Nr 5/2004 (56), Public relations w bibliotekach. Artykuł
| | Nr 5/2004 (56), Public relations w bibliotekach. Artykuł |
|
 | | | |
Maria Wanke-JerieMałgorzata Wanke-Jakubowska
| |||
| | ||
| Public relations, czyli promocja reputacji, jest niezbędna w każdej instytucji, także - a może przede wszystkim - w instytucji typu non-profit. Niebagatelną rolę w tej dziedzinie odgrywa literatura firmowa: periodyki informacyjno-promocyjne, foldery, informatory, raporty roczne. Najlepiej, gdy redagowanie tych wydawnictw jest skoordynowane z innymi działaniami public relations - informacją i promocją przez Internet, współpracą z mediami, lobbingiem, a także dobrze zorganizowaną komunikacją wewnątrzinstytucjonalną. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy całość działań informacyjno-promocyjnych skoncentrowana jest w jednym miejscu - komórce public relations. Wtedy właśnie możliwy jest duży sukces małym kosztem. Public relations w potocznym rozumieniu mylone jest często z reklamą. A jest to przede wszystkim informacja. Możliwie pełna, kompetentna i wiarygodna, skierowana zarówno do odbiorcy zewnętrznego, jak i do pracowników danej instytucji. Podstawowym jej instrumentem powinno być czasopismo informacyjno-promocyjne, a jego redakcja winna stanowić trzon zespołu merytorycznego komórki public relations. Wówczas taka koordynacja działań informacyjno-promocyjnych staje się czymś zupełnie naturalnym, a raz zredagowane materiały, po niewielkich modyfikacjach, mogą być wykorzystywane zarówno w Internecie, jak i w innych wydawnictwach firmy. CzasopismoCzasopismo informacyjno-promocyjne, aby właściwie spełniało rolę w kształtowaniu pozytywnego wizerunku firmy, musi być redagowane tak, by pracownicy nie tylko sięgali po nie z zainteresowaniem, ale także gotowi byli dostarczać redakcji informacje, komunikować o istotnych sprawach, a nawet pisać własne teksty. Gdy pismo jest czytane przez pracowników i dociera do instytucji z otoczenia firmy, promocja własnych dokonań na jego łamach staje się atrakcyjna. Stwarza to mechanizm, który nie tylko ułatwia redakcji zdobywanie informacji, ale czyni pismo istotnym elementem funkcjonowania firmy. Jak redagować pismo, by było czytane, bo to jest niezbędny warunek powodzenia? Przede wszystkim powinno ukazywać się regularnie, a cykl wydawniczy musi być zgodny z rytmem funkcjonowania danej instytucji. Dla wyższej uczelni rytm ten wyznaczany jest przez cykl miesięczny - na ogół raz w miesiącu odbywają się posiedzenia senatu i rad wydziałów, a tam zapadają najważniejsze decyzje organizacyjne i personalne, które dotyczą pracowników. Podobnie, co miesiąc, obraduje Rada Główna Szkolnictwa Wyższego i Komitet Badań Naukowych oraz komisje KBN. Inny cykl wydawniczy będą miały publikacje na przykład Fundacji na Rzecz Nauki Polskiej, który powinien być związany z terminami ogłaszania konkursów. Drugą, niemniej ważną sprawą, jest aktualność informacji. Przygotowując materiał do druku, zawsze trzeba uwzględniać moment dotarcia numeru pisma do czytelników. Kolejną kwestią jest dobór materiału (możliwie szeroki wachlarz poruszanych tematów), właściwe proporcje uwzględniające wagę poruszanych spraw i kompletność informacji. Równie ważny, jeśli nie najważniejszy, jest profesjonalizm dziennikarski i edytorski w redagowaniu pisma. Profesjonalizm dziennikarski, to utrzymywanie stałych rubryk, różnorodność form dziennikarskich (notatka, wywiad, reportaż, relacja, felieton, esej), przystępny i komunikatywny język zbliżony do języka mówionego, zwięzłość wypowiedzi (przewaga krótkich tekstów, w materiałach obszerniejszych stosowanie śródtytułów i wyróżnionych fragmentów). Profesjonalne edytorstwo to jednolity, przyjazny dla czytelnika układ graficzny, operowanie "światłem", stosowanie fotografii, która też jest nośnikiem informacji, oraz grafiki. Jednolita identyfikacja wizualnaIstotną funkcją promocji jest kształtowanie korzystnego wizerunku instytucji, czemu sprzyja system jednolitej identyfikacji wizualnej (logo, barwy firmowe, typografie). Nie tylko papiery firmowe, wizytówki, zaproszenia itp., ale także wszystkie wydawnictwa informacyjno-promocyjne i strony w Internecie powinny mieć jednolitą szatę graficzną. Oczywiście system ten powinien być dynamiczny, tzn. podlegać pewnym zmianom (unowocześnieniom), ale zasadnicze elementy powinny pozostać stałe. Opracowanie takiego systemu - mimo dość wysokich kosztów - najlepiej zlecić wyspecjalizowanej agencji. Wydawnictwa informacyjno-promocyjneOprócz regularnie ukazującego się czasopisma, informacyjno-promocyjną rolę pełnią foldery, informatory, raporty roczne itp. Tak jak przy każdym zadaniu o charakterze komunikacyjnym, trzeba postawić sobie podstawowe komunikacyjne pytania: KTO, DO KOGO, W JAKIM CELU, CO, JAK, KIEDY? Bardzo ważne przy opracowywaniu takich materiałów jest adresowanie ich do konkretnego odbiorcy - uniwersalne publikacje są po prostu dla nikogo i nie spełnią swej podstawowej funkcji informacyjno-promocyjnej. Jeśli na przykład przygotowujemy folder wyższej uczelni, musimy zastanowić się, czy będzie on przeznaczony dla potencjalnych przyszłych studentów, osób współpracujących w ten czy inny sposób z uczelnią, uczestników konferencji międzynarodowych, czy studentów obcokrajowców. W każdym z tych przypadków inny powinien być dobór materiału i redakcja, choć zasadniczy trzon informacji pozostanie stały. Zdefiniowanie celu, jaki spełniać ma opracowywana publikacja, pomoże też zarówno w doborze materiału, jak i w wyborze formy. Gdy - powróćmy do naszego przykładu - adresatem są ewentualni przyszli kandydaci na studia, to nie tylko w możliwie pełny sposób informujemy o kierunkach, specjalnościach i możliwościach pracy dla absolwentów, ale tak dobieramy treści, aby pokazać uczelnię jako nowoczesną, dobrze wyposażoną, po prostu taką, którą warto wybrać. Wydawnictwa obcojęzyczne, adresowane do odbiorców zagranicznych, siłą rzeczy muszą zawierać mniej szczegółów, za to powinny ukazywać kontekst krajowy i regionalny. Nie bez znaczenia jest też, kiedy i z jakiej okazji ukazują się materiały informacyjno-promocyjne. Nie powinno zdarzyć się wydanie foldera tuż przed zmianami (personalnymi, organizacyjnymi itp.), bo zawarte w nim informacje będą po prostu nieaktualne. Wszystkie wydawnictwa informacyjno-promocyjne, łącznie z poszczególnymi numerami czasopisma mogą - i powinny - być wykorzystane w Internecie. Przygotowanie i stałe uaktualnianie witryny internetowej powinno być również zadaniem komórki public relations.  | |
| | | |
| |||
| | ||