Agnieszka Jaskanis, Anna Laszuk, Maria Wrede Państwowe Muzeum Archeologiczne Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Biblioteka Narodowa Gromadzenie, wymiana i udostępnianie informacji o dobrach kultury przechowywanych w archiwach, bibliotekach i muzeach [1]

Opracowany przez Komitet Badań Naukowych i Ministerstwo Łączności a przyjęty przez Radę Ministrów 28 listopada 2000 roku dokument Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce przewiduje ustanowienie wieloletniego programu rozwoju regionalnego, w ramach którego tworzone mają być punkty publicznego dostępu do sieci Internet, zlokalizowane m.in. w bibliotekach, szkołach, muzeach, urzędach administracji państwowej i samorządowej, wyspecjalizowanych jednostkach resortowych. W dokumencie zawarty jest także postulat tworzenia systemów informacyjnych umożliwiających obywatelowi dostęp do aktualnych danych. Systemy resortowe powinny zapewniać techniczną możliwość wymiany danych pomiędzy nimi w ustalonym formacie,^[2] wiemy jednak z własnego doświadczenia, że techniczne możliwości nie zastąpią właściwie przygotowanych i opracowanych opisów merytorycznych.

Wielokrotnie przedstawiciele archiwów, bibliotek i muzeów dyskutowali o standardach opisu zbiorów, a także o potrzebie czy wręcz konieczności udostępniania społeczeństwu informacji o zbiorach dóbr kultury zgromadzonych w tych instytucjach. Zwracano uwagę na ograniczenia i uwarunkowania zewnętrzne, jak i wewnętrzne instytucji, które wpływają na możliwość udostępnienia już dziś społeczeństwu zasobów wiedzy gromadzonej w instytucjach kultury.

Jesteśmy świadomi problemów związanych z udostępnieniem społeczeństwu informacji o kolekcjach naszych instytucji. Propozycja nasza dotyczy aspektów merytorycznych, które w przyszłości posłużą budowie wspólnych banków danych. Pomijamy celowo problematykę informatycznych rozwiązań zakładając, że będą one odpowiednie do stanu rozwoju technicznego w momencie tworzenia projektu. Wnioski, które chcemy przedstawić, wynikają z analizy i porównania systemów informacyjnych istniejących w praktyce muzealnej, archiwalnej i bibliotecznej. Prezentowane schematy informacji zawierają pewne uogólnienia, nie wnikają w specyficzne szczegóły, gdyż zamiarem autorek było znalezienie punktów wspólnych dla naszych trzech dziedzin, a nie rozważanie, nie zawsze rozwiązanych, głębokich problemów metodologicznych.

Doświadczenie związane z ujednolicaniem opisów dóbr kultury i połączeniem ich w system informacji posiadają, choć w różnym zakresie, wszystkie grupy placówek - archiwa, biblioteki i muzea. Opisy biblioteczne są najbardziej rozbudowane, podjęto już próby internetowego udostępniania informacji bibliotecznych gromadzonych w różnych placówkach [http://www.nukat.edu.pl/katalog, http://karo.umk.pl]. Opisy archiwalne, poza siecią archiwów podlegających Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, są dość niejednolite i zróżnicowane. Zastosowanie zestandaryzowanej komputerowej bazy danych SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego) we wszystkich archiwach państwowych oraz w kilku innych instytucjach nie podlegających Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych zaowocowało utworzeniem centralnej ewidencji na poziomie zespołu, dostępnej od 2001 roku w Internecie [http://sswim.dag.pl).

Standard muzealny był dyskutowany w gronie specjalistów przez wiele miesięcy i metoda doboru cech muzealiów, które można uznać za zestaw "minimum informacyjnego", wystarczający do ich identyfikacji w zbiorach instytucji, sądząc po wynikach, sprawdziła się. Dlatego w odniesieniu do dóbr kultury w zbiorach archiwów i bibliotek przyjęłyśmy wzorem muzeów podobną drogę poszukiwań.

Przedmiotem rozważań było określenie podobnego jak w muzeach, "minimum informacyjnego", które można bezpiecznie publikować w Internecie dając społeczeństwu możliwość zapoznania się z kolekcjami i jednocześnie nie narażać zbiorów i instytucji na straty materialne i niematerialne. W trakcie dyskusji próbowałyśmy dostosować do rozwiązania przyjętego w muzeach model opisu stosowany w bibliotekach i archiwach. Naszym zamierzeniem było nie szukanie przeszkód i różnic, lecz wyłowienie jak największej liczby elementów wspólnych lub zbliżonych.

