Maria Wrocławska Uniwersytet Łódzki Biblioteka Uniwersytecka Łódź Współpraca Biblioteki Głównej Uniwersytetu Łódzkiego z bibliotekami zakładowymi w sieci komputerowej Unwersytetu Łódzkiego nad budową wsólnej bazy katalogowej - dotychczasowe osiągnięcia, prace bieżące, planowane działania.

Celem referatu jest przedstawienie przedsięwzięcia organizacyjnego, które powiodło się w Bibliotece Uniwersytetu Łódzkiego oraz związanych z nim rozwiązań technicznych i merytorycznych, które sprawdzają się w praktyce i przynoszą korzyść osobom współpracującym w systemie zintegrowanym.

Krótka historia automatyzacji Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego

Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego (BUŁ) rozpoczęła prace nad automatyzacją procesów bibliotecznych w 1994 roku. Wraz z pozostałymi ośmioma łódzkimi bibliotekami akademickimi i naukowymi Łodzi uczestniczyła w opracowaniu dokumentu The Automation of the Library of the University of Łódź, złożonego do amerykańskiej Fundacji A. W. Mellona wraz z wnioskiem o grant na dofinansowanie wspólnego przedsięwzięcia - automatyzacji bibliotek w zintegrowanym systemie bibliotecznym Horizon. Projekt The Automation of the Library of the University of Łódź stanowił jeden z rozdziałów całościowego opracowania, podobnie jak projekty indywidualne pozostałych bibliotek.

Projekt BUŁ zawierał, poza automatyzacją biblioteki głównej, także koncepcję komputeryzacji bibliotek zakładowych. Biblioteki łódzkie otrzymały grant w 1996 roku; dotacja nie objęła jednak automatyzacji bibliotek zakładowych.

Z końcem roku 1997 biblioteka główna zamknęła, rozpoczęty w 1996 roku, etap konfiguracji bazy głównej, szkoleń w bazie testowej i realizacji założeń projektowych. Od stycznia 1998 roku rozpoczął się - uruchomieniem modułu katalogowania w bazie głównej - etap wdrażania systemu. Wszystkie książki wprowadzone do zbiorów BUŁ z datą wydania od 1998 roku mają w bazie Horizon opisy bibliograficzne opatrzone hasłami pod kontrolą kartoteki haseł wzorcowych. Po zainstalowaniu w 2001 roku pierwszych klientów VTLS, w 2002 roku BUŁ rozpoczęła regularną współpracę z Nukatem. Dziś opracowujemy książki i czasopisma na 24 stanowiskach z zainstalowanym klientem systemu Virtua. Współpraca BUŁ z Nukatem jest przedmiotem osobnego referatu.

Sieć bibliotek zakładowych Uniwersytetu Łódzkiego

Sieć bibliotek zakładowych była w czasie opracowywania projektu i pozostaje do dziś rozproszona po całym mieście. Biblioteki mają zróżnicowane warunki lokalowe - od pomieszczeń w dziewiętnastowiecznych kamienicach do specjalnie dla nich zaprojektowanych lokali w nowo powstałych budynkach uniwersytetu.

Zróżnicowana jest wielkość i status bibliotek, od 1994 roku nie nastąpiły tu istotne zmiany: sieć liczy 103 jednostki organizacyjne:

• cztery biblioteki wydziałowe (Wydziały: Ekonomiczno-Socjologiczny, Matematyki, Prawa i Administracji, Zarządzania),
• pięć kierunkowych (Fizyczna, Geograficzna, Ochrony Środowiska, Polonistyczna, Socjologiczna),
• 11 bibliotek instytutów,
• 60 bibliotek katedr,
• 12 bibliotek zakładów,
• jedna biblioteka filii Uniwersytetu Łódzkiego
• pozostałych 10 - to biblioteki kolegium, studiów, ośrodków badań, muzeum, laboratorium i centrum.

W 25 bibliotekach na 97,5 etatach bibliotecznych pracują 103 osoby. Biblioteki liczące mniej niż tysiąc woluminów, pełniące funkcję księgozbiorów podręcznych, prowadzone są przez pracowników katedr i instytutów.

W 1994 roku dwie duże biblioteki zakładowe prowadziły komputerowe wspomaganie pracy na komputerach klasy PC 486 - jedna w programie ISIS, druga w MAK-u. Biblioteka wydziałowa pracująca w ISIS-ie do dziś pozostaje w tym oprogramowaniu i nie planuje na razie zmiany. BUŁ nie wywiera tu żadnej presji, uznając, że dla powodzenia jakiegokolwiek przedsięwzięcia konieczne jest dostrzeżenie i uznanie potrzeby przez zainteresowaną placówkę oraz jej chęć przeprowadzenia modernizacji.

