 |
Wdrażany w ponad stu bibliotekach akademickich, publicznych i pedagogicznych Kompleksowy System Zarządzania Biblioteką PROLIB jest programem w całości napisanym przez polskich informatyków przy ścisłej współpracy z bibliotekarzami. Kilkanaście lat tej współpracy zaowocowało zintegrowanym oprogramowaniem, które odznacza się cechami funkcjonalnymi i jakością unikalną na polskim rynku systemów bibliotecznych.
PROLIB umożliwia pełną automatyzację czynności związanych z gromadzeniem, opracowaniem, udostępnianiem zbiorów bibliotecznych oraz wyszukiwaniem informacji o nich, a także wszystkich operacji związanych z obsługą czytelników, uwalniając bibliotekarzy od powtarzalnych czynności, którzy w ten sposób zyskują czas na lepszą obsługę czytelników. System pozwala bibliotekom udostępniać katalogi w sieci Internet, dzięki czemu czytelnicy z dowolnego komputera na świecie mogą nie tylko przeglądać katalogi, zamawiać, rezerwować i wypożyczać dokumenty ze zbiorów swojej biblioteki, ale także tworzyć przydatne do nauki, wykonywanej pracy i hobby zestawienia literatury. Biblioteki mogą także poprzez system PROLIB komunikować się z innymi, podobnej klasy systemami na świecie, wymieniać się z nimi rekordami (opisami) bibliograficznymi, aby w ten sposób móc szybciej tworzyć własne katalogi, a także uzyskać natychmiastową informację o dostępności dowolnej książki czy czasopisma w dowolnym zagranicznym katalogu bibliotecznym.
System można wdrażać na wiele różnych sposobów, w zależności od koncepcji, która zostanie lokalnie wybrana jako najpełniej realizująca potrzeby i możliwości bibliotek na danym terenie, od informatyzacji pojedynczej biblioteki z jej filiami poprzez informatyzację grupy różnych bibliotek, z umożliwieniem im takiej współpracy, aby wszyscy czytelnicy mieli dostęp do informacji o zbiorach wszystkich współpracujących bibliotek wraz z możliwością skorzystania poprzez system z usług bibliotecznych w każdej z nich.
TROCHĘ HISTORII...
Firma Max Elektronik SA powstała 1 czerwca 1991 r. Na początku jej skład stanowił czteroosobowy zespół informatyków. W 1992 r. spółka nawiązała współpracę z dwoma istotnymi dla dalszego rozwoju partnerami biznesowymi: wyłącznym dystrybutorem na polskim rynku oprogramowana narzędziowego Progress 4GL, firmą Computer Systems for Businness International (CSBI) oraz dostawcą sprzętu komputerowego Optimus SA.
W grudniu 1992 r. specjalnie powołany zespół rozpoczął prace nad systemem PROLIB, przeznaczonym do kompleksowej obsługi biblioteki. Była to realizacja oprogramowania na zamówienie i z inspiracji Pani Marii Wasik będącej wówczas dyrektorem Biblioteki Głównej Wyższej Szkoły Inżynierskiej w Zielonej Górze.
W 1993 r. system PROLIB otrzymał wyróżnienie, a rok później Złoty Medal na Międzynarodowych Targach Oprogramowania Softarg w Katowicach, co pozwoliło mu zaistnieć na rynku IT, wyjść poza definicję systemu dedykowanego jednej bibliotece i rozpocząć wędrówkę - wtedy wydawało się, że szybką - w kierunku zintegrowanego, uniwersalnego systemu dla polskich bibliotek.
Lata 1994-1995 były jednymi z lepszych w historii systemu, ponieważ Wojewódzka i Miejska Biblioteka w Zielonej Górze, Biblioteka Śląska, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Śląska Wyższa Szkoła Zarządzania w Katowicach, Główna Biblioteka Lekarska (1995/96) okazały młodej polskiej spółce zaufanie i zdecydowały się na zakup systemu, dając tym samym impuls do dalszego rozwoju systemu PROLIB.