Rysunki 1., 2. i 3. pokazują schematycznie proces doboru informacji o zbiorach poszczególnych instytucji do standardów "minimum": SSWIM (Sieciowy System Wymiany Informacji Muzealnej), SSWIB (Sieciowy System Wymiany Informacji Bibliotecznej) oraz SSWIA (Sieciowy System Wymiany Informacji Archiwalnej). W trzech grupach instytucji, z rozbudowanych modeli opisu zbiorów o charakterze formalno-naukowym, wybrano, zgodnie z obowiązującym prawem oraz kierując się zaleceniami i doświadczeniami placówek polskich i międzynarodowych, zestawy cech umożliwiające identyfikację poszczególnych obiektów w zbiorach archiwów, bibliotek i muzeów.

W trakcie ustaleń okazało się, że największy problem w porozumieniu między przedstawicielami trzech grup instytucji stanowią bariery terminologiczne, gdyż np. archiwiście, biblioteczne oznaczenie odpowiedzialności lub muzealne uogólnienie atrybucja nie zawsze będzie kojarzyć się z twórcą. Pomijając aspekt terminologiczny porównanie zakresu pojęciowego struktur opisu zbiorów tych instytucji wykazuje duże podobieństwo (por. rys. 1., 2. i 3.).

Muzea

Rys. 1. Schemat wyboru cech muzealiów przeznaczonych do udostępniania poprzez sieć Internet.

Udostępnianie informacji o obiektach i kolekcjach gromadzonych, przechowywanych, konserwowanych, badanych i wystawianych w muzeach jest formą ochrony dziedzictwa kulturowego, obejmującego również ochronę muzealiów. Systemy informacyjne w tej dziedzinie mają przede wszystkim tworzyć warunki łatwego i powszechnego, wirtualnego dostępu społeczeństwa do dóbr kultury, ich dokumentacji i opracowań naukowych. Obowiązek taki nakłada ustawa z 21 listopada 1996 roku o muzeach,^[3] a zwłaszcza jej art. 1, w którym podana jest częściowa definicja prawna muzeum przez wskazanie podstawowego celu misji społecznej tego rodzaju instytucji kultury. Celem tym jest [...] trwała ochrona dóbr kultury, informowanie o wartościach i treściach gromadzonych zbiorów, upowszechnianie podstawowych wartości historii, nauki i kultury polskiej oraz światowej, kształtowanie wrażliwości poznawczej i estetycznej oraz umożliwianie kontaktu ze zbiorami [...].

W 1996 roku powstał program komputerowy o nazwie Sieciowy System Wymiany Informacji Muzealnej - SOWIM autorstwa dr Doroty Folgi-Januszewskiej z Muzeum Narodowego w Warszawie i mgr Agnieszki Jaskanis z Państwowego Muzeum Archeologicznego w Warszawie oraz firmy komputerowej DAg. Jest on odpowiedzią na zapotrzebowanie środowiska muzealnego na narzędzie umożliwiające międzyinstytucjonalną wymianę informacji o zbiorach dóbr kultury oraz rosnącą społeczną presję na uzyskanie szybkiego dostępu do informacji o dziedzictwie zgromadzonym w muzeach. Jednym z podstawowych celów przygotowania projektu i programu komputerowego SSWIM było stworzenie ogólnopolskiej bazy informacji o zbiorach muzealnych dostępnej w sieci Internet. Program jest wynikiem zbiorowej pracy koncepcyjnej samoistnie wytypowanych liderów we wprowadzaniu nowych rozwiązań techniki komputerowej i zarządzania informacją o zbiorach w muzeach. W grupie przedstawicieli 20 muzeów osiągnięto środowiskowe porozumienie dotyczące zakresu wymiany bezpiecznej informacji.

Kolekcje muzealne są bardzo zróżnicowane pod względem kategorii zgromadzonych przedmiotów, funkcji, stanu zachowania itp., stąd metodologia ewidencji i opisu katalogowego tych kolekcji jest zróżnicowana. Zadaniem muzealników było wyselekcjonowanie cech muzealiów, które zgodnie z obowiązującym prawem oraz zgodnie z istniejącymi uzgodnieniami międzynarodowymi można udostępnić społeczeństwu bez narażania na straty materialne i niematerialne instytucji. Na standard muzealny składają się dwie grupy informacji określone jako Standard I i Standard II udostępniania informacji muzealnej w Sieciowym Systemie Wymiany Informacji Muzealnej. ^[4]

Oba standardy wypracowane zostały w oparciu o wieloletnie doświadczenia muzealników polskich w notacji muzealnej oraz uwzględniły międzynarodowe zalecenia standaryzacyjne takich organizacji, jak Międzynarodowa Rada Muzeów - ICOM przy UNESCO, CIDOC, CEICOM, Getty Foundation i innych. W standardach uwzględniono wizualizację obiektów muzealnych, co znacząco ułatwia percepcję udostępnianej informacji. SSWIM został uznany przez CEICOM (Central European ICOM Group) za polskie rozwiązanie standaryzacyjne w ramach standaryzacji CIDOC ICOM.