Automatyzacja bibliotek zakładowych Uniwersytetu Łódzkiego

Założenia przedsięwzięcia. Kryteria wyboru bibliotek

Do prac nad automatyzacją bibliotek zakładowych Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego powróciła w pierwszym kwartale 2001 roku. Biorąc pod uwagę niezwykle zróżnicowaną sytuację bibliotek zakładowych, zdecydowaliśmy przyjąć pięć kryteriów doboru bibliotek, które jako pierwsze dołączyłyby do pracy w systemie zintegrowanym - kryteriów nie związanych ani z ich statusem, ani z wielkością:

• istnienie w bibliotece łącza internetowego bardzo dobrej jakości (od 10 do 155 MB);
• istnienie w budynkach i pomieszczeniach przez nią zajmowanych lokalnej sieci komputerowej (LAN);
• stały nadzór informatyka lub zespołu informatyków nad siecią w budynku, w którym mieści się biblioteka;
• zgoda dziekana wydziału na przeznaczenie funduszów (ze środków statutowych lub środków na działalność dydaktyczną) na zakup licencji systemu Horizon oraz
• zatrudnianie przez bibliotekę wykwalifikowanych pracowników, którzy merytorycznie podołają szkoleniom i opanowaniu systemu Horizon.

Wybrane zostały Biblioteki: Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego, Socjologiczna, Polonistyczna Wydziału Filologicznego, Instytutu Anglistyki, Wydziału Matematyki, Fizyczna i Geograficzna, ponieważ spełniały równocześnie wszystkie wymienione warunki. Na prośbę Zakładu Ochrony Środowiska dołączyliśmy i tę bibliotekę, mimo że jej prowadzenie powierzone było doktorantom.

Tab. 1. Aktualne podstawowe dane statystyczne dotyczące wybranych bibliotek.
* pracownik na etacie zakładu

Wspólnym założeniem BUŁ i bibliotek zakładowych było, że wybrane biblioteki rozpoczynając prace nad implementacją Horizona przystępują do współtworzenia centralnego katalogu Uniwersytetu Łódzkiego, współpracy z dziesięcioma łódzkimi i sześćdziesięcioma polskimi bibliotekami naukowymi pracującymi w tym systemie oraz, że po upływie roku przystąpią, za pośrednictwem biblioteki głównej, do współtworzenia narodowego katalogu centralnego NUKat. W 2001 roku miały uczestniczyć w systemie szkoleń i ćwiczeń.

Biblioteka Uniwersytetu Łódzkiego zobowiązała się do zorganizowania bibliotekom zakładowym szkoleń, nadzoru merytorycznego w opracowaniu zbiorów i opieki informatycznej w systemie Horizon. Dziekani, wyrażając zgodę na zakup licencji systemu, zobowiązali się do zapewnienia bibliotekom sprzętu i opieki informatyków wydziałowych, co było niezbędne dla powodzenia przedsięwzięcia.

BUŁ założyła na swoim serwerze pocztowym Irys zamkniętą listę dyskusyjną dla bibliotekarzy automatyzowanych bibliotek dla wspomożenia ich nauki, pracy i ułatwienia wzajemnego kontaktu i łączności z biblioteką główną.

Stan automatyzacji bibliotek w 1 kwartale 2001

Sprzęt - zasobność i potrzeby. Doświadczenia, dorobek

Wszystkie biblioteki miały lokalną sieć komputerową i łącze internetowe, co było warunkiem ich wyboru do wdrożenia systemu Horizon w pierwszej kolejności. Każda biblioteka miała w sieci LAN wystarczającą liczbę gniazd sieciowych aby rozpocząć prace nad wdrażaniem systemu.

Tab. 2. Zasobność i potrzeby bibliotek związane z podstawowym sprzętem niezbędnym do rozpoczęcia prac nad wdrażaniem systemu.

J - "jest" - liczba komputerów obecnie pracujących w bibliotece, które będą przydatne przy wdrażaniu systemu Horizon.
K - "konieczne" - sprzęt niezbędny do realizacji pierwszego etapu projektu.
D - "docelowo" - liczba sprzętu zgodną z opracowanym projektem.
* - komputer z czytnikiem kodów paskowych

Oznaczenia bibliotek:

Dwóm bibliotekom: Wydziału Matematyki i Ochrony Środowiska, które nie miały komputerów do rozpoczęcia pracy w systemie Horizon, BUŁ wskazała optymalną konfigurację sprzętu komputerowego. Trzem bibliotekom: Polonistycznej Wydziału Filologicznego, Instytutu Anglistyki i Fizycznej brakowało po jednym komputerze wymaganym w I etapie. Żadna z bibliotek nie miała urządzeń podtrzymujących napięcie (UPS), niezbędnych do pracy w bazie danych ani drukarki, która powinna współpracować z Horizonem od początku jego wdrażania.

