Mirosława Modrzewska
Biblioteka Główna Akademii Medycznej w Gdańsku

Washington Research Library Consortium WRLC - wybrane zagadnienia polityki gromadzenia zbiorów

Historia tworzenia konsorcjów przez biblioteki w Stanach Zjednoczonych ma wieloletnią tradycję, sięgającą lat osiemdziesiątych XIX wieku. Do najstarszych należą prace nad ujednoliceniem katalogowania zbiorów. W tym celu na początku XX w. Biblioteka Kongresu rozpoczęła rozsyłanie kart katalogowych do bibliotek z nią współpracujących, inicjując w ten sposób proces rozpowszechnienia słownika haseł przedmiotowych - znanego nam wszystkim jako LC Subject Headings.

Większość konsorcjów bibliotek akademickich Stanów Zjednoczonych powstało w latach sześćdziesiątych XX w. Główną ich misją było dzielenie się gromadzonymi zasobami. Dotyczy to również Konsorcjum Bibliotek Naukowych Waszyngtonu - Washington Research Library Consortium - WRLC.

Konsorcjum waszyngtońskie jest dobrowolnym zrzeszeniem prywatnych i publicznych uniwersytetów i powstało na gruncie wieloletniej współpracy bibliotek siedmiu uniwersytetów: American University, The Catholic University of America, Gallaudet University, George Mason University, George Washington University, Marymount University, The University of the District of Columbia. Do konsorcjum w późniejszym okresie przystąpił Georgetown University. Zarząd konsorcjum WRLC powołano w 1987 r. i początkowo reprezentował interesy bibliotek w kontaktach z wydawcami.

W następnych latach działalność jego została zintensyfikowana. W 1989 r. członkowie-założyciele pokryli koszty trzyletniego projektu wdrożenia wspólnego systemu bibliotecznego i programów go uzupełniających; w 1990 r. uruchomiono katalog on-line ALADIN - Access to Library and Database Information Network - w 1991 r. uzupełniony o abstraktowe bazy danych. Od 1994 r. uruchomiono dostępy do zasobów pełnotekstowych.

W 1992 r. uniwersytety podpisały umowę konsorcyjną, która. określała zakres usług świadczonych przez Zarząd WRLC instytucjom biorącym udział w konsorcjum oraz obowiązki bibliotek wobec zarządu.

W 1994 r. dzięki funduszom Ministerstwa Edukacji i bezpłatnemu przekazaniu gruntu przez władze Prince George County powstał wspólny magazyn składowy.

W 2002 r. rozpoczęto wdrażanie projektu digitalizacji zbiorów.

Zarząd WRLC składa się z dyrektora i ok. 20 pracowników, m.in. informatyków, administratorów sieci, pracowników magazynu składowego oraz bibliotekarzy systemowych. Nadzór nad działalnością Zarządu WRLC sprawuje Kolegium Dyrektorów Bibliotek Konsorcjum.

Finansowanie usług WALC

Konsorcjum jest finansowane przez instytucje w nim uczestniczące. Część środków pozyskiwana jest jednak z dotacji rządowych (np. granty na budowę magazynu składowego).
Roczna składka opłacana przez biblioteki obejmuje koszty związane z:

• wspólnym elektronicznym systemem bibliotecznym ALADIN (w tym oprogramowanie, sieć telekomunikacyjna, pracownicy potrzebni do obsługi systemu);
• wspólną polityką gromadzenia zbiorów: roczne subskrypcje do zasobów informacji dostępnych dla wszystkich członków konsorcjum;
• konwersją kart katalogowych do formatu elektronicznego;
• składowaniem zbiorów;
• udostępnianiem zbiorów (codzienne rozwożenie zamówionych/zwróconych książek do odpowiednich bibliotek).

Każda z bibliotek, ze środków własnych, mogła zakupić dodatkowe usługi związane:

• z posadowieniem bazy danych lokalnie;
• ze sporządzeniem inwentarzy dla materiałów przechowywanych w magazynie składowym;
• z zakupem uzupełniającym, np. naklejki do kodów paskowych, dodatkowy sprzęt komputerowy.

Dyrektor WRLC przedstawia komisji dyrektorów, do akceptacji, projekt budżetu operacyjnego na bieżący rok wraz z projektem planowanego budżetu na dwa kolejne lata.

