Nr 9/2003 (49), Internetowe systemy wymiany i przesyłania informacji. Artykuł
| | Nr 9/2003 (49), Internetowe systemy wymiany i przesyłania informacji. Artykuł |
|
 | | | |
Krystyna Szylhabel
| |||
| | ||
| Wykorzystywanie systemów komputerowych do prac wspomagających funkcjonowanie biblioteki stało się w ostatnich latach niemal powszechne. Nie można sobie wyobrazić istnienia biblioteki naukowej bez zintegrowanego systemu obsługującego poszczególne procesy biblioteczne. To konieczność, ale i obowiązek wobec użytkowników, którym biblioteka powinna szybko dostarczyć informację o swoich zasobach oraz umożliwić sprawne wypożyczanie literatury. Biblioteka Politechniki Wrocławskiej od lat rozwija swoje możliwości w zakresie sprawnej obsługi użytkownika. Jednym z działań unowocześniających pracę na drodze czytelnik - informacja było wprowadzenie do Biblioteki komputerowego systemu bibliotecznego APIN. Jego struktura i funkcjonowanie były wielokrotnie omawiane w literaturze i na forum różnych konferencji. System APIN, zaprojektowany i wykonany przez pracowników Biblioteki, służył ponad dwadzieścia lat jej użytkownikom i wspomagał wiele procesów biblioteczno-informacyjnych. Jedną z jego głównych zalet było to, iż na bieżąco dostosowywany był do potrzeb i wymagań czytelnika oraz bibliotekarza przez programistów zatrudnionych w Bibliotece.
W grudniu 2002 r. rozpoczęto w Bibliotece Politechniki Wrocławskiej wdrażanie nowego systemu bibliotecznego ALEPH. Krok ten podyktowany był koniecznością rozwinięcia usług wobec czytelnika. Istniała też potrzeba dołączenia do grona bibliotek współpracujących w zakresie współkatalogowania. Wykorzystywanie efektów tej współpracy poprzez kopiowanie gotowych rekordów bibliograficznych było tematem częstych rozważań i dyskusji w naszej Bibliotece. Realizacja sporej liczby zamówień literatury zagranicznej wymuszała wykorzystanie takich narzędzi, które usprawnią proces opracowania książki i dostarczenia informacji o zbiorach zarówno czytelnikowi, jak i bibliotekarzowi. Biblioteka i jej pracownicy przygotowywali się dużo wcześniej do tego kroku. Zastanawiano się nad tym, w jaki sposób przenieść dane zapisane w systemie APIN do systemu ALEPH. Z pozycji Oddziału Opracowania Druków Zwartych, który jako jeden z pierwszych był włączony do systemu ALEPH, należało przede wszystkim dokonać konwersji rekordów bibliograficznych ściśle powiązanych z danymi każdego egzemplarza. Tego zadania podjęli się informatycy pracujący w Bibliotece. Decyzja taka podyktowana była przede wszystkim ich dużym doświadczeniem w tego typu działaniach i świadomością następstw, które mogłyby utrudnić funkcjonowanie Biblioteki. Podobne zadania już wcześniej wykonywali. Mieli za sobą równie trudną konwersję danych z formatu APIN/MARC na format USMARC (1999 r.) w module Katalogowanie systemu APIN. Przeniesienia danych z systemu APIN do systemu ALEPH dokonano w listopadzie 2002 r. Były one kontrolowane również przez pracowników Oddziału Opracowania Druków Zwartych, w celu wychwycenia ewentualnych nieprawidłowości. Przy okazji był to też dobry moment na poprawianie swoich błędów, powstałych podczas wprowadzania danych do rekordów. Należy przy tym podkreślić, że większość wykonywanych prac nie zaburzała funkcjonowania Biblioteki. W momencie wdrażania modułu Katalogowanie w systemie ALEPH zaczęły się permanentne zmiany organizacyjne w Oddziale Opracowania Druków Zwartych. Chcieliśmy jak najlepiej przygotować Oddział do pracy w nowych warunkach. Obecnie proces opracowywania książek obejmuje tworzenie rekordów kartoteki haseł wzorcowych i ich korektę (łącznie z kopiowaniem z NUKAT), rekordów bibliograficznych nowych oraz kopiowanie rekordów bibliograficznych z baz katalogowych polskich i zagranicznych. Ustalone zostały następujące stanowiska pracy:
Proces wdrażania nowego systemu bibliotecznego dotyczy również bibliotek wydziałowych i instytutowych Politechniki Wrocławskiej. Będą one kolejno dołączane do systemu. Jest to proces ściśle uzależniony od możliwości finansowych i dobrej współpracy zainteresowanych stron. Wdrażając system ALEPH, podjęto decyzję o zainstalowaniu opcji zapewniającej kontrolę danych za pomocą kartotek haseł wzorcowych. Od wielu lat stosowaliśmy w systemie APIN techniki pozwalające na częściową kontrolę danych, zastępującą kartoteki haseł wzorcowych. Takim sposobem była np. kontrola nazw osobowych za pomocą odsyłaczy umieszczanych w polach lokalnych 900. Mogliśmy tą drogą informować czytelnika o wariantach nazwy osobowej i czuwać nad kompletnością informacji. Tak postępowano tylko w przypadku nazw osobowych. Kontrola haseł przedmiotowych przebiegała natomiast z pozycji słownika haseł wbudowanego w system APIN. Inne nazwy, wymagające zapisania w postaci ujednoliconej, funkcjonowały wciąż bez systemowej kontroli. Borykając się przez wiele lat z problemem ujednolicania danych, nie mogliśmy nie wykorzystać możliwości, które w tym zakresie zaoferował nowy system. Budowa kartotek i ich utrzymywanie to poważne zadanie wymagające dużego nakładu pracy i permanentnej edukacji, jednak efekt, który się uzyskuje rekompensuje ten wysiłek. Kartoteki haseł wzorcowych można wprowadzać na szereg różnych sposobów. Można zacząć tworzyć je od tzw. "zera" w momencie implementacji systemu. Nie towarzyszą temu żadne dane oprócz tych, które zapiszemy w kartotece. Kontrola haseł będzie dotyczyć tylko pewnej części naszych danych, tych zapisywanych od momentu instalacji systemu. Stosuje się też inną metodę, którą przyjęła Biblioteka Politechniki Wrocławskiej, pozwalającą na kontrolowanie wszystkich danych zapisanych w bazie od początku jej istnienia. Ta metoda wymaga sporego nakładu pracy, ale w przypadku dużego zbioru danych łatwiej koryguje się hasła w rekordach bibliograficznych. Na początku instalacji systemu wyłoniliśmy rekordy haseł wzorcowych z pól w rekordach bibliograficznych, które powinny być kontrolowane. Były to pola: 100, 110, 111, 700, 710, 711, 440 i 830 oraz lokalne pola charakterystyki rzeczowej 690. Wyłonione w ten sposób szczątkowe kartoteki przygotowane zostały do korekty i uzupełnień. W celu dopracowania kartotek haseł wzorcowych nawiązaliśmy współpracę z Centrum NUKAT. Uzyskaliśmy zgodę na korzystanie z opracowanych już rekordów haseł wzorcowych i kopiowanie ich do swojej bazy, nie zapominając przy tym o obowiązku ciągłego czuwania nad korektą danych.
1 kwietnia 2003 r. Biblioteka Główna Politechniki Wrocławskiej podpisała porozumienie o przystąpieniu do współpracy w zakresie katalogowania w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym - NUKAT. Na mocy tego porozumienia Oddział Opracowania Druków Zwartych, po odpowiednim przeszkoleniu zakończonym uzyskaniem certyfikatu uprawniającym do kooperacji, rozpoczął w czerwcu 2003 r. tworzenie kartotek haseł wzorcowych formalnych oraz opisów bibliograficznych książek. Do tego celu udostępniono nam nieodpłatnie klienta systemu bibliotecznego - VIRTUA, w którym zapisujemy dane. W zamian otrzymaliśmy prawo do pozyskiwania rekordów KHW. Rekordy bibliograficzne natomiast możemy pobierać dwojako (do wyboru osoby kopiującej) albo z pozycji ALEPHA poprzez protokół Z39.50, bądź za pośrednictwem klienta systemu VIRTUA.