Spośród wybranych bibliotek trzy miały doświadczenie i znaczący dorobek w pracy w systemie MAK:

• Biblioteka Socjologiczna - cztery bazy własne w systemie MAK (ok. 8000 rekordów);
• Biblioteka Polonistyczna Wydziału Filologicznego - trzy bazy własne w systemie MAK (ok. 10.000 rekordów);
  Obie biblioteki utrzymywały też bazy Biblioteki Narodowej Przewodnik Bibliograficzny, Bibliografia Zawartości Czasopism
• Biblioteka Wydziału Matematyki - pięć baz własnych w systemie MAK:
  Biblioteka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego rozpoczęła tworzenie bazy nabytków w systemie MAK. Bibliotekarze z pozostałych bibliotek mieli doświadczenie tylko w pracy z edytorem tekstu Microsoft Word oraz w korzystaniu z Internetu.

Projekt wdrożenia systemu Horizon

Projekt docelowy
Warunki konieczne i dostateczne umożliwiające rozpoczęcie wdrażania
Harmonogram wdrożenia. Koszty

Uznaliśmy, że każda z wybranych bibliotek zakładowych powinna opracować własny projekt automatyzacji - wzorując się na BUŁ i pozostałych bibliotekach Łódzkiej Akademickiej Sieci Bibliotecznej (ŁASB jest dzisiejszą nazwą grupy łódzkich bibliotek współpracujących w systemie Horizon). Było to niezbędne aby kierownicy bibliotek przeanalizowali sytuację biblioteki, rozpatrzyli możliwości i perspektywy jej rozwoju, także z punktu widzenia infrastruktury informatycznej i komputeryzacji. To ostatnie było dla większości bibliotekarzy nowością i było powodem do nawiązania współpracy z informatykami wydziału. Kierownicy bibliotek podjęli przemyślane decyzje dotyczące przyszłości prowadzonych przez siebie placówek mieli też możność zrealizowania własnej wizji ich rozwoju.

Pracownicy bibliotek zakładowych zostali dobrze przygotowani przez BUŁ do opracowania projektów. Przeprowadzono konsultacje we wszystkich bibliotekach, omówiono dokładnie założenia projektu i wspólnie, wstępnie, przeanalizowano sytuację biblioteki i możliwości wdrożenia systemu. Każda biblioteka miała zapewniony stały swobodny kontakt z administratorem bazy głównej i informatykami BUŁ oraz osobą koordynującą przedsięwzięcie (niżej podpisana).

Biblioteki opracowały, w konsultacji z dyrekcją BUŁ, projekty wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego Horizon, które:

• zawierały dokładną charakterystykę i schemat sieci oraz opis pracujących w niej urządzeń;
• podawały wymaganą dla wdrożenia systemu konfigurację sprzętu i oprogramowania (zgodnie z rekomendacją BUŁ);
• zawierały plany rozmieszczenia stanowisk pracy z zaznaczeniem posadowionych na nich modułów oraz rozmieszczenie stanowisk dla czytelników;
  oraz
• podawały harmonogram wdrożenia systemu.

Każde opracowanie stanowiło indywidualny, optymalny projekt docelowy wdrożenia systemu Horizon, w którym określono także warunki konieczne i dostateczne rozpoczęcia wdrażania. Takie uporządkowanie zagadnienia umożliwiało realizację projektu w dwóch etapach oraz rozpoczęcie etapu pierwszego już z początkiem roku 2002.

Podstawą opracowania projektu były przede wszystkim przewidywane na najbliższe 35 lat potrzeby czytelnicze (ilościowe i jakościowe), przewidywany wpływ wydawnictw zwartych i ciągłych oraz warunki lokalowe, w jakich biblioteka będzie pracować w najbliższych latach.

Etap 1. - rozpoczęcie wdrażania - oznaczał uruchomienie modułu katalogowania (CAT) i modułu przeszukiwania katalogu (OPAC). W tym etapie biblioteki miały rozpocząć wypełnianie bazy rekordami bibliograficznymi z zachowaniem koniecznych powiązań z rekordami haseł wzorcowych. Do rozpoczęcia i realizacji tego etapu w 2002 roku konieczne było wyposażenie każdej z bibliotek w taką liczbę komputerów pracujących w sieci (o odpowiedniej konfiguracji i oprogramowaniu), żeby praca wyznaczonych osób w module CAT odbywała się równomiernie i w sposób ciągły; niezbędne było też podstawowe zabezpieczenie sieci (UPS) oraz kupno kodów paskowych wraz z czytnikami dla każdego uruchomionego stanowiska katalogowania (zob. Tab. 2., rubryki pionowe K).

Etap 2. - nazwany docelowym - oznaczał pracę we wszystkich zaplanowanych w danej bibliotece modułach; będą to, poza modułem CAT i OPAC, moduł czasopism (SER) i udostępniania (CIRC). Aby biblioteki mogły przejść do tego etapu, powinny być zaopatrzone w taką liczbę komputerów, żeby uruchomić wszystkie przewidziane stanowiska pracy wyposażone w urządzenia podtrzymujące napięcie (UPS) i w drukarki oraz udostępnić czytelnikom odpowiednią, zaplanowaną, liczbę stanowisk wraz z przeznaczonymi dla nich drukarkami (zob. Tab. 2., kolumny D).

