![]() | Nr 5/2003 (45), Biblioteki wyższych szkół niepublicznych - problemy i nowe rozwiązania organizacyjne. Prezentacje | ![]() ![]() |
![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
Maria Sidor
| |||
![]() | ![]() |
![]() | Zmienność otoczenia wymaga od współczesnych organizacji podejmowania szeregu procesów dostosowawczych, których rezultatem jest wprowadzanie zmian, m.in.: w zakresie stosowania technologii, struktur organizacyjnych, zarządzania finansami, zarządzania zasobami ludzkimi. Zmiany towarzyszą Bibliotece Wyższej Szkole Biznesu-National-Louis University (WSB-NLU) od samego początku. Z perspektywy kilku lat można stwierdzić, że są to zmiany "na lepsze", wymuszają jednak coraz większą elastyczność działania. UczelniaZarówno dla szkoły, jak i biblioteki to już dziesięć lat działalności - okres, za który można dokonać krótkiego podsumowania. Dla szkoły to wiele sukcesów, prestiżowych nagród, wysoka pozycja na rynku usług edukacyjnych, dobre miejsca w rankingach, satysfakcja absolwentów, ukończenie dużych inwestycji, nowe oferty edukacyjne i dalsze, ambitne plany rozwojowe. Historia szkoły sięga roku 1991, kiedy rozpoczęła działalność pomaturalna Sądecko-Podhalańska Szkoła Biznesu, która w wyniku porozumienia z National-Louis University (1992 rok) i po uzyskaniu stosownych uprawnień z ówczesnego Ministerstwa Edukacji Narodowej została przekształcona w wyższą szkołę zawodową o kierunku zarządzanie i marketing, przyznającą absolwentom tytuł licencjata. W 1998 roku szkoła uzyskała uprawnienia do prowadzenia studiów magisterskich. Ofertę edukacyjną stanowią trzy kierunki: zarządzanie i marketing, informatyka oraz politologa. Obecnie szkoła oferuje siedem programów: studia licencjackie o kierunku zarządzanie i marketing, informatyka oraz studia uzupełniające magisterskie o specjalnościach: zarządzanie strategiczne, zarządzanie finansami, stosunki międzynarodowe i dyplomacja, e-biznes, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz studia MBA o specjalności Financial Management, studia podyplomowe, kursy i szkolenia specjalistyczne. Mury WSB-NLU opuściło 3764 absolwentów, a obecnie studiuje 3995 osób. Biblioteka Wyższej Szkoły Biznesu-National-Louis University wczorajZarówno początki działalności uczelni, jak i biblioteki były trudne z uwagi na warunki lokalowe, pewne ograniczenia związane z rozwojem (dużymi inwestycjami) i ogromnymi potrzebami środowiska edukacyjnego. W tamtym okresie najważniejszą sprawą było gromadzenie literatury niezbędnej do realizacji procesu dydaktycznego i na ten cel zapewniono bibliotece odpowiednie środki. Ważnym momentem w rozwoju Biblioteki WSB-NLU był rok 1993, kiedy amerykańska korporacja University Microfilms International (UMI) podarowała szkole pełne nowoczesne wyposażenie biblioteki elektronicznej (komputery, drukarki, czytniki, meble) oraz obejmujące lata 1986-1993 bazy: General Periodicals Ondisc i Business Periodicals Ondisc, a także trzyletnią bezpłatną prenumeratę tych baz. Od roku 1996 za wymienione bazy biblioteka płaciła pełną subskrypcję. Równolegle z promowaniem biblioteki elektronicznej w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym, prowadzone były intensywne prace nad uzupełnianiem i opracowaniem zbiorów tradycyjnych (lata 1995/1997 - katalog alfabetyczny i przedmiotowy). Rozważano plany zakupu profesjonalnego programu bibliotecznego, jednak w początkowym okresie priorytetem