Krystyna Nyga, Alicja Strzelecka
Biblioteka Główna Akademii Medycznej
im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu

Ocena współpracy Biblioteki Głównej Akademii Medycznej w Poznaniu z wydawcami i dostawcami literatury polskiej i zagranicznej

W dobie nowoczesnych technologii informatycznych nastąpił ogromny napływ szybkiej informacji, nadal jednak istnieje wiele trudności związanych ze sprowadzeniem potrzebnej literatury. Faktem jest, że bardzo szybko odnajdujemy informację o nowych tytułach, często jednak upływa dużo czasu, zanim książka czy czasopismo trafi do rąk zainteresowanego czytelnika. Szybki dostęp do informacji o tytułach nie zawsze jest równoznaczny z możliwością szybkiego ich otrzymania.

Biblioteka utrzymuje współpracę z wieloma wydawcami i dostawcami, z którymi kontaktujemy się najczęściej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jest to sprawdzony, najtańszy sposób składania zamówień. Zamawianie telefoniczne jest najszybsze, ale dość drogie. Nawet ograniczając się tylko do podania danych do faktury i adresu przesyłki oraz do tytułu zamawianego wydawnictwa, koszt takiego zamówienia jest wysoki. Zdarzają się jednak sytuacje, że zamówienia są realizowane dopiero po przesłaniu ich tradycyjną pocztą lub faksem. Chodzi tutaj o podpisy i pieczątki, czyli wiarygodność zamawiającego.

Poznańska Biblioteka, pomimo niskiego budżetu na zakup materiałów bibliotecznych, stara się zapewnić czytelnikom pewien kanon potrzebnej literatury. Sytuacja ekonomiczna zmusza bibliotekarzy zajmujących się gromadzeniem zbiorów, do zwiększonego wysiłku w poszukiwaniu najkorzystniejszych ofert wydawców i dostawców, zwłaszcza ofert specjalnych, premiowanych rabatami.

Materiały dydaktyczne dla studentów zakupuje się w oparciu o dezyderaty zgłaszane przez wykładowców, którzy na początku roku akademickiego tworzą listę potrzebnej literatury podstawowej i uzupełniającej. Literaturę uzupełniającą zakupuje się wyłącznie do księgozbioru podręcznego, obowiązujące podręczniki i skrypty kupowane są również do księgozbioru wypożyczalni, z reguły w niedostatecznej liczbie egzemplarzy.

Na początku ubiegłego roku akademickiego została przeprowadzona szczegółowa analiza, która wykazała ogromny niedobór w zakresie materiałów dydaktycznych. W oparciu o liczebność studentów, objętych określonym przedmiotem, przy zastosowaniu 30-procentowego wskaźnika, określającego optymalną liczbę egzemplarzy, wyliczona została wielkość potrzeb w zakresie materiałów dydaktycznych. Na podstawie katalogów wydawców, cenników księgarzy i informacji od pośredników ustalone zostały aktualne ceny poszczególnych tytułów. Obliczona kwota, potrzebna na uzupełnienie brakujących egzemplarzy w okresie 10 lat, wyniosła ponad 1 680 000 zł. Oznacza to, że średni roczny niedobór środków finansowych na zakup materiałów dydaktycznych wynosi 168 000 zł, co stanowi około 300% wydatków biblioteki na zakup podręczników i skryptów.

Książki zagraniczne zamawiane są u dostawców wyłącznie na dezyderaty pracowników naukowych z określonym źródłem płatności (np. badania własne, granty), ponieważ Biblioteka nie dysponuje funduszem na zakup literatury naukowej. Książki zagraniczne nabywane są w oparciu o "przetarg wewnętrzny". Drogą elektroniczną rozsyłane są zapytania o cenę do kilku dostawców i po uzyskaniu odpowiedzi zostaje wybrana najkorzystniejsza oferta.