W swoich projektach biblioteki przewidywały następującą kolejność wdrażania modułów systemu Horizon oraz, dodatkowo, konwersji retrospektywnej katalogów - tabela 3.

Tab. 3. Harmonogram wdrażania modułów systemu Horizon w poszczeólnych bibliotekach.

Oznaczenia:

Dla obu opisanych w projektach etapów wdrożenia systemu oszacowano odpowiednio koszty.

Tab. 4. Koszty wdrażania systemu Horizon (z dokładnością do 500,00 zł).

Wszystkie projekty automatyzacji kierownicy bibliotek zakładowych przekazali odpowiednim dziekanom równocześnie, w ostatnim tygodniu kwietnia 2001 roku. Projekty stanowiły dla dziekanów podstawę do zapewnienia bibliotekom sprzętu i opieki informatyków wydziałowych nad lokalną siecią biblioteczną, sprzętem komputerowym i systemem operacyjnym, pod którym działa Horizon.

Niestety, czas zaopatrywania bibliotek przez wydziały w sprzęt komputerowy niezbędny do rozpoczęcia wdrażania projektu (czyli konieczny do realizacji pierwszego etapu) wydłużył się do ostatniego kwartału 2001 roku. Opóźniło to nie tylko samo wdrożenie, ale i rozpoczęcie szkoleń, przyjęliśmy bowiem zasadę, taką jak w szkoleniach wewnętrznych w bibliotece głównej, że bibliotekarz uczący się pracy w systemie już od pierwszej lekcji musi, dla ćwiczeń, mieć zapewniony dostęp do Horizona na własnym stanowisku pracy.

Szkolenia

Zasady szkoleń. Podział na etapy. Przebieg. Egzamin. Efekty

Szkolenia bibliotekarzy w pracy w systemie Horizon, w trzech etapach, trwały od końca roku 2001 do początku 2003. Tak długi czas szkoleń spowodowany był niewłaściwym wyborem przez nas osoby szkolącej w module katalogowania; zmiana szkolącego natychmiast przywróciła normalny tok pracy, jednak około czteromiesięcznego opóźnienia nie dało się już nadrobić.

Nauka podzielona była na trzy etapy:

1. Szkolenie w formacie MARC21 - pięciodniowe, ciągłe, dzień po dniu, w bibliotece głównej, prowadzone przez kierownika Samodzielnej Sekcji ds. Komputeryzacji.
2. Szkolenie z katalogowania w systemie Horizon, które obejmowało też wyszukiwanie i kopiowanie rekordów bibliograficznych i haseł oraz powiązanie haseł i powiązanie rekordów zasobu - cykliczne, w odstępach kilku lub kilkunastodniowych, przy stanowiskach pracy w bibliotekach zakładowych, prowadzone przez kierownika i pracowników Oddziału Opracowania Zbiorów.
3. Szkolenia z opracowania przedmiotowego w systemie Horizon, od podstaw tematowania do konstruowania haseł w języku KABA (obejmujące, jak wcześniejsze, wyszukiwanie, kopiowanie i dowiązywanie) prowadzone przez kierownika i pracowników Oddziału Opracowania Rzeczowego w bibliotece głównej.

Szkolenie z formatu MARC21 było wspólne dla wszystkich bibliotek. W drugim etapie szkolenia łączone były po dwie biblioteki, według bliskich specjalizacji - polonistyczna z anglistyczną, ekonomiczna z socjologiczną, matematyczna z fizyczną. Szczęśliwie w pierwszym i drugim przypadku biblioteki mieszczą się w tym samym budynku, w trzecim - w sąsiadujących ze sobą. Szkolenie z opracowania rzeczowego (przedmiotowego) prowadzone było (i jest nadal) dla każdej biblioteki indywidualnie. Dla wybranych przez nas bibliotek opisywanie treści książki językiem haseł przedmiotowych było nowością, uznaliśmy więc, że spotkania indywidualne będą z największym pożytkiem dla bibliotekarzy. Szkolenia te, w formie konsultacji, w odstępach trzy- lub czterotygodniowych będą trwać dopóki bibliotekarze nie osiągną biegłości wystarczającej do samodzielnej pracy. Przy obecnym obciążeniu Oddziału Opracowania Rzeczowego i jego stanie osobowym, BUŁ nie może zapewnić intensywniejszej nauki.

Drugi i trzeci etap szkolenia kończył się wprowadzeniem bibliotekarzy w nowy tryb pracy, związany z dopuszczeniem do katalogowania w bazie głównej BUŁ i konieczną walidacją opracowanych przez nich rekordów. Uznaliśmy też, że biblioteki zakładowe powinny mieć stałą możliwość sprowadzania, bezpośrednio lub pośrednio, rekordów ze źródeł zewnętrznych. Służące temu wszystkiemu zasady postępowania z książką oraz rekordami bibliograficznymi i kartoteką haseł wzorcowych (khw) zostały opracowane przez administratora bazy BUŁ i przekazane bibliotekom w formie pisemnej instrukcji.