było zapewnienie studentom niezbędnej literatury wspomagającej proces dydaktyczny i na ten cel przeznaczano większość środków finansowych. Każdy rok akademicki przynosił zmiany i nowe wyzwania. Biblioteka, poczynając od jednego skromnego pomieszczenia, rozrastała się z roku na rok, zmieniła kilkakrotnie lokalizację, przemieszczając niemałe już zasoby do bardziej przestronnych pomieszczeń na terenie budynku głównego. Właściwie każde wakacje oznaczały kolejne adaptacje, przemieszczenia i organizację niemal od nowa, ciągle lepiej, przestronniej, dogodniej dla użytkowników. Rok akademicki 1997/1998 przyniósł rozbudowę wyposażenia komputerowego, jego integrację z uczelnianą siecią komputerową oraz szersze wykorzystanie Internetu i poczty elektronicznej. W 1999 roku rozpoczęto budowę własnych baz, które udostępniamy w Intranecie (Biuletyn Nowości oraz Baza prac dyplomowych i MBA). To także okres testowania i nabywania kolejnych baz na CD-ROM-ach. Kolejnym ważnym dla biblioteki wydarzeniem był zakup kompleksowego systemu zarządzania biblioteką Prolib, który jest zintegrowanym, profesjonalnym oprogramowaniem pozwalającym na pełną automatyzację procesów bibliotecznych związanych z gromadzeniem, opracowaniem, wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów. System zapewnia kontrolę wypożyczeń, czytelników i zbiorów, a także umożliwia bibliotece udostępnianie własnych katalogów poprzez graficzny moduł OPAC w sieci Internet.
Zdj. 1. OPAC biblioteki - ekran wyszukiwania zaawansowanego. System ma budowę modułową. Poszczególne funkcje są wykonywane w osobnych, lecz w pełni zintegrowanych modułach. Można je eksploatować niezależnie od siebie lub w ramach zintegrowanego systemu, a raz wprowadzona informacja jest wykorzystywana w cały systemie. Moduły podstawowe:
Prolib został zakupiony dla biblioteki WSB-NLU w lutym 2000 roku i od tego momentu trwają intensywne prace nad wdrażaniem i przystosowaniem systemu do potrzeb biblioteki oraz tworzeniem baz w systemie. Przyjęto zasadę, że na bieżąco wprowadzane będą opisy katalogowe nowych książek, ponadto baza uzupełniania będzie systematycznie pozycjami wcześniej zakupionymi. Ten etap mamy już niemal za sobą. Opracowano około 80 procent zbiorów i opisy są widoczne w OPAC-u. Pozostały jeszcze do opracowania książkek aktualnie znajdujących się u użytkowników. Tradycyjne katalogi kartkowe zamknęliśmy w grudniu 2002 roku. Wszystkie opracowane książki są zaopatrzone w kody paskowe i obecnie trwają prace nad wdrożeniem ostatniego modułu systemu - automatycznej wypożyczalni. Plany zakładają przetestowanie oraz uruchomienie systemu do końca 2003 roku. Z tym etapem wiążemy duże nadzieje na rozwiązanie wielu problemów (jak np. system rezerwacji, automatyczne obciążenia za zwłokę w zwrotach materiałów, możliwość kontroli własnych kont przez użytkowników, jedna uniwersalna baza klientów itp.). W 2000 roku stworzyliśmy także stronę WWW biblioteki (http://biblioteka.wsb-nlu.edu.pl/), gdzie zamieszczono podstawowe dane adresowe, godziny otwarcia, informacje o dostępnych zasobach. Wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu na informację internetową, szybko osiągalną i skuteczną, postanowiliśmy stworzyć WIRTUALNĄ BIBLIOTEKĘ, której zadaniem jest udostępnianie wszystkim zainteresowanym informacji o elektronicznych zasobach naszej biblioteki. Ponadto uzupełniono podstawowy serwis o inne cenne zasoby rozproszone w sieci WWW.