Program SSWIM jest z założenia programem informacyjnego minimum. W intencji autorów, program funkcjonować ma jako narzędziowa "nakładka" na istniejące programy inwentaryzacyjne, umożliwiająca wymianę części informacji rejestrowanych w muzealnych bazach danych poprzez sieć zewnętrzną. System umożliwia:

• wprowadzania podstawowych danych o zbiorach do lokalnych baz danych - dla muzeów nie posiadających własnych systemów ewidencjonowania zbiorów,
• tworzenie ogólnopolskiej bazy danych o zbiorach przechowywanych w muzeach,
• wymianę danych pomiędzy muzeami tworzącymi sieć,
• odczyt informacji przez polskie i zagraniczne instytucje oraz osoby zainteresowane kolekcjami polskich muzeów.

Standard I - opracowany został z myślą o szerokiej grupie odbiorców spoza muzeów dla potrzeb między innymi: edukacji w szkołach, uatrakcyjnienia turystyki, ułatwienia organizatorom muzeów zarządzania dziedzictwem muzealnym, ochrony zbiorów, np. przez udostępnienie informacji policji i służbom celnym.
Standard II - dostępny tylko dla muzeów tworzących sieć. Do celów porównawczych ze standardami archiwów i bibliotek przyjęto cały zakres udostępnianej informacji muzealnej, tzn. standard I i II.

Opis poszczególnych pól SSWIM

1. instytucja
   1. nazwa instytucji - pełna nazwa instytucji, zgodna z jej statutem, nazwa tożsama z wymienioną w rejestrze muzeów, prowadzonym przez Ministra Kultury
   2. kod instytucji - trzy-pięcioznakowy kod przydzielany instytucjom na potrzeby komputerowej wymiany danych, nawiązuje do tradycyjnie używanych skrótów nazw instytucji
   3. adres muzeum - adres pocztowy
   4. status muzeum - forma własności na podstawie zapisu w statucie muzeum
   5. rodzaj zbiorów - hasłowe określenie zbiorów muzeum
2. numer inwentarza
   1. numer inwentarza - aktualnie używany numer inwentarza lub stosowany numer identyfikujący muzealium w zbiorach
3. atrybucja
   1. autor - informacje o autorze obiektu (nazwisko, imię i daty życia)
   2. kultura - kiedy nie można podać jednoznacznie autora, przybliża się atrybucję obiektu przez wybranie nazwy kultury
   3. kręgu - analogicznie jak kultura
   4. miejsca pozyskania - cechy adresowe miejsca pozyskania (odnalezienia)
4. rodzaj muzealium - hasłowe określenie rodzajów obiektów muzealnych
5. nazwa muzealium
   1. nazwa - zwyczajowa nazwa, pod którą wymieniany jest obiekt, w szczególnych przypadkach zastępuje ona tytuł, który nie jest znany lub nie jest stosowany
   2. tytuł oryginalny - nadany przez autora pracy, twórcę lub występujący w innych źródłach historycznych
   3. tytuł nadany - stosowany w muzeum lub wtórnie stworzony dla danego obiektu
6. czas powstania/chronologia
   1. Rok od....Rok do.... - pozwala na dokładne wpisanie daty
   2. chronologia - opis - określenia historyczno-czasowe
7. surowiec (in. podłoże)
8. technika wykonania
9. wymiary
   1. wymiary podstawowe - charakteryzujące obiekt
   2. wymiary - opisowo - inne pomiary istotne przy identyfikacji obiektu
10. rejestracja multimedialna

Biblioteki

Rys. 2. Schemat wyboru cech dokumentów bibliotecznych przeznaczonych do udostępniania poprzez sieć Internet.

Standard Wymiany Informacji Bibliotecznej czyli podstawowy zestaw informacji, który powinien obowiązywać w opisach wszystkich dokumentów bibliotecznych nie został jeszcze ustalony. Powinien być przedyskutowany najpierw w środowisku bibliotekarskim, jednak także w trakcie tej dyskusji należy mieć na względzie cel wyższy - pogłębioną współpracę z archiwami i muzeami. Ujęte przepisami norm opisy druków na I, II i III stopniu szczegółowości będą niewątpliwie punktem wyjścia do ustalenia, które z elementów opisu innych dokumentów bibliotecznych muszą, które tylko powinny, a które nie mogą być z nimi zgodne i w jakim zakresie. Przykładem ujednolicania standardów wewnątrz bibliotecznej wymiany informacji, może być zmiana przyjęta w obowiązującym dotąd opisie paginacji rękopisu spowodowana dostosowaniem do wymagań opisu dokumentu przeznaczonego do mikrofilmowania. Niniejsza propozycja standardu informacji udostępnianej przez biblioteki do proponowanej wspólnej z archiwami i muzeami platformy informacyjnej jest sugestią zgody na najmniejszy zestaw informacji, które już na obecnym etapie będą mogły być wspólnie normalizowane. Podstawowe informacje o obiekcie, z którymi biblioteki niewątpliwie będą mogły wejść do wspólnej platformy informacyjnej pokrywają się w zasadzie z I stopniem szczegółowości opisu dokumentu bibliotecznego. Nie wszystkie dane są w równym stopniu obowiązkowe dla wszystkich rodzajów dokumentów bibliotecznych.