W ciągu kilku miesięcy pracy dorobek naszej Biblioteki jest jeszcze niewielki w porównaniu z innymi bibliotekami współpracującymi. Liczymy jednak, że nasz wkład w istnienie centralnego katalogu, pozwalającego na wymianę informacji, będzie stopniowo się zwiększał. W tym zakresie podjęliśmy zobowiązanie o katalogowaniu w VIRTUA napływającej do biblioteki literatury obcojęzycznej. Opracowanie tych książek niepokoiło nas przy podpisywaniu porozumienia (proces walidacji), jednak zdecydowaliśmy się na taki krok, biorąc pod uwagę korzyści, które mogą wynikać z takiej decyzji dla bibliotek współpracujących. Istnienie rekordu bibliograficznego oraz rekordów KHW książki, którą bardzo często należy prawie natychmiast oddać w ręce użytkownika, może być dużym udogodnieniem. Wywiązywanie się z szybkiego dostarczania książek naszym czytelnikom rozwiązaliśmy, dokonując pewnych zmian organizacyjnych w procesie opracowania. Wprowadzanie danych do systemu VIRTUA na razie jest prowadzone przez część osób z zespołu przeszkoloną w Centrum NUKAT. Z biegiem czasu, w miarę doskonalenia umiejętności, liczba katalogujących będzie wzrastać. Pozostałe osoby prowadzą wciąż katalogowanie książek w systemie ALEPH oraz wykorzystują możliwość pobierania rekordów bibliograficznych z baz zagranicznych. Korzystamy z zasobów Biblioteki Kongresu w Waszyngtonie ([http://lcweb.loc.gov/])[1], z zasobów bibliotek niemieckich, np. z Karlsruher Virtueller Katalog (http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/hylib/virtueller_katalog)[2], który jest bogatym źródłem informacji o około 75 mln książek z różnych bibliotek i księgarń oraz z Olis Oxford Libraries Information System (http://library.ox.ac.uk/)[3]. The British Library Public Catalogue (http://blpc.bl.uk/)[4] jest dla nas bogatym źródłem informacji o literaturze do nauki języka angielskiego. Poszukujemy informacji również w Biblioteques Universitaries de Catalunya (http://www.cbuc.es/ccuc/)[5] i innych. Duży nacisk położony został na szukanie rozwiązań i mechanizmów istniejących w systemie ALEPH, pozwalających na szybkie oddanie książki w ręce użytkownika. Jednym z takich rozwiązań jest prawie natychmiastowe przekazywanie do wypożyczenia tzw. "dopisów". Są to kolejne egzemplarze książek już wcześniej zakupionych i opracowanych, mających rekordy bibliograficzne, a nieposiadających w systemie opracowanych kartotek haseł wzorcowych. Wykorzystując możliwość wymiany danych z NUKAT, uzupełnienie kartotek przebiega sprawnie i szybko. Struktura danych w ALEPH-ie pozwala na odrębne opracowywanie poszczególnych egzemplarzy książek. To udogodnienie, nieistniejące w systemie APIN, wydatnie przyczynia się do szybszego udostępnienia czytelnikowi poszukiwanej literatury, rekompensując w części nakład pracy włożony w tworzenie kartotek haseł wzorcowych. Dzieje się tak przy tzw. "wieloegzemplarzówce". Po utworzeniu rekordów KHW i opisu bibliograficznego, książki są odsyłane do magazynów, natomiast w Oddziale pozostaje jeden egzemplarz, przy udziale którego tworzy się charakterystykę rzeczową łącznie z kartotekami dla haseł przedmiotowych.
Oprócz możliwości, które daje system komputerowy, ważne jest zaangażowanie pracowników i ich chęć dokształcania. Proces ten, szalenie istotny w dobie rozwoju technologii informatycznych, musi niezmiennie towarzyszyć bibliotekarzom od momentu podjęcia pracy. Ważnym elementem na drodze permanentnego kształcenia stał się Internet. Z pozycji Oddziału Opracowania Druków Zwartych to narzędzie było i jest wykorzystywane do śledzenia nowych rozwiązań i ustaleń w zakresie katalogowania materiałów bibliotecznych.
Wykorzystując Internet, Biblioteka jest w stanie sprawnie informować o swoich zasobach oraz możliwościach ich udostępniania. Jest to również wspaniałe narzędzie komunikacji między poszczególnymi bibliotekami Politechniki Wrocławskiej. Jak wcześniej wspomniano, z pozycji opracowania książek wykorzystuje się Internet m.in. do wymiany rekordów, wyszukiwania istotnych informacji i ich wykorzystywania w procesie katalogowania.
Podsumowując powyższe rozważania, należy stwierdzić, iż nowy, oferujący większe możliwości komputerowy system biblioteczny zawsze przynosi zmiany w bibliotece, motywuje do lepszych rozwiązań systemowych i organizacyjnych, rozszerza możliwości współpracy oraz pobudza do refleksji nad ogólnymi zmianami. Przypisy[1] The Library of Congress [on-line]. [dostęp 24 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://lcweb.loc.gov/. [2] Virtueller Katalog. In Universitätsbibliothek Universität Karlsruhe (TH) [on-line]. [dostęp 24 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/hylib/virtueller_katalog. [3] Oxford Libraries Information System [on-line]. [dostęp 24 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://library.ox.ac.uk/. [4] The British Library Public Catalogue [on-line]. [dostęp 24 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://blpc.bl.uk/. [5] Cataleg Colˇlectiu de les Universitats de Catalunya. In Concorci de Bibliotheques Universitaries de Catalunya [on-line]. [dostęp 24 września 2003]. Dostępny w World Wide Web: http://www.cbuc.es/ccuc/.  | |
| | | |
| |||
| | ||