Zachodzi tutaj konieczność zadania sobie pytania, czy wybór oferty najkorzystniejszej zawsze jest najlepszym rozwiązaniem? Czy niska cena i krótki czas realizacji deklarowany przez oferenta zawsze sprawdza się w praktyce? Negatywnym przykładem może być próba nawiązania kontaktów z firmą Polbooks z siedzibą w Bydgoszczy, której Dyrektor Generalny (tak się przedstawia) otrzymał od nas do realizacji zamówienie na znaczą liczbę tytułów. O złożeniu zamówienia u tego dostawcy zadecydowały najkorzystniejsze warunki, tj. czas realizacji oraz cena. Wszystko to jednak okazało się fikcją. Przez wiele miesięcy firma nie reagowała na monity. W rozmowach telefonicznych "obiecywano", że realizacja następuje już, że w następnym tygodniu na pewno... Na prośby o pisemne wyjaśnienie, na czym polegają trudności ze sprowadzeniem zamawianej literatury, w celu poinformowania czytelnika na nią oczekującego, oburzony właściciel firmy reagował bardzo niegrzecznie. Po wielu miesiącach oczekiwań zamówienie u tego dostawcy zostało anulowane i sprawnie zrealizowane przez inną firmę. Właściciel Polbooksu odgrażał się wyciągnięciem konsekwencji w stosunku do biblioteki. Sprawa ta w sposób jednoznaczny przekreśliła dalszą współpracę z tą firmą. Okazuje się, że możliwość zaoszczędzenia środków finansowych spowodowała wielomiesięczne bezskuteczne oczekiwania i zakłóciła poprawne relacje pomiędzy zamawiającym a biblioteką. Jak można "wyczuć" niesolidnego i nieuczciwego dostawcę, czy jesteśmy w stanie zapobiec takim nieprzyjemnym sytuacjom?

Zakres współpracy z dostawcami literatury zagranicznej w latach 2000-2003 ilustruje poniższa tabela.

Tab. I. Charakterystyka ilościowa dostaw literatury zagranicznej

Spośród dostawców literatury zagranicznej, z którymi Biblioteka współpracowała w latach 2000-2003, pierwsze miejsce w dostawie literatury zagranicznej zajmuje A.B.E. Marketing z siedzibą w Warszawie, kolejne Bookseller z siedzibą w Poznaniu oraz International Publishing Serwice (IPS) z Warszawy. Z każdym rokiem wzrastała liczba składanych przez nas zamówień w A.B.E. Marketing. Wieloletnie kontakty pozwoliły na wypracowanie przez obie strony takiego modelu, który pozwala na niemal bezkolizyjną współpracę. Dostawca spełnia większość naszych oczekiwań. Na bieżąco jesteśmy informowani o stanie realizacji zamówienia.

U pozostałych dostawców, jak pokazała praktyka, czas oczekiwania jest znacznie dłuższy, brak jest również bieżącej informacji o stanie realizacji złożonego zamówienia. Czas oczekiwania na książkę "dostępną od zaraz" dochodzi do 2 tygodni.

Kolejną ważną sprawą jest forma płatności. Przelew po otrzymaniu przesyłki jest dla nas idealnym rozwiązaniem. Taką formę płatności stosują prawie wszyscy dostawcy literatury zagranicznej. Biblioteka nie może dokonywać zakupów internetowych, czyli zamawiania książek z jednoczesną możliwością regulowania należności kartą, ponieważ taka forma płatności nie została zaakceptowana przez władze naszej uczelni.

Trudności związane z nieterminową dostawą zamawianych tytułów wynikają często z błędnej realizacji zamówień przez wydawców (nie ten tytuł), opóźnień wydawniczych, współpracę wydawnictw z wybranymi dystrybutorami, którzy wydłużają czas oczekiwania poprzez realizowanie zamówień zbiorczych. Odrębną sprawą jest ginięcie przesyłek między wydawcą a zamawiającym oraz błędne informacje o dostępności publikacji na stronach www.

Osobnym problemem są zróżnicowane ceny na ten sam tytuł w zależności od "strony świata". Czytelnik nie bardzo rozumie, dlaczego mieszkając w Europie musi płacić więcej niż jego kolega z Ameryki, pomimo że w ofercie ma często podaną cenę niższą. Brak szczegółowej informacji na stronie wydawcy powoduje niepotrzebnie stresujące sytuacje.

Podczas gdy zakup literatury zagranicznej prowadzony jest niemal wyłącznie za pośrednictwem dostawców, publikacje polskich wydawnictw nabywane są zarówno u wydawców, jak i za pośrednictwem księgarń i hurtowni. Sprowadzając potrzebną literaturę bezpośrednio od wydawców, z pominięciem pośredników, uzyskuje się duże oszczędności, nawet do 30% cen katalogowych.

