Małgorzata Kuziela

Biblioteka Główna i OINT
Politechniki Wrocławskiej

Wymiana na nowe

Program do obsługi wymiany

Początek działalności międzyuczelnianej wymiany publikacji w Bibliotece Głównej Politechniki Wrocławskiej przypada na lata 70. W warunkach ograniczonego dostępu do książek i czasopism zagranicznych wymiana była ważnym ogniwem, łączącym nas ze światem nauki. Stwarzała możliwość rozpowszechniania naszych publikacji i pozyskiwania w zamian prac, wydawanych przez inne uczelnie.

W latach 80. lista kontrahentów obejmowała 300 ośrodków krajowych i zagranicznych. Przełom polityczny na początku lat 90. wprowadził Polskę w nową, zreformowaną rzeczywistość. Szeroki dostęp do światowej literatury, zmienione warunki ekonomiczne i nowe potrzeby czytelników spowodowały, że wymiana stała się alternatywą, a nie koniecznością. W tej sytuacji należało zweryfikować listę współpracujących z nami ośrodków. Zredukowanie liczby kontaktów w ciągu ostatnich dziesięciu lat z 300 do 130 poprzedziły ankiety, dokładne analizy i badania marketingowe. Szczególną okazją do przeprowadzenia kompleksowej selekcji było budowanie bazy kontrahentów w zautomatyzowanym systemie wymiany.

Zanim zostanie zaprezentowany i oceniony nowy system wymiany warto przypomnieć, jak wyglądał tradycyjny sposób obsługi kontrahentów.

Do prowadzenia wymiany wykorzystywano dwie bazy "operacyjne". Jedną z nich była kartoteka czasopism wysyłanych, w której prowadzono rejestrację tytułów przeznaczonych na wymianę. Drugą bazę tworzyła kartoteka kontrahentów, którą stanowił zbiór teczek podzielonych na kraje. Każdy z odbiorców posiadał w teczce kartę z dokładnym adresem i listę prac wysyłanych i otrzymywanych w zamian. Tu także odnotowywano tytuły, ilości i ceny przekazywanych kontrahentom publikacji. Wysyłając jeden tytuł lub ich całą partię należało czynność zapisu powtórzyć dla każdego z 300 kontrahentów. Ta czasochłonna metoda powodowała, że tylko dwa razy w roku prowadzona była akcja "wysyłkowa", niejednokrotnie przy zaangażowaniu chętnych do pomocy osób. Prace nasze docierały z dużym opóźnieniem, często otrzymywaliśmy monity. Tradycyjny system wymuszał na nas tylko jeden sposób organizowania "wysyłki" - według odbiorcy (czyli do odbiorcy przyporządkowana lista tytułów). Okazją do wprowadzenia zmian stała się automatyzacja Oddziału Gromadzenia i Sekcji Wymiany.

Inauguracja zmodernizowanego systemu wymiany nastąpiła w czerwcu 1998 roku. Program wymiany jest niezależnie obsługiwanym podzbiorem modułu Gromadzenia, uruchamianym z głównego menu.

Menu wymiany zawiera:

Tytuły - są to opisy bibliograficzne książek gromadzonych w Bibliotece. Jest to zbiór macierzysty dla modułu Gromadzenia i Wymiany przy wprowadzaniu nowych tytułów lub do kopiowania już istniejących.

Wymiana - to "serce" programu, zbiór właściwy, gdzie prowadzi się rejestr prac wysyłanych, tworzy i weryfikuje rozdzielnik, drukuje adresy.

Instytuty - zawiera spis instytutów Politechniki Wrocławskiej, które są dostawcami prac naukowych i czasopism przeznaczonych na wymianę.

Kontrahenci - to wykaz jednostek otrzymujących nasze prace.

Biblioteka Główna Politechniki Wrocławskiej ma do zaoferowania na wymianę około 30 tytułów prac naukowych, wydawanych w trzech seriach: Monografie, Konferencje, Studia i Materiały. Proponujemy również 11 tytułów czasopism naukowych, z czego sześć w języku angielskim, wysoko cenionych w Polsce i na świecie. Wymianą są objęte również książki firmowane przez poszczególne instytuty Politechniki Wrocławskiej.

Tryb wysyłania tytułów zależy od rytmiczności ich wydawania. Prace naukowe to wydawnictwa nieregularne, czasopisma to kwartalniki i półroczniki.

Każda nowa publikacja przeznaczona na wymianę, a wydawana przez Oficynę Wydawniczą Politechniki Wrocławskiej, jest wprowadzana do bazy Tytuły. Sporządzony opis bibliograficzny generowany jest następnie do zbioru Wymiana, gdzie istnieją dwa segmenty roboczo nazwane W1 i WR. W pierwszej kolejności tytuł trafia do segmentu WR - jest to rodzaj wcześniej sporządzonego "szablonu", według którego wysyłane są publikacje. Skopiowany tytuł jest tu łączony z instytutem, który go wydał i z listą odbiorców. Tak przygotowany tytuł z załączonym rozdzielnikiem kopiowany jest do segmentu W1. W tym miejscu opis zostaje uzupełniony o datę i numer wysyłki, serię, w jakiej została wydana praca naukowa i numer systemowy książki. Operacją kończącą jest wydrukowanie listy adresów do wysyłanej publikacji.

Wprowadzone do zbioru Wymiana informacje przesyłane są automatycznie do zbioru Kontrahenci, który jest wykazem współpracujących z nami 130 ośrodków polskich i zagranicznych. Lista odbiorców uszeregowana jest według krajów. Kolejny numer kontrahenta jest równocześnie numerem systemowym i posługujemy się nim w całej bazie wymiany. Przy każdym adresie znajduje się lista wysyłkowa - zawierająca wykaz tytułów przeznaczonych na wymianę i spis tytułów wysłanych. Jest to rodzaj archiwum, gdzie zapisano wszystko to co zostało wysłane od 1998 roku. Korzystając z bazy Kontrahenci możemy organizować pracę pozostając przy tradycyjnym sposobie obsługi kontrahentów. W tym przypadku do partii wysyłanych książek drukowany jest adres odbiorcy.

Oba zbiory - Wymiana i Kontrahenci - są wykorzystywane równolegle i w zależności od potrzeb. Zmodernizowany program wymiany umożliwia prowadzenie wysyłki na dwa sposoby: według tytułów (tytuły + lista odbiorców) i według odbiorców (lista kontrahentów + lista tytułów). Obie metody znacznie ułatwiają i przyśpieszają obsługę kontrahentów, a co za tym idzie, zmniejszają ilość napływających monitów. Zawarte w bazie informacje są łatwo dostępne i na bieżąco weryfikowane. Skrócenie czasu operacji technicznych poprzez jednorazowy zapis tytułu dla wszystkich odbiorców czy drukowanie adresów, również nie jest bez znaczenia.

W rezultacie program spełnia większość naszych oczekiwań, choć część problemów wciąż czeka na rozwiązanie. Kwestią otwartą jest między innymi kartoteka akcesyjna czasopism. Obsługa tego fragmentu wymiany musi pozostać w formie tradycyjnej aż do czasu uruchomienia modułu Czasopism i włączenia go do zintegrowanego systemu.

Zautomatyzowany program Wymiany ma wady, ale proces modernizacji, w jakim uczestniczymy, nie jest skończony - a narzędzie, jakie już posiadamy, zachęca do dalszych udoskonaleń.

Do góry

EBIB Specjalny 1/2000 (SP1)
Kuziela, M.: Wymiana na nowe
www.ebib.pl/2000/sp1/kuziela.html