Szkolenia prowadzone były na książkach z bieżącego wpływu bibliotek zakładowych zarówno proponowanych przez bibliotekarzy, jak i dobieranych przez szkolących. Bibliotekarze pracowali w trakcie szkoleń w bazie testowej posadowionej na tym samym serwerze, co baza główna BUŁ. Rekordy opracowywane wspólnie z osobą szkolącą i zaopatrzone w komplet haseł wprowadzane były do bazy głównej, do czasu rozpoczęcia przez BUŁ katalogowania w systemie Virtua do Nukatu.

Na szkolenia, a następnie do pracy w systemie, oddelegowane zostały co najmniej po dwie osoby z każdej biblioteki zakładowej, dzięki czemu bibliotekarze wspierają się w nauce i pracy, zaś każdy katalogujący ma dublera, co z oczywistych powodów jest konieczne.

Równocześnie z pracownikami bibliotek szkolona jest pracownica Oddziału Bibliotek Zakładowych. Będzie ona sukcesywnie przejmować opiekę nad osobami katalogującymi z bibliotek sieci. Pracownica ta pozostaje formalnie w Oddziale Bibliotek Zakładowych, jej czas pracy w tym oddziale jest jednak systematycznie skracany na rzecz pracy w Oddziale Opracowania Zbiorów i Oddziale Opracowania Rzeczowego, gdzie, ćwicząc katalogowanie w systemie Horizon, włączona jest do wyszukiwania i kopiowania rekordów z Nukat do bazy głównej. Poczyniła ona na tyle szybkie postępy, że dostała uprawnienia do pracy w bazie głównej, przejmuje szkolenia kolejnych bibliotekarzy w katalogowaniu w Horizonie i walidację rekordów sporządzonych przez pracowników z bibliotek zakładowych.

Biblioteka główna nie narzucała bibliotekom zakładowym częstości szkoleń, dostosowaliśmy się do możliwości bibliotekarzy. Mieli oni jednak świadomość, że termin przystąpienia do pracy w bazie głównej, oczekiwany przez dziekanów jako realizacja projektów i wdrożenie systemu, zależy wyłącznie od intensywności ich pracy. Wydaje się, że było to dla nich dostateczna motywacją do starań - pracowali i uczyli się dobrze i chętnie.

Szkolenia zostały zakończone egzaminem osobnym dla każdej biblioteki. Egzamin na dobranych przez osobę szkolącą trudnych książkach miał wykazać znajomość i opracowania i nowego trybu pracy. Wszystkie osoby dopuszczone do egzaminu zdały i uzyskały prawo do pracy w bazie głównej.

Problemy merytoryczne

Przyjęte rozwiązania merytoryczne i techniczne

Biblioteka Uniwersytecka stanęła wobec czterech oczywistych, lecz bardzo istotnych problemów merytorycznych, które wymagały rozwiązania przed rozpoczęciem katalogowania w bazie głównej BUŁ przez biblioteki zakładowe:

• utrzymanie poprawności merytorycznej ("czystości") bazy i zapewnienie jej bezpieczeństwa technicznego;
• utrzymanie dotychczasowej jakości rekordów przekazywanych do Nukatu;
• zapewnienie bibliotekarzom zakładowym wygodnej i bezpiecznej pracy w bazie głównej;
• zorganizowanie sprawnego i dogodnego dla obu stron systemu walidacji - przez pracowników oddziałów opracowania BUŁ - rekordów opracowywanych w bibliotekach zakładowych.

Bufor

Uznaliśmy, że najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie bufora, do którego biblioteki zakładowe będą wprowadzać rekordy, w którym będą one walidowanie i z którego, po wszystkich poprawkach, powiązaniach i modyfikacjach, będą przeładowywane do bazy głównej. Decyzja ta była równoznaczna z dopuszczeniem bibliotek zakładowych do pracy pośredniej w bazie głównej. Po rozważeniu możliwości rozwiązań programowych w Horizonie i stwierdzeniu, że nie są one wystarczające zdecydowaliśmy, uzyskawszy odpowiednia zgodę, wykorzystać jako bufor nie używaną bazę należącą do ŁASB. Baza została przygotowana do uruchomienia tak, że pozostała w niej tylko właściwa struktura i załadowano do niej kartotekę haseł wzorcowych z bazy głównej. Kartoteka jest bieżąco aktualizowana, jest więc tożsama z khw bazy głównej. Dodatkowo raz w miesiącu pliki numerów kontrolnych haseł wzorcowych obu tych baz są porównywane, co zapewnia konieczna zgodność; służy temu oprogramowanie opracowane przez jednego z informatyków BUŁ. Zgodność kartoteki w bazie głównej z Nukatem omówiona jest w osobnym referacie.