Tab. II. Charakterystyka ilościowa dostaw literatury polskiej

Wśród wielu wydawców literatury polskiej z zakresu medycyny i nauk pokrewnych wiodącym pozostaje Wydawnictwo Lekarskie PZWL z siedzibą w Warszawie, które, jak pokazuje powyższa tabela, w ostatnich latach znalazło się na pierwszym miejscu w ilości zrealizowanych zamówień dla naszej biblioteki. To najstarsze wydawnictwo lekarskie w Polsce z bogatą tradycją i doświadczeniem jest naszym największym dostawcą literatury medycznej. W 2003 r. wydawnictwo to zrealizowało 52% naszych zamówień. O współpracy z PZWL można powiedzieć najkrócej: dziś zamówienie, jutro jego realizacja. Korzystne rabaty udzielane bibliotece powodują kierowanie coraz większej liczby zamówień do tego wydawnictwa. Biblioteka w ramach współpracy promuje wydawnictwo poprzez rozwieszanie plakatów, rozdawanie katalogów dla studentów pierwszych lat studiów oraz umieszczanie wszelkich informacji o nowościach wydawniczych w miejscach ogólnodostępnych dla czytelników.

Termin realizacji zamówień u pozostałych wydawców jest różny, ale jednak dłuższy niż w PZWL. Czas oczekiwania od momentu złożenia zamówienia wynosi średnio 14 dni roboczych, przy czym w mniejszym wydawnictwie jest znacznie krótszy niż w większym. Termin oczekiwania znacznie się wydłuża, kiedy wydawnictwa po złożeniu zamówienia zobowiązują nas do dokonania przedpłaty lub dokonują przesyłki za zaliczeniem pocztowym bez rachunku.

Zdarza się również, że poszukiwana przez nas książka została wydana na konkretne zamówienie i cały nakład odebrał zleceniodawca, wówczas pozycja jest praktycznie nie do zdobycia. Czasem tylko przypadek sprawia, że taka informacja o książce dociera do biblioteki, niekiedy z ogromnym opóźnieniem, praktycznie uniemożliwiającym pozyskanie jej do zbiorów. Brak informacji dotyczy zarówno książek, jak i suplementów do czasopism. Te ostatnie często są rozprowadzone wśród uczestników różnych konferencji, zjazdów i sympozjów, a ich nakład nie pokrywa potrzeb prenumeratorów. Często egzemplarza archiwalnego nie posiada nawet wydawca tytułu czasopisma, pod którego szyldem suplement się ukazuje.

Współpraca z wydawcami obejmuje również nieodpłatne przekazywanie bibliotekom swoich nadwyżek wydawniczych. Naszymi darczyńcami są między innymi: Borgis, Urban & Partner oraz Termedia. Uzyskiwane w formie darów publikacje pozwalają na wzbogacanie księgozbioru i są udostępniane całemu środowisku medycznemu. Wydawnictwo Borgis nieodpłatnie przekazuje 4 egz. książek ukazujących się zgodnie z cyklem wydawniczym, a nadwyżki wydawanych czasopism są przekazywane studentom naszej Akademii Medycznej.

Nie zawsze jednak wszystko można kupić u wydawcy. W takich sytuacjach Biblioteka dokonuje zakupów w hurtowniach księgarskich, np. Azymut w Łodzi czy LSM w Lublinie lub w księgarniach.

Prenumerata czasopism zagranicznych odbywa się w drodze przetargu. Procedura przetargowa trwa bardzo długo, a władze Uczelni nie wyrażają zgody na przetargi wieloletnie, pomimo poparcia naszych starań przez Radę Biblioteczną.

Coroczny przetarg powoduje częste zmiany dostawców, a w konsekwencji wiele problemów z zabezpieczeniem ciągłości dostępu do elektronicznej wersji czasopism. Przy zmianie dostawcy Biblioteka rejestrowana jest u wydawcy jako nowy odbiorca, a uruchomienie dostępu on-line dla nowego abonenta wymaga określonych procedur informatycznych.

