Dorota Gazicka Centralna Biblioteka Geografii i Ochrony Środowiska Instytut Geografii i Przestrzennego Zagospodarowania PAN Czym "grozi" wykorzystywanie technologii teleinformatycznych w bibliotece? - uwagi praktyka

Nie od dziś wiadomo, że praca bibliotekarza ma w sobie coś z powołania. Choć obecnie zawód ten przestaje się już kojarzyć ze starsza panią w fartuszku i z koczkiem na głowie, dalej wymaga określonych predyspozycji. Dziś od pracowników bibliotek wymagamy nie tylko systematyczności, dokładności, umiejętności pracy z ludźmi, rozległej wiedzy ogólnej czy, w przypadku bibliotek dziedzinowych, specjalistycznej, ale także swobodnego posługiwania się zaawansowanymi systemami komputerowymi. Fakt ten jednak ciągle budzi zdziwienie zarówno u potencjalnych pracowników, jak i organizatorów bibliotek. A przecież z literatury przedmiotu, z doświadczeń polskich i zagranicznych jasno wynika, że zastosowanie technologii teleinformatycznych wymusza wiele zmian w sposobie organizacji i funkcjonowaniu bibliotek.

Informatyzacja zmienia sposób pracy, w szczególności oddziałów gromadzenia i opracowywania, ale także udostępniania i informacji. Te ostatnie zmiany, najbardziej widoczne dla użytkowników, są tak naprawdę już jej efektem końcowym.

Sam proces zwykle nie odbywa się bez trudności. Początkowo nie wszyscy pracownicy akceptują, trywializując sprawę, konieczność zastąpienia tradycyjnej maszyny do pisania klawiaturą komputera czy tradycyjnego listu e-mailem. Nagle zostają "wyrwani" z rutynowych działań i stają oko w oko z nowym. Dlatego w pierwszym okresie nie mogą zostać pozostawieni samym sobie. Muszą mieć wsparcie ze strony przełożonych, aby mogli przełamać początkowe bariery psychologiczne oraz w sposób możliwie szybki i skuteczny podnieść swoje kwalifikacje zawodowe. Dobre skutki motywacyjne przynosi pokazanie, czemu właściwie te zmiany mają służyć, dlaczego należy podjąć trud komputeryzacji. Gdy zaczniemy od podstaw, tłumacząc pracownikom, jak działają kontrolowane kartotekami, zintegrowane komputerowe systemy biblioteczne, dlaczego w Polsce obowiązującym formatem wprowadzania danych jest USMARC (obecnie MARC21) oraz jakie korzyści daje współpraca ogólnopolska, wtedy łatwiej im jest zaakceptować fakt, że teraz co prawda przybędzie im pracy, ale uczestniczą w przedsięwzięciu perspektywicznym, przy okazji zdobywając liczące się na rynku pracy kwalifikacje. W naszej bibliotece zastosowaliśmy, także w praktyce, znaną w naukach geograficznych teorię dyfuzji innowacji. Początkowo skupialiśmy się na wprowadzaniu komputeryzacji w jednym dziale, szkoląc jego pracowników, a ci z kolei wiedzą i najczęściej entuzjazmem dzielili się z następnymi. Skutkowało to tym, że pracownicy działów jeszcze nie skomputeryzowanych, z reguły z jakiś przyczyn zewnętrznych, byli zainteresowani wprowadzeniem nowych technik pracy. Nie zawsze jednak wszystko przebiegało tak sprawnie. Zdarzały się przypadki, mówiąc kolokwialnie, osób "niereformowalnych". Jeśli nie było możliwości przesunięcia ich do innych zadań, musieli się oni, niestety, z biblioteką pożegnać.

Komputeryzacja w bibliotekach to nie tylko wdrażanie poszczególnych modułów systemu bibliotecznego. Dostęp do sieci Internet pozwolił np. na zmianę sposobu pozyskiwania informacji o nowościach wydawniczych. Oczywiście nadal warto wykorzystywać takie źródła informacji, jak np. Przewodnik Bibliograficzny Biblioteki Narodowej czy Forum Książki. Pracownicy oddziałów gromadzenia zyskali jednak nowe możliwości. Dostęp do Internetu umożliwia śledzenie nowości wydawniczych za pośrednictwem stron domowych poszczególnych wydawców czy księgarni internetowych, w tym coraz liczniejszych polskich. Wykorzystując wyszukiwarki internetowe, np. Google, z łatwością można zweryfikować złożony dezyderat czy sprawdzić cenę publikacji otrzymanych drogą wymiany lub darów. Wystarczy w oknie wyszukiwarki wpisać numer ISBN (same cyfry z myślnikami), a - w przypadku książek wydanych w Europie Zachodniej i USA - otrzymamy o nich na ogół pełną informację wydawniczą. Trudniej jednak uzyskać w ten sposób dane o wydawnictwach z Europy Środkowo-Wschodniej, Rosji i Azji.