Jedynym uprawnieniem, jakie pracownicy bibliotek zakładowych mają w bazie głównej jest możliwość podwiązywania rekordów zasobu, jest ona jednak zablokowana w buforze. W bazie buforowej bibliotekarze mają natomiast wszystkie pozostałe uprawnienia konieczne do pracy na stanowiskach opracowania formalnego i rzeczowego w Horizonie. Tryb pracy w bazie buforowej, opracowany przez administratora bazy głównej BUŁ, był przedmiotem końcowych spotkań cyklu szkoleń; był on też jednym z elementów egzaminu. W polach 040 i 099 sprawdzonego rekordu korektorzy wpisują swoje inicjały i nazwę oddziału (opracowania formalnego i rzeczowego); pole 999 jest polem lokalnym (wzorem NUKat), które służy korektorom i bibliotekarzom do korespondencji na temat poprawek, uwag i uzgodnień dotyczących opracowywanego rekordu.

Rekord może być wkopiowany do bazy głównej BUŁ (bgul) tylko wtedy, gdy dowiązane są do niego wszystkie hasła wzorcowe, także przedmiotowe, te zaś powinny być zgodne z przydziałem w NUKat. Korektorzy zatwierdzają rekord do wkopiowania do bgul podpisami w polach 040 i 099. Administrator bazy głównej przygotował też indeks lokalnych numerów kontrolnych rekordów w bazie buforowej, który dzięki przyjętemu systemowi oznaczeń, umożliwia odszukanie rekordów przed i po korekcie.

Z pracą bibliotekarzy z placówek zakładowych skoordynowany jest system walidacji:

1. Jeśli katalogowana przez bibliotekarza zakładowego książka ma już rekord w bgul, to podwiesza on do tego rekordu rekord egzemplarza.
2. Jeśli w bgul brak opisu książki, bibliotekarze w pierwszej kolejności szukają jej w bazie Biblioteki Uniwersyteckiej w Toruniu. Znaleziony rekord jest przez nich importowany do bazy buforowej, dowiązywane są do niego hasła zaczerpnięte z bgul lub, też zaimportowane Biblioteki Uniwersyteckiej w Toruniu. Korekta i zatwierdzenie takiego rekordu oraz podwieszenie nowego egzemplarza przebiega tak samo, jak w poprzednim przypadku.
   Brak opisu w bgul i Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu powoduje konieczność sprawdzenia w Naukacie - bibliotekarze są przygotowani do korzystania z Chameleona.
3. Jeśli rekord bibliograficzny jest w Nukacie, bibliotekarz składa pocztą elektroniczną "zamówienie" na jego import do bufora. Korektorzy z oddziału opracowania formalnego sprowadzają rekord i niezwłocznie informują o dokonanym imporcie. W razie potrzeby, na podobne zamówienie, sprowadzane są hasła. Procedura powiązania, sprawdzania, zatwierdzania i przeładowania do bgul pozostaje taka sama.
4. W wypadku braku rekordu bibliograficznego w Nukacie bibliotekarze zakładowi muszą opracować go samodzielnie w bazie buforowej. Poprzedzają zbudowanie go sprawdzeniem istnienia odpowiednich haseł; jeśli hasła są, tworzą rekord. Korektorzy z opracowania formalnego kopiują sprawdzony rekord do Virtua. Po zatwierdzeniu go w Nukacie i imporcie (wraz z hasłami) do bufora, procedura powiązania itd. powtarza się.

Opracowanie książki przebiega odmiennie, gdy brakuje odpowiednich haseł w Nukacie, w szczególności haseł przedmiotowych. Pracownicy bibliotek zakładowych zgłaszają wtedy oddziałom opracowania propozycje haseł uzupełnione, np. informacjami o autorze lub kopia strony tytułowej. Korektorzy tworzą hasło i wysyłają je do Nukatu wraz z własnymi hasłami. Bibliotekarze zakładowi oczekują na jego zatwierdzenie i import zgodnie z obowiązującym w Nukatem cyklem pracy - dwa, trzy dni albo, jeśli zostało wprowadzone do ProKABA od czterech tygodni do trzech miesięcy. Działania następujące po imporcie haseł do bufora przebiegają jak poprzednio.

Oczywiście zawsze przydziały przedmiotowe książek opracowywanych przez biblioteki zakładowe powinny być zgodne z przydziałami rekordów importowanych, zachowanymi w polach 659. Jeśli konieczny jest dodatkowy przydział, bibliotekarze zgłaszają odpowiednią propozycję do Opracowania Rzeczowego BUŁ. Rekord bibliograficzny trafi wówczas do bazy głównej dopiero po modyfikacji zatwierdzonej przez Centrum NUKat.