Problem terminowych dostaw czasopism w wersji drukowanej nie zależy najczęściej od dostawcy, lecz od wydawcy. Z monitami lepiej radzą sobie małe wydawnictwa, reagując prawie natychmiastowo. Natomiast duże wydawnictwa kilkakrotnie trzeba informować o brakujących zeszytach czasopism. Mają one trudności z opanowaniem zasobów i wyszukiwaniem w magazynach. Często zdarza się, że zamiast monitowanego dostarczają zeszyt wcześniejszy lub późniejszy. Największe trudności stwarzają jednak dostawcy amerykańscy, którzy reagują na monity w tak powolnym tempie, jakby im wcale nie zależało na klientach.

Dużym utrudnieniem dla Biblioteki jest brak dokładnej informacji o cenach czasopism, na które organizowany jest przetarg. Również dostawcy nie znają cen katalogowych czasopism na rok następny i do przetargu przystępują z orientacyjną wyceną. Zdarza się, że w ostatniej chwili dowiadują się o zmianie wydawcy danego tytułu, co w efekcie utrudnia ciągłość w dostawie prenumeraty.

Pomimo że prenumerata zagraniczna dostarczana jest przez firmy pośredniczące, Biblioteka zmuszona jest również do bezpośrednich kontaktów z wydawcami. Środowisko akademickie zainteresowane jest dostępem do czasopism on-line w sieci uczelnianej, co powoduje konieczność wynegocjowania z wydawcami dostępu dla wszystkich komputerów w sieci. Z powodu rozproszonej lokalizacji Uczelnia ma bardzo rozbudowaną sieć komputerową, a duża liczba zgłaszanych adresów IP powoduje nieufność i podejrzliwość niektórych wydawców zagranicznych nie rozumiejących tego problemu. Niejednokrotnie Biblioteka zmuszona jest do składania stosownych oświadczeń, często potwierdzanych przez władze.

Aktualnie biblioteka staje przed problemem zabezpieczenia dostępu on-line do czasopism takich wydawców, którzy wycofują się z dotychczasowego sposobu udostępniania wersji elektronicznej, proponując wysokie dopłaty do wersji on-line, dostęp ze specjalistycznych platform informatycznych albo wręcz rezygnację z wersji drukowanej.

Poszukując rozwiązania tego problemu biblioteka rozpoznaje warunki uczestnictwa w różnego rodzaju konsorcjach bibliotecznych, organizujących dostęp do kolekcji czasopism pełnotekstowych, gdyż jest to najkorzystniejsza finansowo forma dostępu. Pozostaje jednak problem roczników archiwalnych, nie zawsze objętych umowami licencyjnymi.

Poważnym problemem jest konieczność zamawiania niektórych tytułów bezpośrednio u wydawców (np. czasopisma Elsevier), z którymi trzeba wymienić wiele korespondencji, aby uzyskać właściwe dokumenty finansowe. Pomimo że prenumerata bezpośrednio u wydawców jest korzystniejsza finansowo, Biblioteka większość prenumeraty zagranicznej załatwia za pośrednictwem dostawców.

Wnioski i postulaty

1. Oceniając dotychczasową współpracę z wydawcami i dostawcami, można stwierdzić, że z nielicznymi wyjątkami układa się ona dobrze. Istnieją jednak pewne problemy, które należałoby wyeliminować, aby dotychczasowa współpraca była jeszcze bardziej efektywna.
2. Wydawcy i dostawcy powinni zadbać o skrócenie terminów realizacji zamówień, ponieważ środowisko medyczne oczekuje szybkiej i aktualnej informacji źródłowej.
3. Biblioteki powinny starać się wymusić na mniejszych (nieprofesjonalnych) oficynach wystawianie faktur przelewowych.
4. Środowisko bibliotekarskie powinno informować się nawzajem o niesolidnych dostawcach w celu wyeliminowania ich z rynku.
5. Biblioteki powinny skierować apel do wydawców polskich czasopism medycznych o realizację prenumeraty w takich samych terminach, jak dla abonentów indywidualnych.
6. Wydawcy polskich czasopism, wzorem wydawców zagranicznych, powinni w ramach prenumeraty zabezpieczyć bibliotekom wszystkie suplementy do danego tytułu, niezależnie od miejsca ich wydania (ew. za dodatkową odpłatnością).