Uczelnie obowiązuje trzyletni okres wypowiedzenia udziału w konsorcjum, w którym są jednak zobowiązane wpłacać należne składki.

W latach 1991-1997 koszt udziału w konsorcjum pozostawał na tym samym mniej więcej poziomie. W 1998 r., w związku z planem zakupu nowego systemu bibliotecznego i sprzętu komputerowego, zatwierdzono wzrost rocznej składki.

Porozumienie uczestników wymaga, aby komisja dyrektorów korygowała plan podziału budżetu co najmniej raz na pięć lat. Po raz pierwszy zrobiono to w 1997 r., ustalając schemat podziału:

• 60% dzieli się proporcjonalnie do wykorzystania usług WRLC, biorąc pod uwagę wskaźnik FTE, tzn. wielkość uczelni;
• 20% dzieli się proporcjonalnie według wydatków poniesionych w każdej z bibliotek (im większe nakłady, tym mniejsza opłata);
• 20% dzieli się równomiernie pomiędzy członków konsorcjum.

Cele i zadania Konsorcjum

Plan strategiczny z 1992 r. wyznaczył główne cele Konsorcjum na najbliższe lata i obejmował:

• wspieranie procesów kształcenia i badań naukowych uczelni poprzez wzbogacanie zasobów bibliotecznych i informacyjnych;
• poprawę jakości usług dostarczanych członkom społeczności akademickiej;
• efektywne gospodarowanie funduszami przydzielonymi bibliotekom przez uczelnie.

Wraz z rozwojem procesów automatyzacji bibliotek i technologii informatycznych modyfikacji uległy także cele konsorcjum, dlatego w 1997 r. pierwotny plan uzupełniono o zagadnienia związane:

• z rozwojem nowych technologii informatycznych (oprogramowanie, sprzęt, sieć);
• z eksplozją informacji dostępnej w formie elektronicznej (reprinty on-line i oryginalne publikacje);
• z szerokim dostępem do informacji on-line poprzez sieć lokalną, regionalną i Internet.

Cele i zadania zmodyfikowanego planu zawarto w sześciu programach:

1. Wspólny elektroniczny system biblioteczny.
2. Rozwój wspólnej kolekcji.
3. Usługi związane z wzajemnym udostępnianiem zbiorów.
4. Wspólny magazyn składowy.
5. Inne wspólne projekty.
6. Usługi dla instytucji spoza konsorcjum.

Nawiązując do tematyki naszej konferencji bardziej szczegółowo omówiony zostanie program 2: Rozwój wspólnej kolekcji.

Polityka gromadzenia zbiorów w Konsorcjum

Jednym z celów konsorcjum jest rozszerzenie zakresu i wzbogacanie źródeł informacji przeznaczonych dla studentów i pracowników naukowych WRLC dostępnych w różnych mediach. Realizuje się to przez:

• zapewnienie odpowiedniego poziomu funduszy na gromadzenie zbiorów, aby zachować podstawowe potrzeby każdej biblioteki i pokryć zobowiązania związane ze wspólną kolekcją;
• określenie profilu gromadzenia zbiorów każdej z bibliotek, w zależności od poziomu kształcenia i dziedzin naukowych specyficznych dla danej uczelni;
• prowadzenie wspólnej polityki gromadzenia i finansowania zakupu wydawnictw elektronicznych, drukowanych, itp. w celu obniżenia kosztów;
• porozumienia z dostawcami książek w celu wynegocjowania jak najkorzystniejszych warunków zakupu;
• stworzenie rekordów katalogowych dla wcześniej nie skatalogowanych zbiorów, aby zapewnić dostęp do informacji o całych zasobach.
• zmniejszenie liczby dublujących się tytułów.

Efektem realizacji powyższego zadania było opracowanie wspólnej polityki w zakresie gromadzenia czasopism w bibliotekach konsorcjum.
Członkowie WRLC utrzymali prenumeratę zadeklarowanych wiodących tytułów czasopism z wybranych dziedzin, którym przyznano tzw. "status chroniony". Taki status jest przyznawany co najmniej jednemu zasobowi w zbiorach na okres pięciu lat.

Nadając tytułowi czasopisma "status chronionego" bierze się pod uwagę m.in. następujące kryteria:

• znaczenie treści czasopisma i jego poziomu naukowego w odniesieniu do misji kształcenia i badań naukowych instytucji WRLC;
• bieżący koszt subskrypcji i historię wzrostu cen z ostatnich lat;
• zasięg dostępności on-line w sieci WRLC;
• bieżące i potencjalne wykorzystanie i/lub liczbę cytowań w literaturze naukowej.