Następne lata to kolejni klienci i kolejne wyzwania, m.in. Politechnika Śląska w Gliwicach, Uniwersytet Śląski, Akademia Medyczna we Wrocławiu, Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu, Wyższa Szkoła Rolniczo-Pedagogiczna, dzisiaj Akademia Podlaska w Siedlcach, Wyższa Szkoła Pedagogiczna w Rzeszowie (dzisiaj Uniwersytet Rzeszowski), a przede wszystkim wygrany przetarg na kompleksową informatyzację jednej z najnowocześniejszych bibliotek w Polsce - Biblioteki Śląskiej. Potwierdzeniem pionierskich rozwiązań informatycznych w Bibliotece Śląskiej było przyznanie jej przez tygodnik Computerworld w listopadzie 1998 r. tytułu Lidera Informatyki w kategorii „Organizacje użyteczności Publicznej”, za osiągnięcia uzyskane dzięki zastosowaniu najnowszych technologii komputerowych, czyli za całość rozwiązań informatycznych, związanych z wdrożeniem aplikacji użytkowych automatyzujących pracę biblioteki (m.in. PROLIB i magazyn wysokiego składowania firmy EMAX).
W październiku 1998 r. w nowej Bibliotece Śląskiej odbyło się pierwsze Spotkanie Użytkowników Systemu PROLIB. Spotkania te stały się tradycją i stanowią forum wymiany doświadczeń naszych, bibliotekarzy i informatyków, dają też możliwość prezentacji innowacyjnych rozwiązań współpracujących z nami firm partnerskich (m.in. Sun Microsystems, Progress Software Polska, Checkpoint, Unicard, CITRIX).
W maju 2000 r. w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece w Zielonej Górze powołano Centrum Obliczeniowe, koordynatora projektu informatyzacji bibliotek publicznych województwa lubuskiego, dzięki któremu 16 bibliotek terenowych może pracować zdalnie przez Internet na jednej instalacji systemu PROLIB, tworząc katalog centralny bibliotek publicznych regionu (według naszej terminologii tzw. model wielobiblioteczny). Jest to ciekawa propozycja dla małych bibliotek, które wcześniej nie miały żadnej szansy na zakup profesjonalnego, zintegrowanego systemu bibliotecznego, nie tylko ze względu na jego wysoki koszt w momencie zakupu, ale także ze względu na brak możliwości zdobycia środków na późniejsze utrzymanie systemu (opłaty za roczny serwis, reinstalacje, szkolenia, zatrudnienie administratora sieci i systemu).
Adres katalogu komputerowego WiMBP w Zielonej Górze:
http://ws.wimbp.zgora.pl/cgi-bin/wspd_cgi.sh/WService=wsbroker1/wo_log.w
We wrześniu 2000 r. Max Elektronik wszedł do Grupy Kapitałowej Emax, spółki będącej jednym z największych w Polsce integratorów systemów teleinformatycznych. Dział Systemów Bibliotecznych uzyskał w grupie status "centrum produktowego" i zmienił nazwę na Centrum Produktowe Systemy Biblioteczne (CP SB).
W czerwcu 2002 r. przedstawiciele Max Elektronik SA odebrali z rąk dyrektora Centralnej Biblioteki Wojskowej prestiżowy medal przyznawany dorocznie z okazji Święta Centralnej Biblioteki Wojskowej osobom i firmom, które w sposób szczególny przyczyniły się do rozwoju Biblioteki. Medal został przyznany w podziękowaniu za nieodpłatne udostępnianie w Internecie na firmowym serwerze baz Polskiej Bibliografii Wojskowej.
We wrześniu 2002 r. Max Elektronik wygrał dwa duże przetargi na informatyzację pedagogicznych bibliotek województw mazowieckiego i podkarpackiego. Każda z tych grup bibliotek wdrożyła inny model pracy w systemie PROLIB. Podkarpackie biblioteki pedagogiczne jako kolejna grupa po lubuskich bibliotekach publicznych rozpoczęła pracę w modelu wielobibliotecznym, wspólnie tworząc katalog centralny czterech bibliotek wojewódzkich z siedemnastoma filiami na jednej instalacji systemu posadowionej w Biurze Obsługi Informatycznej Systemu Bibliotecznego.