1. Numer inwentarza/sygnatura katalogowa dokumentu
   W stosunku do druków nowszych i czasopism podawanie w tym miejscu numeru inwentarza niczemu nie służy, zaś podawanie sygnatur magazynowych wydaje się niezupełnie uzasadnione. Natomiast dla niemal wszystkich zbiorów specjalnych numer inwentarza bądź katalogu jest niezbędnym elementem identyfikacji obiektu. Wymaga niewątpliwie uzgodnienia możliwie jednolity i jednoznaczny kształt takiego numeru podlegający łatwemu porządkowaniu komputerowemu. Dlatego konieczne jest wynegocjowanie uzasadnionych odstępstw od wspólnej zasady.
   
2. Hasło główne
   Postulatem jest taka normalizacja kartotek wzorcowych haseł indeksowych (nie tylko haseł głównych), która uwzględni potrzeby także wszystkich rodzajów zbiorów bibliotecznych i będzie prowadzona w rzetelnej współpracy z archiwami i muzeami.
   
3. Tytuł właściwy i oznaczenie odpowiedzialności
   
4. Oznaczenie wydania, miejsce wydania/powstania
   Te elementy opisu są w stosunku do druków obowiązkowe bądź opcjonalne, ale w stosunku do rękopisów właściwie nie mają zastosowania na I stopniu szczegółowości opisu.
   
5. Data wydania/powstania
   Przede wszystkim zbiorów specjalnych dotyczy konieczność ujednolicenia zapisu dat przybliżonych. Ujednolicenie tego zapisu powinno stać się jednym z pierwszych tematów rozmów z archiwami i muzeami.
   
6. Określenie rodzaju dokumentu bibliotecznego
   Niezbędne będzie stworzenie tezaurusa (kartoteki wzorcowej) stosownych określeń. Informacje naukowe wydzielane są jako osobna grupa danych przede wszystkim w muzeach, gdzie podlegają szczególnej ochronie prawem autorskim. W bibliotekach granica między danymi podawanymi jako obowiązkowe i anonimowe, a informacjami zgromadzonymi w rezultacie żmudnej pracy badawczej jest mniej wyraźna. Jednak rodzaj wiedzy i nakład pracy potrzebny w zbiorach specjalnych do ustalenia czasem zupełnie podstawowych elementów opisu wymaga ustalenia granicy. Może podstawą dyskusji może tu być zaproponowany II i III stopień szczegółowości opisu dokumentu bibliotecznego. Natomiast wydaje się poza dyskusją potraktowanie jako niedostępnych dla czytelnika internetowego informacji o zasobie stanowiących część opisu dokumentu.
   
7. Dane z księgi nabytków
   Zastrzeżone dla niektórych tylko pracowników biblioteki dane dotyczące nabycia, nazwisko i adres oferenta, cena, szczegóły warunków nabycia.
   
8. Sygnatura magazynowa/miejsce przechowywania
   Sygnatury udostępniane czytelnikom jako katalog zbiorów własnych biblioteki oraz nie udostępniane informacje dotyczące skarbca i innych systemów ochrony zbiorów.
   
9. Informacje do użytku wewnętrznego
   Zastrzeżone dla niektórych tylko pracowników biblioteki dane szczegółowe dotyczące dokumentu bibliotecznego.

Archiwa

Rys. 3. Schemat wyboru cech zbiorów archiwalnych przeznaczonych do udostępniania poprzez sieć Internet.