Zdj. 2. Witryna WWW Biblioteki Wyższej Szkoły Biznesu-National-Louis University w Nowym Sączu (wersja FLASH). Nie wchodząc w rozważania terminologiczne dotyczące nazwy "Wirtualna Biblioteka", należy wspomnieć, że tym, co wyróżnia tworzenie wirtualnego zasobu bibliotecznego od przypadkowego zbioru dokumentów dostępnych w sieci, jest świadomość jej twórców, że ich zasoby będą częścią pewnej całości. Drugim istotnym elementem tworzenia biblioteki wirtualnej jest sposób ich uporządkowania według reguł stosowanych w bibliotekarstwie (klasyfikacje, indeksy, katalogi, bazy). Trzecim elementem jest zdalny dostęp do elektronicznych dokumentów.[1] Przyjmując powyższe za punkt wyjścia, rozpoczęto tworzenie wirtualnego serwisu biblioteki. Stworzono tematyczną bazę danych - wirtualne zasoby biznesowe, celem ułatwienia poszukiwania informacji związanych z szeroko pojętą problematyką biznesu. Zebrano i pogrupowano strony WWW w obrębie tematów: marketing, przedsiębiorczość, giełda, zarządzanie, bankowość, zasoby ludzkie, Unia Europejska. Strony zostały dokładnie opisane i pogrupowane w mniejsze działy, aby ułatwić szybkie dotarcie do potrzebnych informacji. Dodatkowo każdy dział posiada odsyłacze do najważniejszych definicji oraz czasopism on-line związanych z danym tematem. W serwisie wirtualnej biblioteki nie zabrakło linków do "ciekawych stron" w sieci, które mogą być pomocne przy poszukiwaniu różnych informacji. Dział ten został podzielony na trzy grupy: STRONY BIZNESOWE, BIBLIOTECZNE BAZY DANYCH, INNE BAZY DANYCH.
Zdj. 3. Serwis Wirtualna Biblioteka Biblioteki WSB-NLU w Nowym Sączu. Serwis wirtualny jest ciągle aktualizowany, uzupełniany o nowe linki, bazy, informacje. Inspiracją w tym zakresie są pytania użytkowników kierowane do nas, bibliotekarzy, a dotyczące bardzo szerokiej gamy zagadnień czy problemów, na jakie napotykają. Jednym z przykładów uwzględnienia potrzeb użytkowników jest ostatnio stworzona baza Informacji o tytułach czasopism dostępnych w sądeckich bibliotekach oraz informacja o krakowskich bibliotekach naukowych (tu uwzględniono dane adresowe, godziny otwarcia, warunki korzystania). Strona zaprojektowana i wykonana przez pracownika biblioteki nie jest jeszcze wersją doskonałą, ale ciągle wzbogacana i aktualizowana cieszy się dużym zainteresowaniem (stronę w ciągu dwóch lat odwiedziło ok. 30.000 użytkowników). Istotnym elementem jest fakt, że informacje o zasobach tradycyjnych, elektronicznych i informacje wirtualne, zarówno polskie, jak i obce zintegrowano w tematyczną całość. Biblioteka Wyższej Szkoły Biznesu-National-Louis University dziś
W październiku 2002 roku mieliśmy też gotową na rozpoczęcie roku akademickiego, nową wypożyczalnie, zlokalizowaną bardzo dogodnie, w pobliżu kompleksu czytelni i działu opracowań. Stopień wykorzystania biblioteki przeszedł nasze oczekiwania: w 2002 roku czytelnie odwiedziło ponad 40.000 użytkowników, co stanowi podwojenie liczby odwiedzin w porównaniu do roku poprzedniego. Obserwujemy również zwiększone zainteresowanie i wykorzystanie zasobów naszej biblioteki przez użytkowników zewnętrznych (uczniowie lokalnych szkół średnich, studenci Wyższej Szkoły Zawodowej, studenci innych uczelni państwowych i prywatnych).
Biblioteka w liczbach
Tab. 1. Zbiory biblioteki. Obecnie biblioteka dysponuje: nowoczesnym kompleksem czytelni dla 120 użytkowników (ogólna, elektroniczna i czasopism), wypożyczalną, działem opracowania oraz magazynami zblokowanymi (na ok. 60.000 wol.). Łączna powierzchnia wynosi 650 m2, posiadamy: klimatyzację, elektroniczny system zabezpieczenia zbiorów (3 M), sprzęt komputerowy: 11 komputerów, 10 terminali, drukarki, kopiarki skaner. Każda z agend udostępniania jest czynna 63 godziny w tygodniu, stwarzając dogodne warunki korzystania (dla ok. 5000 użytkowników).
