rozstrzygnięciu przetargu na Zintegrowany System Zarządzania Bibliotekami Pedagogicznymi zespół projektowy, przy współpracy z firmą Max Elektronik, określił specyfikację sprzętu komputerowego, potrzebnego do zainstalowania i uruchomienia systemu. Zespół zdecydował, że ze względu na ograniczenia finansowe projektu, pod uwagę brany będzie zarówno sprzęt markowy, jak również komputery składane z elementów. Określone zostały następujące warunki oceny ofert: W specyfikacji sprzętowej uwzględnione zostały Switche (koncentratory przełączające) pozwalające na dołączenie do 16 urządzeń sieciowych, mimo planowanej mniejszej liczby komputerów dla poszczególnych bibliotek. Wybrano urządzenia 16 portowe ze względu na możliwość rozbudowy sieci indywidualnie przez poszczególne biblioteki lub w ramach dalszego prowadzenia projektu informatyzacji bibliotek w przyszłym roku. W specyfikacji sprzętowej został przewidziany zakup komputera - router'a. Router ma również spełniać zadanie zapory ogniowej (firewall) aby zabezpieczyć serwer główny przed możliwością ataków z zewnątrz. Wybrany został w tym celu komputer zamiast specjalizowanego urządzenia ze względu na ograniczenia finansowe projektu. W projekcie przewidziano również zakup zasilaczy awaryjnych UPS dla sześciu serwerów lokalnych oraz serwera głównego, które zapewnią bezpieczne wyłączenie systemu w przypadku awarii zasilania, oraz ponowne uruchomienie w przypadku jego włączenia. Dla poszczególnych bibliotek przewidziano zakup urządzeń CD-RW, które będą służyły wykonywaniu lokalnych kopii bezpieczeństwa baz danych, systemu, jak również wspomagały codzienne funkcjonowanie bibliotek. Dla serwera głównego, oprócz urządzenia CD-RW przewidziano urządzenie do tworzenia backup'u wszystkich baz danych - streamer. Niestety, z powodu ograniczonych funduszy w streamer został wyposażony tylko serwer główny. Jako system operacyjny dla komputerów - stacji roboczych wybrany został Windows XP. To są ogólne założenia. Szczegółowa konfiguracja sprzętu komputerowego wygląda następująco: Serwer główny
Serwer lokalny
Komputer - Router
Komputer PC - stacja robocza
Drukarki
Nagrywarka zewnętrzna CD-Rec. PHILIPS: PCWRW4012K 40/12/48 BOX Po zakończeniu prac przetargowych odbyła się wizytacja wszystkich bibliotek, podczas której dokonano oceny zakresu prac elektrycznych i sieciowych do wykonania, jak również przygotowano bazy danych do konwersji i przesłano je do firmy Max Elektronik. We wrześniu 2002 roku odbyło się spotkanie dyrektorów bibliotek pedagogicznych, przedstawicieli bibliotekarzy oraz zespołu zadaniowego OEIiZK i przedstawicieli firmy Max Elektronik, na którym opracowano harmonogram prac związanych z wdrażaniem projektu. Obejmował on między innymi: modernizację infrastruktury zasilającej i sygnałowej w sześciu bibliotekach, instalację sprzętu, serwera głównego, instalację i uruchomienie systemu Prolib oraz testowanie baz danych przez pracowników każdej biblioteki i szkolenia. Zaplanowano zakończenie projektu zatwierdzeniem i odbiorem systemu 15 grudnia 2002 roku. Prace w poszczególnych bibliotekach rozpoczęły się we wrześniu, ponieważ dopiero wtedy Urząd Marszałkowski przekazał fundusze na ten cel. Projekty sieci komputerowych dla poszczególnych bibliotek były wykonywane przez zespół techniczno-informatyczny OEIiZK. Wykonanie profesjonalnych projektów sieci komputerowej okazało się kosztowne i niemożliwe w ramach środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu. Zespół techniczny OEIiZK ma duże doświadczenie w realizacji podobnych zadań związanych z bieżącym funkcjonowaniem ośrodka. Wykonanie sieci elektrycznej na potrzeby sieci komputerowej zostało powierzone osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia w tym względzie. Nie weryfikowana była sieć Ostrołęki. Biblioteka w Ostrołęce była najlepiej przygotowana do informatyzacji. Jako jedyna dysponowała okablowaniem dla sieci lokalnej, podłączeniem do Internetu oraz odpowiednia instalację elektryczną. Z tego też względu była jedyną biblioteką wyłączoną z tej części zadań. W pozostałych bibliotekach sukcesywnie wykonywano instalacje sieci elektrycznej, instalacje sieci komputerowej. Przygotowywano także odpowiednie zabezpieczenia bibliotek. Do przygotowanych placówek został rozdzielony i przewieziony sprzęt komputerowy. Podział sprzętu na poszczególne biblioteki został opracowany na podstawie ich wielkości, zapotrzebowania zgłoszonego przez dyrektorów, wielkości posiadanych zbiorów, istniejącej w nich bazy sprzętowej oraz liczby korzystających z nich czytelników. Przedstawia się on następująco.