Dopasowanie stosowanych w archiwach przepisów do schematu muzealnego sprawiało trochę kłopotu i to nie tylko dlatego, że odmienna jest w nich sytuacja prawna.^[4] Uproszczeniu trudno podlegały stosowane lub proponowane do stosowania standardy opisu archiwalnego oraz konieczność ich uwzględniania przy opisach na różnych poziomach. Przegląd sytuacji w archiwach wskazuje, że funkcjonują w nich rozmaite, mniej lub bardziej spójne standardy opisu. Zaliczyć do nich należy: opracowany przez prof. B. Ryszewskiego teoretyczny model opisu FOPAR, przewidujący dziewięć poziomów opisu: archiwum, archiwum historyczne, grupa zespołów, zespół, podzespół, seria, klasa, jednostka archiwalna, dokument;^[6] międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD(G) opracowany przez komisję Międzynarodowej Rady Archiwów zakładający istnienie sześć poziomów opisu: archiwum, zespół, podzespół, seria, podseria, jednostka archiwalna, dokument;^[7] standardy oficjalne wynikające z zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, wprowadzających wskazówki metodyczne, a w innych instytucjach - z przepisów resortowych i wewnętrznych. Są wreszcie standardy zwyczajowe, przyjmowane przez historyków lub indywidualnych pracowników archiwów.

Zakres funkcjonowania archiwów określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia wykonawcze, a praktyczne aspekty działania wytyczają liczne zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, wskazówki metodyczne oraz przepisy resortowe i wewnętrzne. Stwarza to sytuację, w której najbardziej kompletny zbiór przepisów metodycznych obowiązuje w archiwach państwowych.^[8] Wynikają z nich różne obowiązki, także w dziedzinie opisu zasobu oraz udzielania informacji o nim. Na skutek stosowania określonych metod opracowania zasobu archiwa dysponują obecnie olbrzymią ilością informacji figurującą przeważnie na papierze. Przeniesienie ich na nośnik elektroniczny umożliwi wymianę danych z bibliotekami i muzeami. Częściowo prace te są już wykonane - podstawowy opis zasobu wszystkich archiwów państwowych na poziomie zespołu jest umieszczony w bazie danych SEZAM, opisy jednostek archiwalnych i dokumentów gromadzone są w komputerowych bazach danych o charakterze inwentarzy.

Widać, że opis zasobu archiwalnego może być i jest wykonywany na różnym poziomie. W praktyce najczęściej stosowany jest opis archiwaliów na poziomie zespołu, serii, jednostki archiwalnej oraz dokumentu. Każdy z tych poziomów może zawierać informacje specyficzne, lecz niektóre z nich są na pewno wspólne. Przyjmując, że na początkowym etapie wymiany informacji podstawową jednostkę opisu stanowić będzie zespół, można wyznaczyć zakres informacji, którymi będziemy dysponować na tym poziomie. W schemacie uwzględniono informacje podawane zarówno przy opisie zespołu, jak i jednostki archiwalnej.^[10] Jednostka archiwalna stanie się zapewne kolejnym poziomem opisu, podlegającym gromadzeniu i wymianie informacji. Gwiazdki widoczne przy nazwie twórcy, dziejach twórcy i księdze nabytków wskazują te dane, których się raczej nie podaje w odniesieniu do jednostki.

Minimum informacji o obiekcie wynika z jego istoty i nie wymaga na ogół szczegółowych studiów w celu jego ustalenia i sporządzenia. Składa się na to: nazwa zespołu (lub tytuł jednostki archiwalnej); numer zespołu (lub sygnatura jednostki archiwalnej) nadawany przez archiwistę, daty dokumentacji; jej rozmiar, który w archiwach podawany jest w kilku jednostkach miar (mb. i liczba j. a. w wypadku zespołu, liczba kart lub stron w wypadku jednostki); rodzaj archiwaliów (dokumenty pergaminowe i papierowe, aktowe materiały archiwalne, fotografie, filmy, kartografia, dokumentacja techniczna, nagrania, pieczęcie i inne - obecnie istnieje zamknięta lista rodzajów dokumentacji); nazwa twórcy (często tożsama z nazwą zespołu, można jednak podawać nazwy z różnego okresu funkcjonowania twórcy lub w różnych językach) oraz język dokumentów.

Dalsze opracowanie dokumentacji, zmierzające do sporządzenia pomocy archiwalnych, przynosi kolejne dane, mające często charakter naukowy. Należą do nich: informacje o istniejących pomocach archiwalnych, które wskazują na stopień opracowania zespołu i możliwości dotarcia do potrzebnych dokumentów (np. spis zdawczo-odbiorczy, inwentarz kartkowy lub książkowy, sumariusz); bibliografia (publikacje obrazu lub treści dokumentów lub ich fragmentów, teksty naukowe omawiające lub wykorzystujące dokumenty); hasła indeksowe lub słowa kluczowe dotyczące treści dokumentów; siedziba twórcy (lub miejsce wytworzenia dokumentacji); dzieje twórcy; inne szczegółowe informacje o treści dokumentacji; warunki udostępniania archiwaliów oraz ich kopiowania.