Warto rozpocząć także współpracę z hurtowniami książek. W tej chwili na przykład otrzymujemy codziennie informację e-mailową o nowościach wydawniczych hurtowni Azymut, a raz w tygodniu o nowościach hurtowni Matras (d. Akademia Klon). Hurtownie zwykle mają jakiś profil tematyczny, dlatego każda z bibliotek musi zrobić własne rozeznanie, z którą z nich warto rozpocząć współpracę. A naprawdę warto. Rozpoczynając stałą współpracę, można otrzymać dostęp, na hasło, do ich Magazynu Wirtualnego. Większość hurtowni prowadzi usługę dostarczania zamówionych (telefonicznie, e-mailem lub faksem) pozycji. Przy zamówieniu powyżej pewnej wartości usługa ta jest bezpłatna. Współpraca z hurtowniami ma jeszcze jeden bardzo ważny aspekt - znacząco obniża koszty zakupu. Średnio jest to 20 % na jednym woluminie , co w skali roku daje już spore oszczędności, nawet przy niewielkich zakupach. W niektórych przypadkach zakup w hurtowni za gotówkę promowany jest dodatkowym 2-3 % rabatem.

Komputeryzacja usprawniła także pracę sekcji wymiany publikacji naukowych. Poza tak prozaicznymi sprawami, jak choćby drukowanie z bazy adresów na listachdo, największą zmianą jakościową było zastąpienie tradycyjnych listów i reklamacji korespondencją prowadzoną za pomocą poczty e-mailowej. Szczególne znaczenie miało to w przypadku kontaktów z kontrahentami zagranicznymi. Obecnie nie trzeba już tygodniami czekać na odpowiedź. Często w ciągu jednego dnia można ustalić aktualny bilans z partnerem, np. ze Stanów Zjednoczonych. Zamówić u niego poszukiwaną przez czytelnika pozycję, czy uzyskać odpowiedź na reklamacje. Szybciej reagować możemy teraz także na rozsyłane przez zagraniczne biblioteki listy dubletów, dzięki czemu zwiększa się szansa na to, że otrzymamy interesujące naszych czytelników pozycje. Niebagatelną sprawą są też oszczędności w wydatkach na opłaty pocztowe. Niestety, w polskich bibliotekach ciągle jeszcze napotyka się opór w stosowaniu tej metody komunikacji i nie wynika on bynajmniej z braku dostępu do Internetu.

W krótkim artykule nie sposób poruszyć wszystkich ważnych aspektów informatyzacji bibliotek. Jedną z bardziej znaczących, rewolucyjnych zmian, którą warto jednak zasygnalizować, gdyż budzi większe emocje wśród pracowników niż komputeryzacja udostępniania, jest katalogowanie komputerowe. W tradycyjnej bibliotece z reguły pozycję najpierw klasyfikowano rzeczowo. Osoby katalogujące dublowały karty katalogowe tyle razy, ile wynikało to z klasyfikacji i z faktu, czy dana pozycja znaleźć miała się w wykazie nabytków. Teraz proces ten został odwrócony. Zazwyczaj najpierw opracowuje się potrzebne hasła formalne, tworzy rekord bibliograficzny i egzemplarza, dopiero na końcu tworzy, o ile ich jeszcze nie ma w bazie, i dodaje hasła przedmiotowe. Istnieje już także znacznie przyspieszająca pracę możliwość importu danych ze źródeł zewnętrznych (po spełnieniu odpowiednich wymogów). W przypadku polskich bibliotek współpracujących z Narodowym Uniwersalnym Katalogiem (NUKat), coraz częściej zdarza się, że wręcz można przejąć kompletny rekord bibliograficzny wraz z wszystkimi potrzebnymi hasłami, tak formalnymi, jak i przedmiotowymi. A jeśli rekordu nie ma w bazie centralnej, tworzy się go w niej i dopiero importuje do katalogu lokalnego własnej biblioteki. Kolejna biblioteka w Polsce nie musi go już zatem opracowywać, a jedynie przejmuje wraz z wszystkimi hasłami, a w katalogu centralnym dopisuje się informacja, że dana pozycja znajduje się również w tej bibliotece, która właśnie ten rekord pobrała. Im więcej do tego ogólnopolskiego projektu włączy się bibliotek specjalistycznych, tym większe korzyści będą z tej współpracy miały. W przypadku naszej Biblioteki zauważamy już pewien postęp w tym zakresie. Wiele opisów pozycji krajowych możemy w chwili obecnej przejmować z bazy centralnej, dzięki czemu zyskujemy więcej czasu na tworzenie nowych haseł formalnych i rekordów bibliograficznych dla gromadzonej w bibliotece literatury zagranicznej czy też na retrokatalogowanie. Bardziej złożona jest kwestia haseł przedmiotowych. Ale i w tym względzie liczymy na poprawę, bowiem coraz więcej bibliotek wydziałów nauk o ziemi włącza się do współpracy w ramach NUKat. Z własnego doświadczenia wiemy, że stosunkowo szybko przełamać można lęk pracowników przed podjęciem takiej współpracy. Groźne z nazwy przeszkolenie i egzamin końcowy w Centrum NUKat, dające uprawnienia do wprowadzania danych, nie okazują się wcale takie straszne. Zaś włożony wysiłek intelektualny i organizacyjny daje dużo satysfakcji oraz świadomość tego, że budowany katalog naszej biblioteki zawiera poprawne dane, które w przyszłości bez strat przenosić będzie można do kolejnych wersji oprogramowania.