Zdj. 7. Czytelnia Biblioteki WSB-NLU w Nowym Sączu.
Zdj. 8. Stanowiska komputerowe. Biblioteka WSB-NLU w Nowym Sączu dysponuje bogatymi zasobami elektronicznymi gromadzonymi na CD-ROM-ach. Na przykład zasięg chronologiczny baz General Periodicals Ondisc i Business Periodicals Ondisc sięga roku 1986 i wiele tytułów czasopism naukowych jest w Polsce dostępnych tylko w WSB-NLU. Zasoby te wyraźnie wyróżniają bibliotekę WSB-NLU nie tylko spośród bibliotek szkół niepaństwowych. Analiza katalogów Biblioteki Narodowej przeprowadzona przez Anetę Drabek wykazała, że WSB-NLU w Nowym Sączu jest jedną z uczelni, która prenumeruje najwięcej tytułów czasopism zagranicznych i są to czasopisma najlepsze (z zakresu ekonomii, biznesu, zarządzania, nauk politycznych, socjologii, badań nad edukacją, komunikacją oraz 44 innych dyscyplin nauk społecznych).[2] Pełne wykazy baz z ich charakterystyką można znaleźć na stronie WWW biblioteki. Jako partner amerykańskiej uczelni mamy też dostęp do zasobów elektronicznych biblioteki NLU, co stwarza niezwykłe możliwości dla środowiska naukowego szkoły.
Tab. 2. Bazy danych udostepniane w Bibliotece WSB-NLU w Nowym Saczu. Struktura organizacyjna bibliotekiBiblioteka jako jednostka organizacyjna wyższej szkoły jest uzależniona od swego otoczenia zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Uzależnienie to wymaga prowadzenia na bieżąco analizy otoczenia biblioteki, co ułatwia przewidywanie ewentualnych zmian i przygotowanie się do nich. Przewidywanie i radzenie sobie z ciągłymi zmianami jest typową formą aktywności dyrektorów bibliotek wyższych szkół biznesowych. Zmiany mogą dotyczyć różnych zagadnień, poczynając od rozszerzenia zakresu działalności uczelni, zmiany profilu kształcenia, zwiększonej liczby studentów, pracowników naukowych, limitów finansowych, zmian organizacyjnych, negocjacji nowych warunków licencyjnych czy wzrastających wymagań obsługiwanego przez bibliotekę środowiska. Możliwości sprawnego funkcjonowania biblioteki są ściśle związane z organizacją dostarczającą funduszy, czyli władzami szkoły biznesu. Typ powiązań organizacyjnych jest dość prosty. Biblioteka podlega prorektorowi do spraw naukowych. Struktury wewnętrzne są płaskie i nawet podziały funkcjonalne są w dużej mierze scalone. Wynika to po pierwsze z wielkości biblioteki, liczby personelu, po drugie z potrzeby obniżania kosztów jej funkcjonowania. Tendencja centralizowania i scalania struktur widoczna jest nie tylko w naszej bibliotece, ale w większych bibliotekach uniwersyteckich,[3] które dążą do osiągania większej efektywności przy równoczesnym redukowaniu kosztów. Nie jest to zatem jakąś szczególną cechą bibliotek niepaństwowych, które muszą kierować się rozwiązaniami indywidualnymi, najbardziej efektywnymi z punktu widzenia własnych organizacji. Przynależność do określonego typu struktury nie przesądza o losie czy powodzeniu biblioteki, jeżeli zarządzający nimi potrafią skutecznie funkcjonować w strukturach formalnych i nieformalnych organizacji. Ważna jest też właściwa koncepcja public relations. Wypracowanie korzystnego obrazu instytucji, pozytywnego do niej nastawienia władz i użytkowników, klimatu zainteresowania i sympatii może być pomocne w umieszczeniu biblioteki i jej problemów na liście priorytetów uczelni.[4] Wymaga to jednak stałych zabiegów, innowacji i aktywności ze strony dyrektora i zespołu pracowników biblioteki. Funkcje i poszczególne operacje biblioteki wymagają ciągłych przemyśleń i oceny, aby działania były rozsądne i efektywne pod względem finansowym, a równocześnie wysokiej jakości. Kadra bibliotekiLiczba personelu ściśle powinna być związana z celami uczelni, jakim jest zapewnienie usług odpowiadających potrzebom klientów. Mają na nią wpływ następujące czynniki:
Tyle teoria, a praktyka często dyktuje inne rozwiązania kadrowe z pominięciem niektórych czynników, w zamian kierując się względami ekonomicznymi. Obok odpowiedniej liczby personelu istotne, a może najważniejsze są: wiedza i umiejętności pracowników. Od ich profesjonalizmu i zaangażowania zależy jakość pracy oraz obraz organizacji ukształtowany w wyniku kontaktów z klientem - użytkownikiem. Kadra biblioteki WSB-NLU to mały 10-osobowy zespół, z dobrym przygotowaniem zawodowym. Dziewięć osób posiada wykształcenie wyższe, z czego pięć wykształcenie wyższe kierunkowe. Dodatkowo pracownicy ukończyli studia podyplomowe z zakresu marketingu, zarządzania, dziennikarstwa, informatyki, bibliotekoznawstwa. Dla tak nielicznego zespołu uniwersalne umiejętności są niezbędne, ponieważ pracownicy uczestniczą w realizacji wszystkich podstawowych procesów bibliotecznych i wzajemnie się w razie potrzeby wymieniają. Charakterystyczną cechą jest zróżnicowany i zmienny zakres obowiązków, duża elastyczność oraz brak typowych agend zaplecza. W obrębie agend udostępniania mamy wydzielone dwa stanowiska pracy, a mianowicie jednej osobie powierzono obowiązki gromadzenia wydawnictw zwartych, druga zajmuje się administrowaniem systemu Prolib oraz informacją elektroniczną. Pracownicy z takim zakresem obowiązków włączani są też w obsługę użytkowników, co pozwala na bezpośrednie poznawanie potrzeb i oczekiwań obsługiwanego środowiska naukowego. Sprzyja to budowaniu autentycznych więzi pomiędzy pracownikami a użytkownikami. Rozwiązanie to podyktowane jest też względami praktycznymi (godziny otwarcia, nieliczna grupa pracowników). Zalety takich rozwiązań związane są z elastycznością całego systemu bibliotecznego oraz możliwościami szybkiej reakcji na zmiany, a także nowe potrzeby użytkowników zarówno w dostarczaniu potrzebnych materiałów, jak i zapewnianiu maksymalnej w danych warunkach dostępności. Obowiązki opracowania dokumentów przydzielono pracownikom czytelni. Zgodnie z przyjęta polityką gromadzenia jeden egzemplarz zakupionego tytułu zawsze trafia do czytelni. Pracownicy klasyfikują materiały, sporządzają opis katalogowy. Połączenie inwentarza elektronicznego (zakupy wieloegzemplarzowe) następuje w wypożyczalni podczas włączania zasobów do obiegu. Rocznie przybywa bibliotece ok. 5000 egzemplarzy. Struktura organizacyjna nie jest niezmienna. Wymaga modyfikacji wraz z rozwojem i rozszerzaniem zakresu działania uczelni (zmiana i rozszerzenie programów kształcenia, zwiększona liczba studentów, pracowników naukowych, zmiany profilu kształcenia, nowe technologie itp.). Na obecnym etapie zastosowane u nas rozwiązanie sprawdza się dobrze także dlatego, że pracownicy ściśle ze sobą współpracują, przepływ informacji jest dobry, a postawy pracowników wobec siebie i klientów są życzliwe, koleżeńskie. Barometrem atmosfery panującej w organizacji jest poczucie humoru, które sprawia, że czasem uśmiech i żart pozwala załagodzić trudną sytuację czy konflikt. UsługiDo podstawowych usług należą: wypożyczanie, udostępnianie prezencyjne, informowanie, wirtualny serwis informacyjny, obowiązkowe szkolenia biblioteczne dla studentów I roku, wypożyczenia międzybiblioteczne. Użytkownicy mogą też skorzystać z kserokopiarek i drukarek. To zaledwie podstawowy zakres działań. Biblioteka współpracuje z wieloma innymi bibliotekami, organizując wycieczki szkoleniowe, np. dla pracowników bibliotek publicznych, szkolnych, organizuje ogólnopolskie seminaria i konferencje.
