Konferencja IFLA Berlin 2003

Wywiad z Grażyną Twardak^[1],
przeprowadzony przez Annę Filipowicz

Anna Filipowicz: Pani Grażyno, jest Pani koordynatorem wyjazdu polskich bibliotekarzy na tegoroczną konferencje IFLA. Proszę powiedzieć, dlaczego warto wziąć udział w tej konferencji?

Grażyna Twardak: Nie jestem koordynatorem, nikt mi takiej funkcji nie powierzył. Jestem jednak w stałych kontaktach z komitetem organizacyjnym tegorocznej konferencji IFLA, ponieważ zwiedzanie Collegium Polonicum jest jednym z punktów programu imprez towarzyszących konferencji. Z organizatorami konferencji łączą mnie także codzienne kontakty zawodowe. Wcześniej, przez siedem lat byłam pracownikiem Staatsbibliothek zu Berlin. Znam język niemiecki. Uważałam więc za stosowne zaoferować swoją pomoc w ułatwieniu, na ile będzie to możliwe, udziału polskich bibliotekarzy w tej konferencji. Zaczęłam od przetłumaczenia na język polski informacji o konferencji. Była ona zamieszczona w EBIB-ie. Zawarto w niej dziesięć powodów, dla których warto wziąć udział w konferencji IFLA. Autorami tej listy są niemieccy studenci wydziałów bibliotekoznawstwa.

AF: Najniższa oplata konferencyjna dla przedstawicieli instytucji członkowskich wynosi 350 EURO, dla bibliotekarzy z Polski to bardzo dużo. Co powoduje, że opłata jest tak wysoka?

GT: Niestety to prawda, choć i w Polsce zdarzają się konferencje bibliotekarskie, w których opłaty sięgają 1000 zł. Tegoroczna IFLA trwa dziewięć dni. Obrady, w których weźmie udział około 4000 osób, będą odbywać się w nowoczesnym centrum kongresowym, będą tłumaczone na pięć języków - angielski, niemiecki, francuski, hiszpański i rosyjski.Organizatorzy biorą pod uwagę możliwość tłumaczenia niektórych sesji także na język polski. Każdy uczestnik otrzyma specjalnie przygotowane materiały, w tym, między innymi wszystkie referaty na płycie CD-ROM (przewiduje się około 150 referatów). Będzie je można w dowolnej chwili wydrukować w specjalnie do tego celu przeznaczonych punktach. Przez cały czas trwania konferencji w gmachu centrum będzie czynna kawiarenka internetowa.
Uczestnicy konferencji wezmą także udział w wielu imprezach towarzyszących. Obsługą uczestników konferencji, rezerwacja hoteli i planowaniem imprez towarzyszących zajmą się wyspecjalizowane firmy. W obsługę informacyjną uczestników konferencji zaangażowani będą też wolontariusze.Wszyscy pracownicy naszej biblioteki będą pracować w tym charakterze. Zajmą się przede wszystkim gośćmi z Polski.

AF: Mówiłyśmy o opłacie konferencyjnej, ale przecież to nie wszystko, koszt udziału w konferencji jest znacznie wyższy. Uczestnicy konferencji muszą gdzieś mieszkać - nawet najtańszy pensjonat to wydatek około 100 EURO.

GT: Dlatego zaproponowaliśmy bibliotekarzom z Polski możliwość zakwaterowania w Słubicach. Zarezerwowaliśmy 40 jednoosobowych pokoi w naszym domu studenckim. Z Frankfurtu nad Odrą do Berlina jest około 100 kilometrów. Co pół godziny kursują pociągi, przejazd trwa 1 godz. i 20 minut.

AF: Czy nie byłoby lepszym rozwiązaniem wynajęcie autobusu, który dowoziłby całą grupę do Berlina?

GT: Niestety nie, most pomiędzy Słubicami a Frankfurtem jest przeznaczony jedynie do komunikacji lokalnej. Autobusy nie mogą jeździć przez miasto, muszą przekraczać granicę w punkcie oddalonym o dziesięć kilometrów. Nie można przewidzieć, czy odprawa będzie trwała kilkanaście minut, czy kilka godzin. Trudno się spodziewać, że w takiej sytuacji pasażerowie dotrą na konferencje w zaplanowanym czasie. Jest jeszcze argument natury ekonomicznej - parkowanie w Berlinie jest bardzo drogie, trzeba by też płacić kierowcy za cały dzień postoju. Przejazd pociągiem wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Będziemy się starali zaproponować bibliotekarzom, którzy zechcą w czasie konferencji zamieszkać w Słubicach, jak najwygodniejszą i najtańszą formę opłat za przejazd.

AF: Aby wziąć udział w konferencji musimy wypełnić i przesłać organizatorom formularz zgłoszeniowy. Już na początku pojawiają się wątpliwości: czy zezwolić organizatorom konferencji na przetwarzanie i udostępnianie naszych danych, przekazywanie ich firmom wystawiającym swoje produkty w czasie konferencji? Przyznam, że sama zwykle odpowiadam "nie" na takie pytania.

GT: W tym wypadku proponowałabym odpowiedzieć pozytywnie. Odpowiedz "nie" spowoduje, że nasze dane nie znajdą się na liście uczestników, w materiałach wydawanych po konferencji, a wystawcy, którym zostaną przekazane nasze dane to firmy profesjonalne, ich oferta może być dla nas bardzo interesująca.