Ostatnią grupę stanowią informacje o charakterze instytucjonalnym: dane dotyczące przejęcia akt do archiwum (data, instytucja przekazująca), data i autor opracowania opisu (uporządkowania zespołu) oraz miejsce przechowywania dokumentacji.

Nie wszystkie z powyższych informacji mogą być udostępniane powszechnie. Do nich należą na pewno informacje o rozmieszczeniu archiwaliów w magazynach oraz częściowo także niektóre indeksy osobowe, dotyczące dokumentacji najnowszej. Znacznie więcej ograniczeń napotyka umieszczanie w sieciach rozległych treści dokumentów, ale to jest już temat osobnych rozważań. Większość tych danych może być jednak udostępniana użytkownikom. Stanowić może ona standard informacji udostępnianej przez archiwa.

Należy wspomnieć o rzeczy niezwykle istotnej dla osoby poszukującej informacji - opisowi archiwaliów towarzyszyć musi wiedza o ich lokalizacji (miejscu przechowywania). Polskie standardy w tym zakresie są zwyczajowe (nazwa instytucji, adres, telefony i faksy, a od kilku lat także numer archiwum nadawany w informatycznych systemach informacyjnych), lecz ISAD(G) przewiduje podanie kodu kraju i kodu archiwum.

Przedstawione wyniki analiz doprowadziły do wyodrębnienia bloków informacji o zbiorach muzeów, bibliotek i archiwów, które można opracować i udostępniać użytkownikom. Można czynić to indywidualnie, niemal dla każdej instytucji osobno. Informacje te można też wymieniać między instytucjami lub łączyć w większe systemy. Podstawą takiej szerokiej działalności musi być zachowanie kilku podstawowych warunków. Zaliczyć do nich należy obecność obowiązkowych pól opisu w strukturze informacji, stosowanie jednakowej, uzgodnionej terminologii i wspólnych słowników wyboru.

Porównanie niektórych elementów stosowanego formularza opisu z szerszym standardem udostępnianego wspólnie opisu obiektu służyć ma pokazaniu kierunku, w którym miałyby zdążać przyszłe prace nad upodobnieniem formularzy opisu obiektów bibliotecznych, archiwalnych i muzealnych. Schematy przedstawiają opis na podstawowych poziomach stosowanych w różnych typach placówek: na poziomie pojedynczego obiektu w muzeach, na poziomie dokumentu w bibliotekach (z możliwością zastosowania również na poziomie zespołu i kolekcji, po wprowadzeniu koniecznych zasad opartych na pogłębionej refleksji metodycznej) oraz na poziomie zespołu w archiwach (z możliwością zastosowania również na poziomie jednostki archiwalnej i dokumentu). Opisom tym w każdym przypadku obowiązkowo towarzyszy opis instytucji przechowującej zbiory. Może on mieć skrótowy charakter, ograniczony do nazwy (pole 852 #b-c),^[9] adresu (pole 852 #e), kodu (pole 852 #j-n) lub numeru i statusu. W praktyce muzeów i bibliotek istotne jest także wskazanie rodzaju zbiorów przez nie przechowywanych, w czym stosowane być mogą zamknięte słowniki (np. malarstwo, rękopisy, fotografie, rzeźba, książki, zabytki archeologiczne, numizmaty itp.)

Opis obiektu zawierać musi kilka elementów. Podstawowy, informujący o umieszczeniu w konkretnym zbiorze, jest numer inwentarza, numer lub sygnatura jednoznacznie wskazujące na opisywany obiekt (pole 960 #a / pole 852 #j).

Dalszym elementem jest określenie twórcy lub autora, a co za tym idzie - miejsca wytworzenia (pole 250 #a, pole 260 #a). Te bloki informacji mają w tradycjach trzech dziedzin najbardziej zróżnicowane określenia: atrybucja w muzeach, oznaczenie odpowiedzialności w bibliotekach (pole 245 #c/ pola 1XX Hasło główne) oraz twórca w archiwach.

Ważne jest także wskazanie rodzaju (typu) obiektu (do dodania w polu polu 245 #z). W tym przypadku zalecane jest stosowanie wspólnych słowników, zawierających takie terminy jak: rękopis, mapa, naczynia, biżuteria, ekslibrys. Każdy z obiektów powinien mieć określoną nazwę lub tytuł (pole 246 wskaźniki 13 #a-g, pole 245 #a-p oraz pole 246 #a-g) - własny oryginalny lub nadany przez osobę opracowującą. Wskazać można przy tym nazwy używane obecnie i poprzednie.

Niezbędnym, choć czasem niemożliwym do dokładnego określenia elementem, jest data powstania obiektu (w zapisie kodowanym do wyszukiwania - pole 008 #c-d). Dlatego obok dokładnych dat muzea i biblioteki przewidują określenie czasowe w tym chronologię względną (pole 260 #c), a archiwa - daty przybliżone i wyróżnianie luk chronologicznych.