Adres katalogu komputerowego bibliotek podkarpackich:
http://www.pbw.org.pl/cgi-bin/wspd_cgi.sh/WService=wsbroker1/wo_log.w
Mazowieckie biblioteki pedagogiczne zdecydowały się na wdrożenie modelu tzw. standardowego, gdzie każda z sześciu wojewódzkich bibliotek ma własną instalację systemu, na której pracują zdalnie także jej filie (na przełomie 2005/2006 r. będzie ich łącznie 34). Katalog każdej z bibliotek można przeglądać na dwa sposoby, poprzez moduł OPAC WWW i poprzez interfejs MULTIOPAC WWW. Moduł MULTIOPAC WWW przeznaczony jest do jednoczesnego przeszukiwania wielu baz danych systemu PROLIB.
Adres katalogu MULTIOPAC WWW bibliotek mazowieckich:
http://80.55.22.30:8080/MultiOpac/webs.html
We wrześniu 2003 r. w firmie zatrudniono Pełnomocnika ds. Jakości i w tym samym roku Centrum Produktowe Systemy Biblioteczne rozpoczęło wdrażanie normy ISO 9001:2000, które zostało zakończone pomyślnie 2 lipca 2004 r. przyznaniem Certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2000 przez Akredytowaną Jednostkę Det Norske Veritas B.V. The Netherlands (DNV), jedną z pięciu największych firm certyfikacyjnych na świecie, która jako niezależna fundacja założona w Norwegii działa nieprzerwanie od 1864 r. Certyfikaty wydawane przez DNV są rozpoznawalne na całym świecie.
Zakres systemu zarządzania jakością obejmuje projektowanie, tworzenie, sprzedaż i wdrażanie systemów informatycznych. Wdrożenie systemu jakości było istotną zmianą w firmie, poprzedzoną wieloma wątpliwościami wynikających z przyjętych powszechnie wyobrażeń o normie ISO 9001:2000, głównie jako sposobie na rozbudowę biurokracji. Ostatecznie decyzja o jej wdrożeniu spowodowana została determinacją zespołu wynikającą z dojścia do momentu, kiedy samo doskonalenie produktu, implementacja kolejnych norm, standardów bibliotecznych i informatycznych, nowych modułów i funkcjonalności okazało się niewystarczające do osiągnięcia sukcesu rynkowego. Ponadto zarządzanie kontaktami z grupą ponad stu klientów oraz zarządzanie produkcją oprogramowania, sprzedażą, wdrażaniem systemu i obsługą serwisową stało się procesem skomplikowanym, wymagającym uporządkowania i permanentnego doskonalenia.
Stałym elementem pracy zespołu jest monitorowanie i badanie przebiegu różnych procesów, poprzez prowadzenie m.in.:
- badań satysfakcji klientów,
- badań jakości szkoleń,
- badań jakości usług wdrożeniowych,
- badań satysfakcji pracowników,
- okresowej oceny pracowników.
Wyniki tych badań wskazują na obszary, jakie należy udoskonalać, sukcesywnie więc możemy podejmować działania mające wpływ na poprawę jakości oprogramowania i obsługi klientów, na przykład:
- szkolenia pracowników m.in. z zakresu prowadzenia projektów informatycznych, narzędzi programistycznych, metodyki prowadzenia testów zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2000, merytoryczne (np. format MARC21), z obsługi klientów, zarządzania czasem, komunikacji, prezentacji i wystąpień publicznych;
- doskonalenie istniejących serwisów dla klientów (System Kontroli i Rejestracji Uwag dający klientom możliwość zgłaszania swoich propozycji poprawek i zmian w systemie, a także będący miejscem, z którego można pobrać dokumentację systemu z wersji elektronicznej oraz materiały i prezentacje z corocznych Spotkań Użytkowników Systemu PROLIB) lub tworzenie nowych serwisów (w trakcie uruchamiania jest portal http://www.prolib.pl);
- doskonalenie procesu produkcji oprogramowania poprzez zastosowanie metodologii sprawdzonej w światowych firmach programistycznych;
- standaryzacja i doskonalenie procesu obsługi serwisowej (np. wprowadzenie procedur zgłaszania awarii i reakcji serwisowych w ramach polisy serwisowej systemu);
- standaryzacja dokumentów wychodzących do klientów (umów, ofert, polis serwisowych, raportów, ankiet, formularzy wymagań dla nowych funkcjonalności w systemie);
- wdrożenie systemu informatycznego CRM (Customer Relationship Managment) do zarządzania kontaktami z klientami;
- zatrudnianie nowych pracowników (np. testerów oprogramowania, konsultantów i specjalistów zewnętrznych).