W uzgodnieniu z bibliotekami zakładowymi przyjęliśmy w naszej współpracy nad tworzeniem wspólnej bazy katalogowej (bazy głównej) kilka podstawowych zasad:

• Pracownicy bibliotek zakładowych odpowiadają merytorycznie za zgłoszone przez siebie hasła lub propozycje haseł, jako że ich wiedza specjalistyczna i doświadczenie w opracowaniu księgozbioru własnego są większe oraz dysponują niejednokrotnie lepszymi niż biblioteka główna źródłami; takie rozwiązanie zostało uznane przez bibliotekarzy z placówek zakładowych za jedyne właściwe; oczywiście w razie jakichkolwiek trudności czy braku źródeł biblioteka główna włącza się do rozwiązania problemu;
• korektorzy nie poprawiają rekordów w bazie buforowej - wskazują usterki i rekord wraca do poprawki do biblioteki i osoby opracowującej konieczną liczbę razy; to rozwiązanie z kolei, uznane przez bibliotekę główną za jedyne możliwe, zostało przyjęte przez bibliotekarzy zakładowych z umiarkowanym entuzjazmem;
• konsultacje z korektorem z autopsji odbywają się nie częściej niż raz w tygodniu;
• nie należy bać się samodzielności - jeśli książka nie była trudna i rekord nowy nie wymaga konsultacji - a doświadczony katalogujący jest w stanie to ocenić - to nie trzeba odkładać książki do walidacji z autopsji;
• nie należy bać się popełniania błędów, należy jednak dołożyć starań, żeby było ich jak najmniej.

Co poniedziałek administrator bazy głównej przeładowuje do niej z bazy buforowej plik rekordów bibliograficznych zatwierdzonych przez walidatorów, usuwając je następnie z bufora. Do rekordów tych bibliotekarze zakładowi dowiązują, zgodnie z nadanym im uprawnieniem, rekordy pozycji.

Rekordy sprowadzane przez bibliotekarzy zakładowych z Biblioteki Uniwersyteckiej w Toruniu są jedynymi, jakie wchodzą do bgul spoza Nukatu. Źródło to, przypuszczamy - zmniejszające się w miarę przyrostu bgul i Nukatu, zanikłoby, gdyby biblioteki zakładowe przystąpiły do pracy w kliencie Virtua. Dziś nie jest to możliwe przede wszystkim ze względu na niedostateczne przygotowanie bibliotekarzy do pracy w języku haseł przedmiotowych KABA. Zatem trudno nam określić, kiedy a nawet czy to nastąpi. Być może narastająca zasobność bgul i Nukatu spowodują, ze nie będzie to potrzebne.

Ograniczenie pracy w Virtua tylko do biblioteki głównej podyktowane też jest dbałością o poprawność rekordów i czystość bazy, która od początku budowana była w reżimie kartoteki haseł wzorcowych. Odciążeniem dla oddziałów opracowania staje się zarówno wyszukiwanie w Nukacie, jak i tworzenie propozycji haseł dla książek wąsko specjalistycznych przez bibliotekarzy zakładowych. Proces ten postępuje powoli, będzie z pewnością coraz bardziej znaczący. Oddziały odciąża już systematycznie, choć na razie w niewielkim stopniu, szkolona koleżanka z Oddziału Bibliotek Zakładowych.

Pierwsza biblioteka zakładowa rozpoczęła pracę w bazie buforowej w połowie stycznia 2003 roku. Siódma biblioteka (w której długie niedomagania pracowników przerwały ciągłość nauki), po zdaniu egzaminu, zostanie dopuszczona do bazy w lipcu 2003 roku. Doświadczenia w nowym sposobie pracy są krótkie. Na ich podstawie możemy jednak stwierdzić, że na razie baza buforowa spełniła wszystkie oczekiwania BUŁ i bibliotek zakładowych. W tym krótkim czasie nie uśredniamy obserwowanej statystyki opracowania w bazie buforowej i nie formułujemy wniosków. Od połowy stycznia do 19 września 2003 roku wyniki pracy bibliotek zakładowych były następujące:
     wprowadzono nowych rekordów bibliograficznych - 86;
     ogółem wprowadzono rekordów bibliograficznych - 522;
     rekordów haseł wzorcowych nowych - 109;
     dowiązanych rekordów egzemplarza - 2924.

Należy podkreślić, że ani BUŁ ani biblioteki zakładowe nie otrzymały żadnego wsparcia etatowego ani finansowego na przeprowadzenie całego przedsięwzięcia. Wszystkie prace prowadzono równolegle do codziennych zadań, poświęcając dodatkowo czas własny, nie służbowy.

W 2002 roku szczególnie trudna była sytuacja obu oddziałów opracowania prowadzących szkolenia i konsultacje, reorganizowały one bowiem w tym czasie swoją pracę w związku ze zwiększeniem liczby stanowisk w systemie Virtua z jednego do 17 oraz rozpoczęły intensywną pracę w module CZASOPISMA, także w systemie Virtua.

Samodzielna Sekcja ds. Komputeryzacji BUŁ równolegle prowadziła szkolenia w formacie, pracowała nad oprogramowaniem do współpracy z Nukatem, nad przygotowaniem i dostosowaniem bazy buforowej, modyfikowaniem trybu pracy w buforze oraz prowadziła nieustające konsultacje z oddziałami opracowania i bibliotekami zakładowymi.