Cały zespół bibliotekarzy WSB-NLU należy do Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich i jesteśmy czynnymi członkami, chętnie podejmującymi nowe wyzwania. Pracownik naszej biblioteki Krzysztof Kolba stworzył i aktualizuje stronę WWW sekcji bibliotek szkół niepaństwowych SBP.
Zdj. 11. Witryna WWW Sekcji Bibliotek Niepaństwowych Szkół Wyższych. Biblioteka Wyższej Szkoły Biznesu-National-Louis University jutroNie sposób wymienić tu wszystkich form aktywności biblioteki WSB-NLU, ale wyraźnie zarysowano kierunek prac nad informatyzacją biblioteki, która przebiega w kierunku tworzenia zdalnych dostępów, automatyzacji procesów bibliotecznych. Pytanie, które odnajdujemy w licznych dyskusjach nad nową koncepcja biblioteki XXI wieku, wydaje się na przykładzie WSB-NLU potwierdzać raczej szerszy projekt. Mieści on w sobie zarówno określenie zautomatyzowana, elektroniczna, wirtualna, klasyczna, przede wszystkim współtworzona przez klientów (a więc zgodnie z ich oczekiwaniami, potrzebami) i im przyjazna. Otwarta na lokalne środowisko. Zapewniająca usługi wysokiej jakości, które będą satysfakcjonować klientów i organizatora. Realizacja takiej koncepcji nie jest sprawą prostą, jednak Leonard Berry przypomina, że: jakość usług jest integralna z dostarczaniem klientowi wartości. Wartości to korzyść, którą klienci otrzymują. Znakomite usługi to trudna praca, ale trudna praca nie zabija zawodu. Nudna (praca) zabija zawód, tak samo jak praca bez poczucia misji, bez sposobności nauki, wzrostu i bez sposobności poczucia sukcesu. Organizacje wspaniałych usług budują kulturę osiągnięć, a osiągnięcia w pracy są nagrodą [...].[6] Przypisy[1] RADWAŃSKI, Aleksander. Biblioteka wirtualna - problemy definicyjne. In. EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 1999, nr. 8 [dostęp: 1 kwietnia 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/arc/e008-02.html. ISSN: 1507-7187. [2] DRABEK, Aneta. Próba oceny prenumeraty czasopism zagranicznych w bibliotekach ze szczególnym uwzględnieniem bibliotek uniwersyteckich oraz biblioteki Wyższej Szkoły Biznesu w Nowym Sączu. In. EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [on-line]. 2001, nr. 11 (29) [dostęp 1 kwietnia 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://ebib.oss.wroc.pl/2001/29/drabek.html. ISSN: 1507-7187. [3] WOJCIECHOWSKI, Jacek. Marketing w bibliotece. Warszawa : Wydaw. SBP, 1993, s. 36. [4] WOJCIECHOWSKI, Jacek. Organizacja i zarządzanie w bibliotekach. Warszawa : Wydaw. Naukowe PWN, 1998, s.120. [5] ENNIS, Kathy (red.). Wytyczne dla Bibliotek Akademickich : zalecenia dotyczące działań bibliotek i zarządzania ich zasobami. In Zarządzanie biblioteką : najnowsze kierunki w bibliotekarstwie brytyjskim : wybór tekstów. Pod red. Ivor Kemp, Teresa Wildhardt. Warszawa : Wydaw. SBP, 1998, s. 58. [6] BERRY, Leonard L. On great service : a framework for action. New York : Free Press, c1995, s. 265. ![]() | ![]() |
![]() | ![]() | ![]() | ![]() |
| |||
![]() | ![]() |