Kolejna informacja o obiekcie, ale nie występująca w typowym opisie bibliotecznym, to rodzaj surowca, z którego został on wykonany, podłoże lub nośnik, na którym został zapisany dokument. W tym przypadku można zastosować zamknięte słowniki łączące terminologię używaną w muzeach (np. szkło, metal, glina, papier, płótno) oraz w archiwach (pergamin, papier, taśma magnetyczna, taśma światłoczuła).

Z podłożem (nośnikiem) wiąże się technika wykonania (pole 007 #a). Te informacje również można połączyć w zamknięte listy, które pomogą uniknąć stosowania synonimów (akwarela, ażur, odlew, kucie, maszynopis, rękopis, litografia, zapis analogowy, zapis cyfrowy). Istotną rzeczą, i to nie tylko z punktu widzenia konieczności magazynowania zbiorów, są wymiary (rozmiary) obiektów. W zależności od potrzeb można je określać w jednostkach miar (pole 300 #a) lub podawać wymiary opisowo (pole 300 #a).

Ostatni element z podstawowego standardu opisu jest najbardziej różnorodny. W muzeach będzie to skatalogowana rejestracja multimedialna (np. fotografia, zapis video lub fotografia cyfrowa), w bibliotekach (pole 581 #a) w archiwach zaś - obraz lub omówienie treści dokumentu, np. podane hasła indeksowe, pomoce informacyjne lub dotycząca go bibliografia.

Analiza porównawcza schematów opisu archiwaliów, muzealiów i zbiorów bibliotecznych, a następnie porównanie trzech standardów "minimum informacyjnego" pozwoliła na wyselekcjonowanie zestawu cech obiektów, który może stanowić pomost między zasobami informacji gromadzonych w tych instytucjach. Zestaw ten proponujemy określić jako minimum gromadzenia, wymiany i udostępniania informacji archiwalnej, bibliotecznej i muzealnej .
Składa się on z sześciu elementów :

• nazwa instytucji i kod / nr
• nr identyfikujący obiekt
• autor / twórca
• nazwa / tytuł
• chronologia / datowanie
• rodzaj obiektu

Cechy te zawarte są w modelowych strukturach opisu zbiorów archiwalnych, bibliotecznych i muzealnych. Naszym celem było wybranie ich, a tym samym wskazanie na możliwość dostępu lub przepływu informacji między instytucjami o zróżnicowanych zbiorach.

Najwłaściwszym rozwiązaniem w celu łatwego dostępu do zasobów informacyjnych wspomnianych instytucji wydaje się wykorzystanie sieci Internet. Opracowany powinien być system informatyczny (rodzaj internetowej przeszukiwarki) umożliwiający dostęp do publikowanych przez poszczególne instytucje danych. Przeszukiwarka uwzględniając wspomniane sześć elementów opisu mogłaby dawać odpowiedzi - oczywiście w sposób ogólny - na pytania wymagające łączenia danych z różnych i do dzisiaj oddzielnie działających baz danych archiwów, bibliotek i muzeów.

Możliwość jednoczesnego przeszukiwania baz danych tych trzech rodzajów instytucji wymaga zaistnienia podstawowych warunków:

1. Dane o zbiorach i kolekcjach muszą być dostępne poprzez bazy danych.
2. W strukturze baz danych wszystkich instytucji powinny być wyspecyfikowane wspomniane cechy/pola.
3. Powinien zostać opracowany na poziomie ogólnopaństwowym system informatyczny umożliwiający dostęp przez Internet do zasobów danych muzealnych, bibliotecznych i archiwalnych.

Nasza propozycja jest przyczynkiem w dyskusji dotyczącej procesu standaryzacji udostępniania zasobów danych przechowywanych w archiwach, bibliotekach i muzeach. W najbliższej przyszłości konieczne będzie kontynuowanie lub rozpoczęcie dyskusji na następujące tematy:

1. Ujednolicenia słowników terminologicznych stosowanych w poszczególnych instytucjach.
2. Opracowania wielojęzycznego dostępu do informacji o zbiorach instytucji.
3. Ochrony danych w instytucjach i w sieci Internet oraz ochrony wartości intelektualnych tych instytucji.
4. Określenie jednolitych warunków dostępu i wymiany danych między zróżnicowanymi po względem własnościowym instytucjach.
5. Przygotowanie programu informującego różne grupy odbiorców o możliwości korzystania z zasobów danych archiwów, bibliotek oraz muzeów.