Po czterech miesiącach doświadczeń, jakkolwiek to czas stosunkowo krótki, można już zebrać osiągnięcia i porażki; ku naszej satysfakcji, tych drugich na razie jest mniej. Udało się:

• zapewnić ujednolicenie i standaryzację trybu pracy;
• zapewnić bibliotekom zakładowym uczestniczącym w systemie możliwość przeprowadzenia w przyszłości konwersji retrospektywnej katalogów jako przedsięwzięcia wspólnego z Biblioteką Uniwersytecką oraz możliwość współtworzenia bazy, do której z czasem wprowadzone będą wszelkie typy dokumentów gromadzonych w bibliotekach wraz z grafiką, dźwiękiem, kartografią itd.

Uzyskano korzyści utylitarne, widoczne szybko i w codziennej pracy:

• szybką, spójną i jednoznaczną informację o zbiorach własnych i pozostałych bibliotek uczestniczących w systemie;
• ujednolicenie i standaryzowanie informacji katalogowej dostępnej czytelnikom;
• zapewnienie bibliotekom zakładowym pracy przede wszystkim w trybie pobierania rekordów nie zaś samodzielnego opracowania każdej pozycji;:
• zlikwidowanie dublowania pracy w BUŁ i bibliotekach zakładowych;
• odciążenie bibliotek zakładowych od opracowania (lub wyszukiwania i kopiowania) części rekordów, przede wszystkim z bieżącego wpływu egzemplarza obowiązkowego;
• odciążenie biblioteki głównej od opracowania (lub wyszukiwania i kopiowania) części rekordów, przede wszystkim dla książek wąsko specjalistycznych, ale i z egzemplarza obowiązkowego - w bibliotekach zakładowych książka musi trafić do czytelnika w ciągu tygodnia, bibliotekarze zakładowi wyprzedzają więc część opracowania w BUŁ.

Powiodły się też przedsięwzięcia organizacyjne:

• zorganizowany został sprawny system szkoleń;
• zorganizowany został sprawny i skuteczny system walidacji;
• zorganizowany został sprawny i skuteczny system komunikacji pomiędzy bibliotekami zakładowymi a nadzorującymi je oddziałami opracowania;
• zapewniono komfort pracy bibliotekarzom zakładowym:
  bufor okazał się wygodny dla osób katalogujących, ponieważ:
  • rekord nie wchodzi od razu do bazy głównej, można go poprawiać, aż będzie na tyle dobry, żeby pokazać go światu,
  • skraca oczekiwanie na zatwierdzenie rekordu, bo przyspiesza walidację,
  • ułatwia bieżącą kontrolę własnej pracy.
• zapewniono komfort pracy korektorom:
  podobnie, bufor jest korzystny dla korektorów:
  • ułatwia i przyspiesza walidację - codziennie rano korektor ma gotową porcję rekordów, nie musi szukać ich w bazie głównej,
  • ułatwia bieżącą kontrolę własnej pracy i pracy podopiecznych.

Udało się też, dzięki buforowi, zabezpieczyć bazę główną przed dostępem osób nieuprawnionych i zapewnić poprawność wprowadzanych rekordów;

Sukcesem BUŁ jest:

• przeprowadzenie przedsięwzięcia mimo zmian organizacyjnych w oddziałach opracowania, personalnych i związanych z rozpoczęciem katalogowania w systemie Virtua do Nukatu;
• umożliwienie bibliotekarzom zakładowym zrealizowania własnej koncepcji rozwoju bibliotek przez złożenie na nich odpowiedzialności merytorycznej za komputeryzację własnych placówek.

Korzyścią dla obu stron są z pewnością:

• efekt propagandowy - spełnienie marzeń uczelni o komputerowym katalogu centralnym;
• zintegrowanie środowiska i zaprzyjaźnienie ze sobą ludzi;
• wykazanie dziekanom i innym przełożonym, że mamy w bibliotece głównej i w sieci sprawnych, mądrych i chętnych pracowników;
• zainicjowanie współpracy bibliotek zakładowych z informatykami wydziałowymi;

Poza tym wszystkim udało nam się bez wątpienia dołożyć mnóstwo pracy bibliotekarzom z BUŁ i zespołom bibliotek zakładowych.

Nie udało się natomiast:

• korzystanie z listy dyskusyjnej - bibliotekarze woleli kontakt telefoniczny i osobisty
  oraz - to dla nas przykre
• nie zdołaliśmy, z braku środków finansowych, właściwe wynagrodzić wszystkich zasługujących na to osób.

Planujemy dołączanie kolejnych bibliotek zakładowych do pracy w systemie zintegrowanym. Kolejne dwie biblioteki spełniły już konieczne warunki i oczekują rozpoczęcia szkoleń. Zakładamy, ze w razie potrzeby i w miarę zmieniających się okoliczności będziemy modyfikować obowiązujący dziś sposób pracy. Tryb omówiony w tym opracowaniu także podlegał bieżącym zmianom i usprawnieniom - został opisany na podstawie pracy w ostatnich dwóch tygodniach.