Gdy jesienią 2003 r. jeden z najstarszych klientów, Akademia Podlaska w Siedlcach, przeprowadził się do nowego budynku, nasz zespół rozpoczął projekt automatyzacji biblioteki w nowym gmachu, rozszerzając licencje systemu PROLIB o kolejnych 120 użytkowników, a także dostarczając, instalując i uruchamiając serwery firmy Sun Microsystems i IBM, terminale graficzne i urządzenia aktywne sieci.
Adres strony domowej biblioteki Akademii Podlaskiej:
http://www.bg.ap.siedlce.pl/
We wrześniu 2004 r. rozpoczęły się prace nad implementacją formatu MARC21 i standardu UNICODE w systemie PROLIB. Równocześnie trwały prace rozwojowe nad implementacją protokołu SIP2, który umożliwia wymianę danych z systemem identyfikacji zbiorów RFID opartym na wykorzystaniu fal radiowych, a także prace nad modułem OPAC WWW w wersjach obcojęzycznych, rejestracją czytelników przez Internet, modułem wymiany danych o studentach pomiędzy systemem PROLIB a systemem obsługi dziekanatu (wdrożony w ubiegłym roku w Wyższej Szkole Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi; adres strony domowej: http://www.biblioteka.wshe.lodz.pl/index.php) oraz dedykowany moduł „Wyjazdy” przeznaczony dla Centralnego Ośrodka Naukowej Informacji Wojskowej w Warszawie, obsługujący międzynarodowe delegacje wyższej kadry oficerskiej Wojska Polskiego.
Pod koniec czerwca 2005 r. odbył się kolejny audyt zewnętrzny, który zakończył się przedłużeniem certyfikatu zgodności z Systemem Zarządzania Jakością ISO 9001:2000.
ZAMIAST ZAKOŃCZENIA...
W tym miejscu powinnam podziękować osobom, których życzliwość w różnych momentach historii firmy i systemu w sposób znaczący motywowała nas do rozwoju.
Bez zupełnie karkołomnego pomysłu Pani Marii Wasik z pewnością nie byłoby systemu PROLIB...
Bez kilku osób, których już nie ma wśród nas, byłoby nam znacznie trudniej, bez profesora Janusza Kapuścika, Basi Zgryzek akceptacja firmy i systemu wśród bibliotek nie przyszłaby tak szybko..., z twardą krytyką, ale i z życzliwym wsparciem, z pomocą merytoryczną Pani Ani Paluszkiewicz przedzieranie się przez zawiłości formatu USMARC było znacznie łatwiejsze...
Bez wielu innych bibliotekarzy, którzy tak jak Panowie Andrzej Padziński i Tomasz Wolniewicz, Pani Jadwiga Sadowska bezinteresownie nam pomagali, odpowiadając cierpliwie na pytania oraz bez naszych ponad stu klientów, którzy życzliwie nam towarzyszą, wspierając swoją wiedzą i doświadczeniem, na pewno nie byłoby firmy i systemu w tym kształcie.
PRACOWNICY
Pracujemy w dwóch miejscach, w Zielonej Górze jest Dział Produkcji Oprogramowania zajmujący się nie tylko tworzeniem oprogramowania, ale sprawujący także opiekę serwisową dla klientów w okolicach Zielonej Góry, w Katowicach jest Dział Realizacji, który zajmuje się promocją, sprzedażą, wdrożeniem systemu, szkoleniami i opieką serwisową.
Zatrudniamy 16 pracowników pełnoetatowych (projektanci, programiści, wdrożeniowcy, specjaliści ds. systemów, handlowcy i pełnomocnik do spraw jakości), mamy także kilku współpracowników, specjalistów zewnętrznych.