Jednocześnie odbyły się szkolenia dla administratorów, bibliotekarzy systemowych oraz bibliotekarzy z działów opracowania (20 godzin). Dodatkowo zorganizowano szkolenie z zakresu systemu Linux. Łącznie w szkoleniach uczestniczyło 26 bibliotekarzy.
Prace zakończono zainstalowaniem modułu MULTIOPAC, niestety - dopiero w 2003 roku. Tak duże opóźnienie wynikało z problemów z uzyskaniem stałego łącza o odpowiedniej przepustowości oraz późnym zainstalowaniem serwerów lokalnych.
Wstępny projekt przewidywał większą liczbę sprzętu komputerowego do zakupienia. Ze względu na zakupienie droższego systemu bibliotecznego, liczba ta musiała ulec zmniejszeniu. W ramach projektu przewidywano podłączenie wszystkich bibliotek do sieci Internet łączami o przepustowości 2 MB/s. Z przyczyn technicznych nie udało się zrealizować tego założenia. Biblioteki w Ciechanowie, Warszawie, Płocku posiadają obecnie łącze DSL, biblioteki w Radomiu, Siedlcach i Ostrołęce łącze SDI. Okres oczekiwania na przyłączenie do Internetu spowodował także opóźnienie w zainstalowaniu modułu OPAC WWW. Planowano w pierwszej kolejności wykonać prace w Wojewódzkiej Bibliotece Pedagogicznej w Warszawie. Okazało się, że administratorem obiektu jest Uniwersytet Warszawski, który zażyczył sobie wykonania projektu modernizacji sieci elektrycznej, która służyć miała także jako projekt sieci komputerowej. Bardzo długi okres wykonania tego projektu i oczekiwania na jego zatwierdzenie był powodem, że dopiero 26 listopada 2002 roku rozpoczęły się prace związane z realizacją projektu w tej bibliotece.
W niektórych placówkach nastąpiło opóźnienie w dostarczeniu sprzętu i instalacji systemu spowodowane koniecznością zamontowania zabezpieczeń wymaganych przez firmy ubezpieczeniowe.
Dodatkowy wydatek to koszty wyposażenia bibliotek w zabezpieczenia pomieszczeń pozwalające na ubezpieczenie dostarczanego sprzętu komputerowego, a także koszty związane z konwersją baz danych do pliku tekstowego z systemu Libra w Bibliotece Pedagogicznej w Radomiu, wykonaną przez firmę MOL z Gdyni, jak również modernizacja sprzętu komputerowego posiadanego przez poszczególne biblioteki i koszty zakupu mebli niezbędnych do rozstawienia sprzętu komputerowego. Zaplanowane prace w zakresie projektu zakończyły się, jednak mamy świadomość, że jest to dopiero początek długotrwałego procesu komputeryzacji bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego i istnieje konieczność finansowania tego zamierzenia również w latach następnych. Kierując się tymi Zespół OEIiZK w grudniu 2002 roku opracował założenia planowanych kosztów utrzymania i rozwoju projektu informatyzacji bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego w roku 2003. Uwzględniono w nim zarówno koszty konieczne dla samego utrzymania projektu w ruchu, jak również koszty pozwalające na pełne wykorzystanie możliwości oferowanych przez wdrożony system, a także przyszłościowy rozwój systemu i współpracy pracowników bibliotek pedagogicznych oraz nauczycieli-bibliotekarzy bibliotek szkolnych. Nasze oszacowanie kosztów zakładało, że zgodnie z uchwałą Zarządu Województwa Mazowieckiego z 26 czerwca 2002 roku, od 1 stycznia 2003 roku zostaną zatrudnione osoby pełniące funkcję administratorów serwerów lokalnych oraz administratora serwera głównego. W ramach uchwały zostały zaplanowane środki finansowe na uruchomienie jednego pełnego etatu dla OEIiZK oraz po pół etatu dla każdej z sześciu bibliotek pedagogicznych. W ramach realizacji projektu ze środków na niego przeznaczonych została sfinansowana polisa serwisowa na system Prolib na rok czasu - wskazane jest jej przedłużanie w kolejnych latach. Wskazane jest ubezpieczanie sprzętu komputerowego zakupionego w ramach projektu na wypadek kradzieży, co wymaga dodatkowych środków finansowych. Ważne także będzie finansowanie abonamentu miesięcznego, jak również wymiana na szybsze łącza, niż te, które były