AF: Na pytanie "Czy to pierwsza konferencja IFLA, w której bierzecie Państwo udział?" odpowiedź wydaje się prosta, ale które pole powinniśmy zakreślić przy pytaniu: czy chcecie Państwo otrzymać oficjalne zaproszenie?

GT: Doroczna konferencja IFLA to olbrzymia impreza, łatwo tu stracić orientację. Organizatorzy przygotowują, więc specjale szkolenia dla nowicjuszy oraz specjalne "wyprawki", które ułatwią im orientacje w gąszczu sesji, spotkań i imprez towarzyszących. Oficjalne zaproszenie przyda się, jeśli nie jesteśmy delegowani na konferencję przez macierzystą instytucję i na przykład chcemy zatroszczyć się o uzyskanie urlopu szkoleniowego.

AF: Na pytanie "Czy jesteście Państwo członkami IFLA" odpowiedz można znaleźć w zaproszeniu zamieszczonym w EBIB-ie. Wszyscy członkowie SBP podają numer tej organizacji: PL - 1005.

GT: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich nie jest jedynym polskim członkiem IFLA. Do tej organizacji należy kilka bibliotek i kilka osób prywatnych, ich listę znaleźć można pod adresem: www.ifla.org/ifla-cgi/ifla-members-srch?poland

AF: Kolejny punkt to wizyty w bibliotekach. Musimy wybrać trzy z 37 bibliotek (nie licząc wyodrębnionych filii). Wybór jest bardzo trudny.

GT: To prawda, oferta jest bardzo szeroka, ale przecież co innego zainteresuje bibliotekarza z biblioteki publicznej, a co innego pracownika biblioteki medycznej. Dyrektor, który planuje budowę nowej biblioteki zechce pewnie obejrzeć projekt nowego gmachu biblioteki Politechniki Berlińskiej, którego budowę w części finansuje firma Volkswagen. Wśród bibliotek, które będą mogli zwiedzać uczestnicy konferencji są i takie, do których zwykły śmiertelnik nie ma wstępu, jak na przykład biblioteka Parlamentu czy Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

AF: Czy możliwa jest późniejsza zmiana wyboru dokonanego na formularzu zgłoszeniowym?

GT: Raczej nie, może na zasadzie wymiany z innym uczestnikiem konferencji. Trzeba pamiętać, że w konferencji bierze udział kilka tysięcy osób, każda w formularzu podała swoje preferencje. Biblioteki przygotowały się na wizytę określonej liczby gości, nawet przygotowały skromny poczęstunek - pojawienie się kilkudziesięciu osób w miejsce kilku może zdezorganizować wszelkie plany, szczególnie, jeśli biblioteka jest niewielka. W niektórych wypadkach będzie to wręcz niemożliwe, na przykład w bibliotece parlamentarnej, na co dzień zamkniętej dla zwykłego użytkownika. Tu zostaną wpuszczone tylko osoby z listy przedstawionej przez organizatorów i odwiedzający muszą się liczyć z możliwością kontroli dokumentów.

AF: W formularzu wymieniono szereg imprez towarzyszących...

GT: Tak, imprez jest bardzo dużo, pobyt na konferencji trzeba planować bardzo starannie, z kalendarzem w ręku. Zresztą organizatorzy starali się ułatwić bibliotekarzom to zadanie umieszczając w materiałach, na razie bardzo prowizoryczne, kalendarium imprez.

AF: Organizatorzy przewidzieli spotkania w ambasadach poszczególnych krajów. Czy jest planowane także spotkanie w polskiej ambasadzie?

GT: Tak, podobnie jak w innych ambasadach, spotkanie zaplanowane jest na środowy wieczór - 6 sierpnia.

AF: W broszurze informacyjnej, a także na stronach konferencji zamieszczono szereg informacji o przed- i pokonferencyjnych spotkaniach. Na jakich zasadach można wziąć w nich udział?

GT: Niestety te imprezy, tak konferencje satelickie, jak i wycieczki są płatne. Można wziąć w nich udział jedynie po uiszczeniu dość wysokich opłat. Wycieczki, często w dość odległe miejsca, przygotowano z myślą o bibliotekarzach z innych kontynentów, którzy będą chcieli maksymalnie wykorzystać pobyt w Europie.

AF: Uruchomiliśmy w EBIB-ie specjalną stronę, na której chcielibyśmy informować na bieżąco o wydarzeniach dotyczących tegorocznej konferencji IFLA. Czy możemy liczyć na Pani pomoc?

GT: Oczywiście.

AF: Serdecznie dziękuję za rozmowę.

1. Grażyna Twardak jest kierownikiem Biblioteki Collegium Polonicum w Słubicach.

Wywiad z Grażyną Twardak, przeprowadzony przez Annę Filipowicz // W: EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [Dokument elektroniczny] / red. naczelny Bożena Bednarek-Michalska. - Nr 4/2003 (44) kwiecień. - Czasopismo elektroniczne. - [Warszawa] : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2003. - Tryb dostępu: http://www.ebib.pl/2003/44/wywiad.php. - Tyt. z pierwszego ekranu. - ISSN 1507-7187