KLIENCI
W zestawieniu poniżej zaprezentowana jest struktura grupy naszych klientów:
| Typ biblioteki | Ilość |
|---|
| Biblioteki centralne | 3 | | Biblioteki uczelniane | 39 | | Biblioteki publiczne | 32 | | Biblioteki pedagogiczne | 19 | | Biblioteki instytutowe | 7 | | Biblioteki zakładowe | 7 | | RAZEM: | 107 |
Elżbieta Szczęsny, Zastępca Dyrektora ds. Sprzedaży
Elzbieta.Szczesny@max.com.pl
Po dwudziestu latach pracy w bibliotekach, najpierw jako młodszy bibliotekarz w oddziale dziecięcym w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Tychach, potem kolejno jako pracownik Działu Gromadzenia i Opracowania, wypożyczalni, czytelni, a na końcu jako instruktor w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Katowicach, postanowiłam spróbować sił w biznesie. Uzupełniając studia bibliotekoznawcze ukończone na Uniwersytecie Śląskim, kolejnymi studiami biznesowymi, m.in. w Katowickiej Szkole Menadżerskiej, potem z zakresu zarządzania i marketingu na Akademii Ekonomicznej w Katowicach, a ostatnio studia podyplomowe Managment 2004 Program Rozwoju Umiejętności Menedżerskich w Kanadyjskim Instytucie Zarządzania w Warszawie we współpracy z Harvard Business School Publishing, niezmiennie wzbudzałam zdumienie wykładowców i kolegów z rynku IT tym, że biblioteki stawiają przed menadżerem wyzwania wymagające stałego poszerzania wiedzy, wyzwalania w sobie kreatywności i elastyczności, uporu, wielkiego zaangażowania, odporności na stres i... końskiego zdrowia.
DOSKONALENIE OBSŁUGI CZYTELNIKA
Na podstawie ewolucji produktów firmy Max Elektronik SA
Współczesne czasy charakteryzują się nieustającym pośpiechem i związanym z tym brakiem czasu. Czytelnikom zależy na jak najszybszym dotarciu do poszukiwanej pozycji, zamówieniu jej i wypożyczeniu. Nie są zainteresowani czasochłonnym wertowaniem tradycyjnych katalogów lub odwiedzaniu kolejnych filii bądź bibliotek wydziałowych bez pewności, czy znajdą w nich potrzebny dokument. Dlatego też w procesie automatyzacji bibliotek systematycznie wzrasta rola katalogu OPAC (On-line Public Access Catalog) jako narzędzia bezpośrednio dedykowanego czytelnikowi.
OPAC WWW systemu PROLIB od momentu powstania w 1998 r. rozwijany jest zgodnie ze wskazówkami bibliotekarzy. Przekazują nam swoje propozycje zmian i nowych funkcjonalności, wynikające z oczekiwań czytelników. W obecnej wersji OPAC WWW zapewnia różnorodne możliwości przeszukiwania bazy danych, zapamiętywanie wyników wyszukiwania i przesyłanie ich na własne konta pocztowe użytkowników. Ponadto są oni informowani odpowiednimi komunikatami o stanie swojego konta, uprawnieniach, limitach i statusie zamówionych dokumentów.
Wyszukiwanie proste i zaawansowane
Do głównych funkcjonalności OPAC WWW należy przeszukiwanie bazy danych biblioteki według różnorodnych kryteriów. Czytelnik, jak i osoba niezarejestrowana, może nie wychodząc z domu zapoznać się z ofertą biblioteki w zakresie gromadzonych przez nią dokumentów. Użytkownicy OPAC WWW systemu PROLIB rozpoczynają przeglądanie katalogu od dwóch opcji: wyszukiwania prostego i zaawansowanego. Wyszukiwanie proste umożliwia użytkownikowi szybki dostęp do poszukiwanej literatury według osoby, tytułu, hasła przedmiotowego, UKD, numeru inwentarzowego i sygnatury. Dodatkowo może on wybrać sposób wyszukiwania po początku warunku wyszukiwawczego lub "po słowach", czyli po każdym słowie z nazwy dokumentu. W najbliższych planach jest udostępnienie czytelnikowi możliwości zawężania wyniku przeszukiwań po haśle przedmiotowym do listy wybranych określników. Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na bardziej złożone przeszukiwanie bazy danych. Czytelnik może kreować wynik wyszukiwania poprzez wybór opcji "szukaj po opisie" lub "szukaj w słowniku", zawęzić listę odpowiedzi do konkretnego modułu oraz zapamiętać wynik.
