Mariola Junknikel Biblioteka Uniwersytecka w Łodzi Współpraca z NUKAT z punktu widzenia biblioteki pracującej w systemie Horizon

Mówiąc o współpracy Biblioteki Uniwersyteckiej w Łodzi z NUKAT, trzeba cofnąć się w czasie do roku 2001, a więc do okresu przed uruchomieniem katalogu centralnego. Od tego roku bowiem datuje się współpraca naszej biblioteki z tworzoną już od kilku lat przez biblioteki użytkujące system VTLS Centralną Kartoteką Haseł Wzorcowych, której prowadzenie objęte zostało zakresem działania NUKAT od chwili jego powstania.

Współpraca Biblioteki Uniwersyteckiej w Łodzi z CKHW

Etap ten rozpoczął się w sierpniu 2001 roku zakupem licencji oprogramowania EasyCat/EasyPac. Kilka miesięcy później, w grudniu tego samego roku, pierwsi katalogerzy, po odbyciu cyklu szkoleń i otrzymaniu odpowiednich uprawnień, zaczęli tworzyć i wysyłać rekordy haseł do Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych. Zakupione oprogramowanie umożliwiało wysyłanie własnych rekordów do CKHW, ale ich import odbywał się wyłącznie za pośrednictwem Biblioteki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. Takie rozwiązanie, możliwe do przyjęcia w początkowym okresie współpracy, okazało się niewystarczające, szczególnie z chwilą uruchomienia NUKAT. Zamierzaliśmy podjąć działania w kierunku ujednolicenia naszych baz z Centralną Kartoteką Haseł Wzorcowych poprzez ich jednorazową aktualizację, a następnie rozpocząć codzienne wgrywanie plików poprawek. Podjęcie wysiłków w kierunku realizacji tego zamierzenia to początek naszej współpracy z katalogiem centralnym.

Początki współpracy z NUKAT

Kolejny krok na drodze współpracy z centralnym katalogiem był co prawda naturalną konsekwencją podjętej decyzji, ale wymagał pokonania wielu trudności wynikających z różnic w zakresie formatu haseł wzorcowych między systemem Horizon, stosowanym w naszej bibliotece, a Virtuą jako systemem NUKAT. Potrzebowaliśmy odpowiedniego programu konwersji rekordów kartotekowych, uwzględniającego te różnice. Pierwszym krokiem do jego powstania było sporządzenie tablic przejścia z jednego formatu do drugiego i rozwiązanie problemów w zakresie odmiennych systemów kodowania znaków diakrytycznych. Program konwersji powstał w sierpniu 2002 roku. Realizował on nasze ówczesne potrzeby, umożliwiając konwersję plików haseł wzorcowych, przy uwzględnieniu zmiany kodowania znaków diakrytycznych z ISO6937/2, stosowanym w plikach poprawek z NUKAT, do ALA. Po przeprowadzeniu niezbędnych testów mogliśmy rozpocząć realizację pierwszej planowanej operacji. Nie wszystkie hasła znajdujące się wówczas w bazie bibliotecznej były zgodne z CKHW. Dużą część stanowiły hasła przedmiotowe tworzone lokalnie, a więc z lokalnymi numerami kontrolnymi, oraz kadłubki nie posiadające żadnych numerów kontrolnych, pochodzące z najwcześniejszego okresu wprowadzania systemu HORIZON w naszej bibliotece. Od pana W. Sachwanowicza otrzymaliśmy plik rekordów uzgodnionych z CKHW i wgraliśmy go do bazy, zmniejszając znacznie liczbę kadłubków i haseł lokalnych. Zawierał on 14595 rekordów. W następnej kolejności przesłaliśmy do Centrum NUKAT numery kontrolne haseł wzorcowych z naszej bazy i otrzymaliśmy plik rekordów do jej jednorazowej aktualizacji. Obejmował on 87209 rekordów. Chcąc zachować większą kontrolę nad procesem konwersji i importu, podzieliliśmy duży plik na mniejsze, po 1000 rekordów każdy, i kolejno importowaliśmy je do bazy. Do importu wykorzystaliśmy program MARCIN, stosując opcję wyłącznie nadpisywania rekordów, bez importu rekordów nowych. Po przeprowadzeniu tej operacji i poprawieniu odnotowanych błędów importu, mogliśmy rozpocząć systematyczne wgrywanie poprawek.

Kolejny etap współpracy z NUKAT

Niezależnie od codziennej aktualizacji bazy, chcieliśmy również umożliwić katalogerom import rekordów haseł bezpośrednio z NUKAT. W tym celu, miesiąc po pierwszym programie, powstał kolejny, który pozwolił nam te plany zrealizować. Nowy program, o większym zakresie, umożliwiał konwersję pojedynczych rekordów i dużych plików oraz obejmował wybór dwu sposobów kodowania znaków diakrytycznych - ISO6937/2 i UTF8. Dzięki temu, poza wgrywaniem poprawek, możliwe stało się bezpośrednie kopiowanie rekordów haseł wzorcowych z NUKAT przez bibliotekarzy przeszkolonych w zakresie obsługi programu. Przygotowania do wcielenia w życie tego etapu były o tyle prostsze, że nowy program powstał na bazie tych samych, sporządzonych wcześniej tablic przejścia. Do końca czerwca 2002 roku nasza współpraca z NUKAT ograniczała się do współtworzenia Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych, lecz już od lipca poszerzyła swój zakres o opisy bibliograficzne.