Jak widać wprowadzenie w bibliotekach systemów komputerowych pozwalających na wzajemne przejmowanie danych, m.in. za pomocą protokołu ZX3950, zaowocowało także bliższą współpraca między bibliotekami. Początkowo współpraca ta odbywała się przeważnie, w ramach konsorcjów użytkujących jeden zintegrowany system komputerowy i polegała na wymianie doświadczeń na różnych etapach jego wdrażania. W latach 90. zaczęły, jak wiadomo, funkcjonować w Polsce porozumienia użytkowników takich programów, jak np. VTLS, Aleph, Horizon, Prolib. Bardzo dobrym przykładem takiej współpracy, zapoczątkowanej zakupem i użytkowaniem wspólnego systemu komputerowego, są łódzki czy poznański ośrodek akademicki. Na szczególne podkreślenie zasługuje fakt, że np. w Poznaniu zakupiono jeden system biblioteczny Horizon, który obsługuje dziś jedną wspólną bazę czytelników (ok.90 tys.). Wydana w jednej bibliotece karta biblioteczna ważna jest więc w pozostałych 9 bibliotekach zrzeszonych w Poznańskiej Fundacji Bibliotek Naukowych. Odnotowujemy w kraju także wspólne inicjatywy dotyczące konsorcyjnego dostępu do elektronicznych czasopism i baz danych ( np. EIFL, Elsevier, Kluwer , Springer, SCI) czy prac nad budową bibliotek cyfrowych.

Innym przykładem szerszej współpracy różnego rodzaju bibliotek, możliwej tylko dzięki rozwojowi technologii teleinformatycznych, jest powstanie ogólnopolskiego Katalogu Rozproszonego Bibliotek, a także współpraca w ramach wzmiankowanego już NUKat (http://www.nukat.edu.pl), tworzonego metodą współkatalogowania (obecnie już przez 34 biblioteki w kraju).

Lepsza informacja o zbiorach bibliotek, możliwa dzięki tej współpracy, przekłada się m.in. na wzrost wypożyczeń międzybibliotecznych oraz stale zwiększającą się liczbę użytkowników spoza jednostek macierzystych bibliotek. Pracownicy działów informacji uzyskali przecież nowe wspaniałe narzędzia pracy - katalogi on-line. Łatwiej im zlokalizować poszukiwaną przez użytkowników literaturę, zarówno w bibliotekach polskich, jak i zagranicznych. Nie muszą oni już teraz polegać tylko na coraz bardziej "dziurawych" tradycyjnych katalogach centralnych. Dodatkowym źródłem informacji są specjalistyczne bazy danych: bibliograficzne, abstraktowe czy wreszcie pełnotekstowe. Tradycyjne rewersy międzybiblioteczne wypiera szybsza korespondencja e-mailowa, a kserokopie artykułów - ich wersje elektroniczne.