możliwe do zrealizowania. Należy przeznaczyć środki na zakup dodatkowych modułów do systemu Prolib - w pierwszej kolejności moduły bibliografii, gromadzenia i skontrum. Są one niezbędne w dalszej pracy bibliotek z systemem. Pamiętać należy o wyposażeniu bibliotek w dodatkowy sprzęt komputerowy, z którego zrezygnowano na rzecz zakupienia systemu Prolib, jak również o tym, że bibliotekarze powinni stale podnosić swoje kwalifikacje i doskonalić umiejętności na szkoleniach z zakresu pracy z dodatkowymi modułami systemu PROLIB, jak również z Internetu czy zagadnień dotyczących tworzenia stron WWW. Na podstawie sygnałów docierających od kierownictwa poszczególnych bibliotek pedagogicznych, zespół OEIiZK uznał, iż wart rozpatrzenia jest pomysł ustanowienia w ramach projektu stałego Centrum Wsparcia Technicznego przy OEIiZK dla bibliotek. Centrum zajmowałoby się między innymi:
Obecnie zatrudniono administratora serwera w OEIiZK, natomiast pozostałe elementy nadal są w fazie rozpatrywania. Biblioteki pracują w nowym systemie i dość dobrze sobie z nim radzą. Świadczyć mogą o tym publikowane w Serwisie Informacyjnym Biblioteka Pedagogiczna (prowadzonym przez OEIiZK) wypowiedzi bibliotekarzy z Biblioteki Pedagogicznej w Radomiu (http://pedagogiczna.oeiizk.waw.pl). Uruchomiony został MULTIOPAC. Trwają cały czas prace nad usprawnieniem jego funkcjonowania. Na zakończenie należałoby podsumować całość projektu. Generalnie projekt został zrealizowany w stopniu zadowalającym. Wiele problemów wynikało z przyczyn niezależnych od wykonawców i osób zajmujących się jego realizacją. Należy także pamiętać o tym, iż od momentu oszacowania kosztów I etapu komputeryzacji (rok 2001) do czasu rozpoczęcia jego realizacji minął rok. Kwota przeznaczona na projekt pozostała niezmieniona. Nastąpiło więc wyraźne niedoinwestowanie. Dla przykładu można przytoczyć zakładaną strukturę kosztów projektu komputeryzacji bibliotek pedagogicznych w województwie podkarpackim, którego zakończenie planowane jest na 2003 rok:
Robocizna (w pełnym zakresie: od planowania do wdrożenia; szkolenia) - 700.000,00 zł. Finansowanie całego projektu realizowane jest ze środków znajdujących się w dyspozycji samorządu województwa. Dane zaczerpnięte z Podkarpackiego Przeglądu Samorządowego (autor Janusz Górnicki). Można więc stwierdzić, że przy znacznie mniejszych środkach przeznaczonych na nasz projekt, został on zrealizowany w stopniu zadowalającym. Tak naprawdę ze względu na ograniczenia finansowe, wiele zakupów sfinansowały same biblioteki z własnych funduszy. Z tego samego powodu zmuszeni byliśmy zrezygnować z wielu rozwiązań, jak streamery dla serwerów lokalnych, centralnego robienia kopii zapasowej, ograniczono także wielkość lokalnych sieci komputerowych (we wszystkich bibliotekach poza Ciechanowem i Ostrołęką), Projekt komputeryzacji bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego kosztował Urząd Marszałkowski 500.000,00 zł. Mamy działający system, ale wiemy też, że w niedalekiej przyszłości biblioteki pedagogiczne staną przed koniecznością zakupu streamerów, modernizacją LAN, zakupami dodatkowych licencji. Sygnalizowana jest już potrzeba dokupienia kolejnych modułów Proliba. Wydano dużo, potrzebne jest jeszcze więcej, ale i tak całkiem sporo udało się nam osiągnąć za tę "skromną" kwotę. |
- Spis treści
- Poprzedni - Następny
(C) 2003 EBIB
Komputeryzacja bibliotek pedagogicznych województwa mazowieckiego / Bożena Boryczka // W:Internet w bibliotekach II [Dokument elektroniczny] : łączność, współpraca, digitalizacja : Wrocław, 23-26 września 2003 roku. - Dane tekstowe. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, K[omisja] W[ydawnictw] E[lektronicznych], Redakcja "Elektronicznej Biblioteki", 2003. - (EBIB Materiały konferencyjne). - Tryb dostępu : http://www.ebib.pl/publikacje/matkonf/iwb2/boryczka1.php . - Internet w bibliotekach II. - ISBN 83-915689-5-4