Współpraca w zakresie opisów bibliograficznych

Rekordy bibliograficzne znajdujące się w bazie BUŁ do końca czerwca 2002 roku były tworzone z autopsji przez naszych bibliotekarzy lub trafiały do nas drogą importu z innych bibliotek, głównie z Biblioteki UMK w Toruniu. Jednakże w lipcu 2002 roku rozpoczęto współkatalogowanie w katalogu centralnym i z tą chwilą nasza współpraca z NUKAT musiała wejść w kolejny etap. Katalogerzy BUŁ zaczęli przesyłać pierwsze rekordy bibliograficzne do katalogu centralnego. Korzystali z klienta oprogramowania Virtua i musieli mieć możliwość importu do bazy bibliotecznej przede wszystkim własnych opisów. Taka potrzeba wymagała opracowania konwersji rekordów bibliograficznych z NUKAT do HORIZONA i modyfikacji programu, który w chwili obecnej daje możliwość wyboru jednej z opcji "Hasło", "Opis" w połączeniu z dowolnym systemem kodowania znaków diakrytycznych - ISO6937/2 lub UTF8. W ten sposób nie tylko rekordy własne, ale również autorstwa innych bibliotek mogły zostać zaimportowane przy wykorzystaniu klienta oprogramowania Virtua z katalogu centralnego. Kopiowanie rekordów bezpośrednio z NUKAT pozwala na dodanie symbolu naszej biblioteki w pobieranych rekordach bibliograficznych, co jest niezmiernie istotne dla pełnej realizacji zadania katalogu centralnego, polegającego na dostarczaniu, wraz z opisem dokumentu, informacji o miejscu jego przechowywania.

Poza importami pojedynczych rekordów bibliograficznych z NUKAT rozpoczęliśmy również, podobnie jak to miało miejsce w przypadku haseł wzorcowych, codzienne wgrywanie do bazy plików poprawek. Ta operacja wymagała szczególnej uwagi i odpowiedniego ustawieniu źródeł importu.

Ustawienie źródeł importu dla rekordów bibliograficznych

Naszym podstawowym założeniem było zachowanie w opisie bibliograficznym informacji, które już raz zostały do niego wprowadzone. Dotyczyło to między innymi nagłówka i pola 008, których opracowanie różni się u nas od przyjętego w NUKAT, a także lokalnego pola zawierającego symbol klasyfikacji matematycznej i fizycznej wprowadzonego ze względu na potrzeby bibliotek zakładowych. Te pola musiały pozostać w starym rekordzie w niezmienionej postaci. Problemy stwarzały również pola charakterystyki przedmiotowej. Konieczne było zachowanie dotychczasowych przydziałów w opracowanych już opisach bibliograficznych, a nowe przydziały przedmiotowe, z rekordu importowanego, nie mogły znaleźć się w polach 6XX ze względu na niebezpieczeństwo wygenerowania przez system kadłubków dla haseł, których nie było w naszej bazie. Jednocześnie nie chcieliśmy zrezygnować z charakterystyki przedmiotowej zgodnej z NUKAT. Dlatego po każdym imporcie poprawek wykonujemy następujące czynności:

1. przeniesienie podczas importu pól 6XX do 6X9,
2. zamiana pól 6XX niezgodnych z NUKAT na pola lokalne 69X,
3. usunięcie z rekordu pól 6X9 identycznych z polami 6XX,
4. dodanie do rekordu przydziałów zawartych w polach 6X9 o treści różnej od 6XX.

Po zakończeniu takiego cyklu operacji nadpisany podczas importu rekord posiada pola przydziałów przedmiotowych wyłącznie z charakterystyką przedmiotową zgodną z NUKAT i pola przydziałów lokalnych z dodatkowymi hasłami.

Kontrola zgodności numerów kontrolnych haseł wzorcowych i numerów rekordów bibliograficznych w naszej bazie z numerami kontrolnymi z NUKAT