Mnogość źródeł informacji i technik komunikacji sprawia, że nie tylko czytelnicy, ale i sami pracownicy bibliotek ciągle jeszcze nie potrafią sprawnie się po nich poruszać. Sprawę komplikuje dodatkowo fakt, że dość często źródła te, a właściwie ich interfejsy na stronach WWW, zmieniają wygląd, układ czy wręcz oferowane funkcje. Jeśli pracownicy bibliotek nie nadążają za zmianami, to co dopiero mają powiedzieć użytkownicy naszych bibliotek? Dlatego niezbędna okazuje się zmiana podejścia do osób korzystających z bibliotek, bowiem coraz częściej czują się one zagubione w "morzu możliwości", co dodatkowo pogłębia ich library anxiety. Dla najstarszych wiekowo użytkowników skomputeryzowanej biblioteki spotkanie z nowymi technologiami okazuje się barierą nie do pokonania. Wtedy, w sposób niezwykle umiejętny, a przede wszystkim samorzutny, wkroczyć musi bibliotekarz. O tym, komu należy zaproponować pomoc, najczęściej świadczy zachowanie czytelnika. Nie można się tu zasłaniać nadmiarem własnych obowiązków. Często wystarczy bowiem tylko jednokrotna pomoc, aby użytkownik stał się samodzielny, a co najważniejsze przekonał się do nowych możliwości oferowanych przez bibliotekę. Podobnie jest zresztą z użytkownikami obytymi z Internetem, którzy w przypadku korzystania z katalogów on-line i tekstowych baz danych stają często bezradni wobec zastosowanych w nich języków informacyjno-wyszukiwawczych lub zupełnie nie wykorzystują możliwości wyszukiwawczych, jakie one stwarzają. Musimy pamiętać, że czym innym jest wyszukiwanie informacji w internetowych wyszukiwarkach typu Google, którymi niezwykle sprawnie posługuje się młode pokolenie, a zupełnie inną sprawą stosowane w katalogach komputerowych hasła przedmiotowe, dodatkowo najczęściej zupełnie różne w różnych bibliotekach.

Oczywiście spotykamy już i takich użytkowników, których dla odmiany uczyć trzeba korzystania z tradycyjnych katalogów kartkowych. To dla tej właśnie grupy użytkowników w naszej bibliotece w pomieszczeniu z katalogami zawisły ponownie wzory prawidłowo wypełnionych rewersów. Wydaje się, że jeszcze przez dłuższy czas będą one w użyciu, jako że w skali kraju, z powodu braku środków na ten cel, retrokatalogowanie zbiorów posuwa się bardzo powoli.

Korzystając już na co dzień z nowych technologii, chyba nie uświadamiamy sobie, jak wiele nowych "barier" postawiliśmy przed użytkownikami naszych bibliotek. Są nimi wszelkiego rodzaju samoobsługowe kopiarki, niby podobnie, a jednak inaczej zorganizowane księgozbiory, katalogi on-line, różnego rodzaju bazy danych. A przecież stare bariery nie zniknęły. Dlatego nie może być sytuacji, w której czytelnicy boją się spytać o cokolwiek. Wiemy, że tak się niestety w wielu bibliotekach ciągle jeszcze dzieje.

Z perspektywy biblioteki dziedzinowej, której użytkownikami są głównie naukowcy i studenci różnych uczelni w kraju, zjawiska te widać w całej rozciągłości. Dlatego po okresie, w którym środowisko bibliotekarskie absorbowały sprawy techniczne związane z wdrażaniem komputeryzacji, przyszedł czas na to, by poświęcić szczególną uwagę tym, dla których komputeryzację się wprowadza. Starajmy się w trakcie prowadzonych szkoleń bibliotecznych położyć większy nacisk na metodologię poszukiwań bibliograficznych. Na pokazanie, do czego służą indeksy słów kluczowych, a co jest siłą indeksów alfabetycznych, w szczególności przedmiotowych z całym ich bogactwem tropów. Może czas na kolejną próbę przeforsowania wprowadzenia choćby paru godzin takiego szkolenia w momencie, gdy studenci rozpoczynają specjalizację. Poznają oni wówczas możliwości, jakie oferują im polskie biblioteki, a ich podstawowym źródłem wiedzy nie będą nieautoryzowane strony internetowe i wyrywkowa literatura.

Organizacja naszych bibliotek musi ewoluować w kierunku modelu zachodnich bibliotek, do których przychodzi się z własnej potrzeby, a nie z przymusu. W naszych bibliotekach użytkownik sam lub z pomocą fachowej obsługi znaleźć powinien każdą potrzebną mu informację, nie tylko tę związaną bezpośrednio z zasobami biblioteki, w której się znajduje. Wtedy nie staniemy się, jak przewidują niektórzy, placówkami muzealnymi.