Biblioteka nie może dowolnie skreślać z prenumeraty takiego tytułu, zwłaszcza jeśli np.:

• tytuł pochodzi z zadeklarowanego w ramach konsorcjum profilu dziedzinowego;
• wspomaga profil kształcenia macierzystej instytucji i spełnia wymogi akredytacji;
• zdekompletowałoby to zasoby danego tytułu.

Jeśli wniosek o skreślenie z prenumeraty czasopisma posiadającego "status chroniony" zostanie odrzucony, a biblioteka nie ma środków na kontynuację prenumeraty (i jest jedyną biblioteką, która posiada ten tytuł), komitet może zadecydować o pokryciu kosztów zakupu z dostępnych funduszy konsorcjum.

Osiągnięcia Konsorcjum

Biblioteki współpracujące w ramach konsorcjum zrealizowały m.in.:

• ALADIN - elektroniczny system biblioteczny;
• ARIEL - system przesyłania dokumentów;
• standard wypożyczeń międzybibliotecznych;
• sfinansowanie konwersji retrospektywnej, dzięki której do katalogu on-line dodano 500 000 rekordów;
• zakup baz danych dla konsorcjum;
• zarządzanie prenumeratą czasopism, gwarantującą utrzymanie wiodących tytułów czasopism w wybranych dziedzinach;
• katalogowania w formacie MARC;
• digitalizację zbiorów;
• magazyn składowy.

Wspólny magazyn składowy

Magazyn składowy WRLC

Magazyn składowy znajduje się w Upper Marlboro, Maryland. Oddano go do użytku w kwietniu 1994 r. Jest jednocześnie siedzibą Zarządu WRLC.
Obiekt składa się z:

• biura zarządu WRLC,
• centrum komputerowego,
• miejsca pracy dla obsługi magazynu,
• magazynu (z możliwością dobudowy dwóch dalszych modułów).

Magazyn został zbudowany w celu zwolnienia powierzchni w bibliotekach Konsorcjum. Przechowuje się tu głównie druki zwarte, czasopisma, materiały audio-wizualne i archiwalia. W pierwszym roku działalności zgromadzono w nim ok. 500000 jednostek inwentarzowych, co stanowiło 1/3 jego pojemności. Do 2002 r. z wynajmu powierzchni instytucjom spoza konsorcjum uzyskiwano dodatkowe środki.

Magazyn jest przykładem nowoczesnej techniki wysokiego składowania zbiorów. Zbudowany z 6 rzędów regałów, z których każdy ma długość ok. 426 m i wysokość ok. 9 metrów. Zainstalowany system klimatyzacji zapewnia stałą temperaturę, wilgotność, ochronę przed kurzem. Magazyn jest całkowicie zautomatyzowany. Materiały są umieszczane w specjalnych pojemnikach i ustawiane według wielkości. Automatyczne przenośniki sterowane przez system zarządzania magazynem transportują wyszukaną pozycję do stanowisk obsługi magazynu.

Każda jednostka, zanim trafi na półkę, jest oznakowywana kodem paskowym. W ten sposób powstał inwentarz zbiorów znajdujących się w magazynie.

Na miejscu znajduje się niewielka czytelnia, natomiast kopie artykułów z czasopism tu przechowywanych przesyłane są w systemie ARIEL.

Prezentowane konsorcjum jest jeszcze jednym przykładem efektów działań wspólnych, dodajmy jednak - działań instytucji, których możliwości finansowe i organizacyjne znacznie odbiegają od tych, w których funkcjonują polskie biblioteki.

Bibliografia

1. BOSTICK, S. L. The history and development of academic library consortia in the United States: an overview. The Journal of Academic Librarianship 2000, vol. 27, nr 1, p. 128-130.

2. PIOTROWICZ, G. Konsorcja bibliotek uczelnianych - wczoraj, dziś, jutro. In Biuletyn EBIB [on-line]. 2002 nr 7(36) [dostęp 30 grudnia 2004] ISSN 1507-7187. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2002/36/piotrowicz.php.

3. Executive summary of WRLC Strategic Plan 1997. Materiały niepublikowane.

4. WRLC Action Plan 1997-1998. Materiały niepublikowane.