Płaszczyzn współpracy naszych instytucji może być, oczywiście, więcej. Wspólne zadanie, jakim jest ochrona dziedzictwa, nakłada na nas określone obowiązki. W tegorocznym dokumencie Strategia informatyzacji Rzeczypospolitej Polskiej - ePolska za priorytety uznano zarówno Wrota Polski czyli administrację publiczną otwartą dla społeczeństwa informacyjnego, jak i powszechną edukację informatyczną. Przechowywane przez archiwa, biblioteki i muzea zbiory są niewyczerpaną, można by rzec, skarbnicą wiedzy i doskonałym źródłem do wykorzystania w procesie edukacji czy np. promocji regionu. Popularyzacja zbiorów może i powinna odbywać we współpracy. W 2002 roku wspólnie z NASK archiwa państwowe zrealizowały projekt Skarby archiwów polskich, a jego efektem jest prezentacja w witrynie http://www.polska.pl ok. 200 dokumentów - najcenniejszych, najciekawszych, najważniejszych - przechowywanych w archiwach państwowych. Zaproszono do współpracy kilka bibliotek - na razie prezentację kilku dokumentów przygotowała Biblioteka Narodowa. Kontynuacją i rozwinięciem tego projektu jest tegoroczne przedsięwzięcie Miasta w dokumencie. Jego ideą jest przedstawienie historii kilkunastu, na razie, miast i wzbogacenie jej obrazami najistotniejszych dokumentów. Pierwszym miastem, którego opis przygotowano jest Bolimów. Opracowanie historii tego miasteczka, a także następnych, pokazuje, jak bardzo rozproszone są dokumenty dotyczące małych lokalnych społeczności. Liczymy więc na przychylne stanowisko instytucji, do których zwracać się będziemy z prośbą o udostępnienie kopii dokumentów. I zapraszamy do współpracy zarówno przy ewidencjonowaniu polskiego dziedzictwa narodowego, jak i przy jego popularyzacji.

Przypisy

[1] Tekst referatu przedstawiany był na konferencjach: Komputeryzacja archiwów, bibliotek i muzeów. Stan obecny i perspektywy. Warszawa 18-19 czerwca 2001, Biblioteka Narodowa; Konferencja/warsztaty PULMAN, Olsztyn/Stare Jabłonki 10-12 października 2002 r., a wyniki minimum informacyjnego - na VII Forum Informacji Naukowej i Technicznej, Ustroń 17-19 września 2003 r.

[2] Województwo małopolskie prezentacja. Przegląd rządowy, 2001, nr 1 (115), s. 126.

[3] Dz.U.97.5.24

[4] JASKANIS, Agnieszka. Międzymuzealna sieć komputerowa SSWIM - standard udostępniania informacji o muzeach i muzealiach w Polsce. III Forum Konserwatorów. Dobra Kultury w obliczu zagrożeń , Toruń 2000.

[5] Działalność archiwów reguluje ustawa z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dziennik Urzędowy, 2002, nr 171, poz. 1396.

[6] RYSZEWSKI, B. Problemy komputeryzacji archiwów, Toruń, 1994.

[7]  Międzynarodowy standard opisu archiwalnego. Część ogólna ISAD (G), Warszawa 1995; Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych ISAAR (CPF), Warszawa 2000.

[8] Opis zasobu na poziomie zespołu określają m.in. zarządzenie o ewidencji zasobu archiwów państwowych zobowiązujące do prowadzenia kartoteki, spisów zespołów i księgi nabytków i ubytków oraz wskazówki metodyczne do opracowania przewodnika po zasobie archiwum i po zespole (zbiorze) archiwalnym. Opis zasobu na poziomie jednostki archiwalnej określają zarządzenia o sporządzaniu inwentarzy dla zespołów (zbiorów). Szczegółowe wskazówki metodyczne do opracowania różnych typów dokumentacji (kartografików, pieczęci, fotografii, dokumentacji projektowej, akt władz administracji państwowej i samorządowej, nagrań, materiałów filatelistycznych, dokumentów pergaminowych i papierowych, archiwów podworskich, ksiąg miejskich, akt osobowych, akt wyborczych) określają jej opis na poziomie jednostki lub pojedynczego dokumentu. Praktyczne rozwiązania, nie zawsze umocowane w przepisach metodycznych, przynoszą komputerowe bazy danych służące do sporządzania konkretnych pomocy.

[9] Wspólny formularz opisu archiwaliów na różnych poziomach został zastosowany w komputerowej bazie danych używanej do opisu poloników w zasobach instytucji zagranicznych - Reconstitution of the Memory of Poland, Warszawa 2000.

[10] Dla przybliżenia do znanych bibliotekarzom bliżej formularzy MARC dodano w nawiasach etykiety pól i określenia podpól.