Strategia poszukiwań
Czytelnicy bardziej zaawansowani w posługiwaniu się OPAC-iem WWW korzystają z opcji Strategia poszukiwań. Umożliwia ona nie tylko wszechstronne przeszukiwanie katalogu biblioteki, ale również łączenie pojedynczych strategii poprzez stosowanie operatorów Boole'a, tworzenie zestawień tematycznych, zapamiętywanie ich wyników i przesyłanie na swoje konto pocztowe. Ponadto czytelnicy mogą kreować gotową listę odpowiedzi poprzez usuwanie z niej opisów bibliograficznych, zawężanie do wybranego zakresu lat lub miejsca położenia dokumentu w bibliotece.
Pełnotekstowe bazy danych
Jedną z podstawowych potrzeb użytkowników bibliotek uczelnianych (i nie tylko) jest dostęp do pełno tekstowych baz danych. W systemie PROLIB wykorzystano rozwiązania może pracochłonne, ale tanie w eksploatacji. Biblioteki opracowujące artykuły z czasopism i wydawnictw ciągłych nieregularnych w systemie PROLIB rozpoczęły równocześnie publikowanie ich w postaci pdf w Internecie. Oczywiście, ze względu na prawa autorskie, dotyczy to tylko wydawnictw własnych uczelni, niemniej taka funkcjonalność, nawet w ograniczonym zakresie, jest bardzo przydatna dla użytkownika. Może on odszukać w OPAC-u WWW artykuł na konkretny temat i zapoznać się z jego treścią. Na dodatek nie musi być on czytelnikiem biblioteki. Osoby logujące się jako anonim mogą również przeglądać bazę danych wraz z treścią publikacji. Pierwszym naszym klientem wdrażającym to rozwiązanie była Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej (http://www.wsb.edu.pl/).
Nowości
Jedną z najbardziej poszukiwanych przez czytelnika informacji jest lista nowości wydawniczych zakupionych przez bibliotekę. Użytkownik OPAC-a WWW może ją samodzielnie kształtować poprzez zwiększanie ilości dni (od 1 do 99), a klikając na wybrany opis bibliograficzny dokumentu, może uzyskać informacje o jego dostępności, a następnie zamówić go bądź zarezerwować.
Informacje o czytelniku, czyli możliwości i przywileje konta użytkownika
Informacje o czytelniku to opcja, w której zarejestrowany użytkownik może sprawdzić swój status, limity i uprawnienia do niego przypisane, daty zwrotu wypożyczonych lub udostępnionych dokumentów oraz listę pozycji zarezerwowanych, zamówionych, będących w trakcie realizacji i oczekujących na czytelnika w wypożyczalni lub czytelni. Dodatkowo użytkownik może przejrzeć historię wszystkich operacji dokonanych na jego koncie (od momentu zapisu do biblioteki), zobaczyć naliczone przez system opłaty, łącznie z informacją o ich statusie, sposobie rozliczenia i dodatkowych uwagach dopisanych przez bibliotekarza. W obecnej wersji PROLIB-a bibliotekarz może modyfikować wysokość opłaty naliczonej przez system. Pozwala to na ulgowe potraktowanie czytelnika, który zamiast całości opłaty płaci tylko jej część. W OPAC WWW użytkownik może zobaczyć zarówno opłatę, którą powinien uiścić, jak i kwotę, którą istotnie zapłacił.