Aby zachować jak największą zgodność bazy Biblioteki Uniwersyteckiej w Łodzi z CKHW w zakresie zawartości kartoteki haseł wzorcowych, należało systematycznie porównywać listę numerów kontrolnych z NUKAT z plikiem wygenerowanym z własnej bazy. Realizację tego zadania zapewnił nam napisany w tym celu program. Od chwili jego powstania raz w miesiącu wykonujemy takie porównanie i modyfikujemy bazę zgodnie z otrzymanymi wynikami. Modyfikacje haseł przedmiotowych i usuwanie rekordów zbędnych są co prawda systematycznie przeprowadzane zgodnie z informacjami przesyłanymi w komunikatach rhp i biblinfo, ale bierzemy pod uwagę czynnik ludzkiej omylności i dlatego dodatkowy mechanizm kontroli wydaje nam się celowy, co zresztą potwierdzają wykonane dotychczas porównania. Podobnemu celowi służą analogiczne porównania w zakresie opisów bibliograficznych. Niestety, wyniki mogą w tym przypadku dotyczyć tylko niewielkiej części bazy, jakoże znaczna większość to opisy z okresu przed podjęciem współpracy z NUKAT, o lokalnych numerach kontrolnych. Ze względu na to, że numer rekordu jest jedynym punktem porównawczym podczas importu, stosunkowo niewielka liczba rekordów zostaje nadpisana w procesie wgrywania poprawek. Niestety, nie możemy oprzeć się na zgodności numerów ISBN ze względu na to, że nie są one unikalne i powtarzają się w kolejnych tomach i wydaniach tej samej publikacji. Taka sytuacja znajduje odbicie w przedstawionych poniżej statystykach.

Statystyki

Na dzień 27 maja 2003 roku mamy w bazie 72572 rekordy bibliograficzne, z czego 8520 to rekordy pochodzące z NUKAT. W procesie importu nadpisanych zostaje od 6 do 12% procent rekordów w stosunku do zawartości pliku poprawek. Jest to niewiele w porównaniu z liczbą wszystkich rekordów bibliograficznych, ale nie tak mało, jeśli weźmiemy pod uwagę, że opisy pochodzące z NUKAT stanowią tylko ok. 12% wszystkich opisów w naszej bazie. Pozostałe rekordy, pochodzące sprzed okresu współpracy z NUKAT, są autorstwa naszych bibliotekarzy i mają nasze lokalne numery kontrolne, nie mogą więc zostać nadpisane w procesie importu plików rekordów poprawionych. Podsumowując, mimo iż liczba nadpisywanych rekordów stanowi tylko niewielki ułamek opisów posiadanych w bazie, warto kontynuować tę operację, ponieważ zapewnia aktualizację wszystkich rekordów powstałych po rozpoczęciu współkatalogowania w NUKAT, a z czasem, mam nadzieję, w miarę wzrostu naszej bazy, proporcje zmienią się na naszą korzyść.

Liczba haseł wzorcowych zgodnych z NUKAT wynosi na dzień 27 maja 114045. Podczas importu poprawek nadpisanych zostaje od 20 do ok. 70% liczby haseł w pliku rekordów poprawionych. To także niemało, jeśli zdamy sobie sprawę, że nasza baza, mimo, że systematycznie się powiększa, zawiera jedynie niewiele ponad 7% liczby haseł wzorcowych centralnej kartoteki.

Pozytywne i negatywne aspekty współpracy biblioteki pracującej w systemie Horizon z NUKAT

Współpraca z NUKAT odbywa się w dwu kierunkach. Jednym z nich jest import rekordów do bazy, drugim zaś wysyłanie rekordów własnych, zarówno bibliograficznych, jak i wzorcowych do katalogu centralnego. Realizacja tej współpracy niesie ze sobą, szczególnie dla biblioteki pracującej w systemie HORIZON, dodatkowe trudności:

1. biblioteka musi posiadać oprogramowanie klienta Virtua na stanowiskach katalogerów,
2. bibliotekarze muszą opanować pracę w dwu systemach,
3. niezbędne jest posiadanie dodatkowego oprogramowania umożliwiającego konwersję rekordów z jednego systemu do drugiego oraz porównywanie plików,
4. należy systematycznie wprowadzać do bazy zmiany, których dokonuje NUKAT w zakresie kartoteki haseł wzorcowych i opisów bibliograficznych, obejmujące ich modyfikację i usuwanie rekordów zbędnych,
5. wgrywanie plików haseł wzorcowych może spowodować powstanie większej liczby błędów importu wymagających sprawdzenia i poprawienia po każdorazowej operacji.

Praca w dwóch systemach wydłuża czas opracowania rekordu i wymaga obsługi dodatkowego oprogramowania, a wprowadzanie koniecznych poprawek stanowi dodatkowe obciążenie czasowe. Mimo tego podjęcie decyzji o współpracy z NUKAT-em było dla naszej biblioteki dużym krokiem naprzód. Przede wszystkim mamy świadomość, że jako jedna z niewielu bibliotek pracujących w systemie Horizon, uczestniczymy w tworzeniu katalogu NUKAT, który nareszcie zrealizował potrzebę scentralizowania procesu katalogowania dokumentów. Wydłużając czas pracy nad wprowadzanym przez nas rekordem, otrzymujemy w zamian możliwość korzystania z dorobku innych bibliotek dzięki importowaniu opracowanych przez nie wcześniej opisów bibliograficznych i haseł wzorcowych. Oszczędzamy w ten sposób czas i nakład pracy naszych bibliotekarzy.