Kolejną opcją, przydatną użytkownikowi, jest możliwość wprowadzenia lub zmiany swojego adresu emailowego. Dzięki tej funkcjonalności biblioteka może informować swoich czytelników o zmianach w jej działalności. Jednak najbardziej cenioną przez czytelników opcją jest samodzielne prolongowanie dokumentów w poprzez moduł OPAC WWW. Biblioteki, które zdecydowały się na jej uruchomienie, premiują w ten sposób solidnych czytelników. Nie jest ona bowiem dostępna dla osób z przekroczoną datą zwrotu lub z nierozliczonymi karami. Jeśli stan konta czytelnika jest zgodny z regulaminem biblioteki, a pozycje przez niego wypożyczone nie są zarezerwowane, wtedy może on samodzielnie przedłużyć termin ich zwrotu. Ilość prolongat jest uzależniona od ustawienia odpowiedniego parametru i tym samym zgodna z decyzją biblioteki. Samodzielne prolongaty są również dużym ułatwieniem dla bibliotekarzy. Usprawniają ich pracę w okresach nasilenia ruchu czytelników, na przykład we wrześniu w bibliotekach publicznych i w październiku w bibliotekach uczelnianych.
Customer service, czyli o czym czytelnik nie musi pamiętać
Konstruowanie przyjaznego modułu OPAC WWW polega nie tylko na udostępnieniu użytkownikowi możliwości wszechstronnego przeszukiwania katalogu biblioteki, ale również na prowadzeniu z nim dialogu na temat działalności biblioteki i informowaniu go o wszelkich zmianach zachodzących na jego koncie. Przykładem takiej funkcjonalności jest komunikowanie czytelnikowi o położeniach dokumentów, które może zamówić lub zarezerwować, o zmieniających się godzinach otwarcia za pomocą okna informacyjnego. Ekran ten pojawia się od razu po zalogowaniu się do OPAC WWW. Czytelnik może po zapoznaniu się z jego treścią, zwinąć go do paska i zaglądać do niego wtedy, gdy będzie potrzebował zawartych w nim informacji. Bibliotekarze natomiast mogą na bieżąco modyfikować i aktualizować jego treść.
Kolejnym ułatwieniem dla użytkownika jest automatyczne informowanie go za pomocą poczty elektronicznej o zmianach statusów zarezerwowanych i zamówionych przez niego dokumentów. W systemie PROLIB czytelnik może rezerwować pozycje niedostępne w danej chwili w bibliotece (wypożyczone lub udostępnione). Zamawiać natomiast może te pozycje, które znajdują się na miejscu. Rezerwacja oparta jest na opisie bibliograficznym pozycji, a zamówienie na konkretnym opisie inwentarzowym. W momencie rezerwowania dokumentu czytelnik nie wie, kiedy pierwszy wolny egzemplarz zostanie zwrócony. Gdy to się stanie, dokument zmienia status z rezerwacji na zamówienie i czytelnik w określonym przez bibliotekę czasie powinien wysłać zamówienie. Aby nie musiał codziennie zaglądać do swojego konta i sprawdzać listy zamówień i rezerwacji, w momencie zmiany statusu pozycji wysyłany jest do czytelnika e-mail z informacją o zamówionym dokumencie oraz z datą, do której powinien wysłać zamówienie. Podobnie sytuacja wygląda przy realizacji zamówienia. W chwili, gdy dokument trafia do wypożyczalni bądź czytelni (w zależności od miejsca odbioru) czytelnik jest automatycznie powiadamiany, że może odebrać zamówioną przez siebie pozycję. Oprócz informowania o statusach system informuje czytelnika również o przekroczonych limitach, blokadzie konta oraz upływie daty zwrotu dokumentów. Ta ostatnia funkcjonalność została ostatnio poszerzona o automatyczne informowanie czytelnika o zbliżaniu się daty zwrotu. Kilka dni przed upływem terminu (okres ten jest określany indywidualnie przez każdą bibliotekę) czytelnik otrzymuje e-mail z informacją o zbliżającej się dacie zwrotu wypożyczonych pozycji. System w ten sposób zdejmuje z czytelnika obowiązek pamiętania o termie oddania dokumentów, a ponadto daje mu dodatkową możliwość samodzielnego ich prolongowania.
Rejestracja czytelników on-line
Funkcjonalnością w fazie realizacji jest rejestracja nowych czytelników przez OPAC WWW. Jest to usługa tworzona z myślą o bibliotekach uczelnianych, które wzmożony ruch notują w październiku. Po uruchomieniu tej opcji czytelnik będzie mógł wysłać swoje dane osobowe i adresowe za pomocą odpowiedniego formularza i zgłosić się do biblioteki wyłącznie w celu ich potwierdzenia, aktywowania konta i odebrania karty czytelnika. Jednak od razu po wysłaniu formularza otrzyma numer i hasło czytelnika, za pomocą których będzie mógł zalogować się na swoje konto. Jeśli w określonym terminie nie zjawi się w bibliotece, jego dane zostaną usunięte z systemu. Mechanizm ten pozwoli na usprawnienie zapisów oraz skrócenie czasu oczekiwania czytelnika na założenie własnego konta, a po jego aktywacji na rozpoczęcie procesu zamawiania i rezerwacji dokumentów.
MULTIOPAC WWW
Odrębnym produktem ułatwiającym użytkownikowi znalezienie potrzebnej pozycji jest MULTIOPAC WWW. Pozwala on na równoczesne przeszukiwanie katalogów bibliotek pracujących w sieci za pomocą tego samego warunku wyszukiwawczego. Ponadto czytelnik ma możliwość wyboru bibliotek, których zbiory go interesują. W momencie odnalezienia poszukiwanego dokumentu może zalogować się do OPAC-a WWW konkretnej biblioteki bez konieczności ponownego przeszukiwania bazy danych. Przykładem modelowego działania MULTIOPAC WWW jest wdrożenie w bibliotekach pedagogicznych województwa mazowieckiego. Użytkownik może zdalnie przeszukiwać katalogi sześciu głównych bibliotek (Warszawa, Siedlce, Radom, Płock, Ostrołęka i Ciechanów), a po znaku miejsca rozróżniać dodatkowo zbiory znajdujące się w na ich filiach. Ponieważ od razu widzi status interesujących go dokumentów, może je zamówić (jeśli jest aktywnym czytelnikiem), bądź zapisać się do wybranej biblioteki i wtedy je wypożyczyć lub udostępnić. Głównym atutem MULTIOPAC WWW jest ułatwienie czytelnikowi i osobie niezarejestrowanej przeglądania zasobów wielu baz danych. Oszczędza to jego czas i pozwala na szybsze dotarcie do poszukiwanych pozycji.
Relacje z czytelnikiem, a zarazem klientem biblioteki, muszą być wsparte wszechstronną wiedzą na temat jego oczekiwań i zainteresowań. Nowe technologie informatyczne pozwalają gromadzić tego rodzaju informacje, automatyzują wiele procesów związanych z jego obsługą, pozwalając oszczędzać czas i środki finansowe. Nawiązanie z klientem trwałych relacji, wspartych indywidualnym podejściem może zaowocować wzrostem jego zadowolenia. Znaczącą rolę w tym procesie odgrywa OPAC WWW jako narzędzie stanowiące wizytówkę biblioteki i jej zbiorów. Łatwość obsługi, rozbudowany mechanizm powiadomień i estetyczny wygląd pomaga w kreowaniu wizerunku biblioteki jako miejsca przyjaznego użytkownikowi.
Dagmara Smentek, analityk konsultant
Dagmara.Smentek@max.com.pl
Siedem lat temu, będąc na ostatnim roku Bibliotekoznawstwa i Informacji Naukowej na Uniwersytecie Śląskim, zaczęła pracę w firmie, ucząc się bibliotek od klientów, bibliotekarzy praktyków. Dzisiaj szkoli użytkowników z obsługi systemu, będąc równocześnie ich doradcą, opiekunem oraz pośrednikiem i negocjatorem w kontaktach z programistami. Umiejętności w zakresie sprzedaży, poparte studiami podyplomowymi Handel i Zarządzanie Sprzedażą na Akademii Ekonomicznej w Krakowie, rozwija reprezentując firmę z dobrym skutkiem na licznych konferencjach bibliotekarskich. Asertywność i cierpliwość ćwiczy na współpracownikach w zespole jako audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością ISO 9001:2000.
POZNAJ STYL NOWEGO PROLIBA
Nie tylko restylizacja i kosmetyka, ale i jednostka napędowa oraz podzespoły sterujące ulegają gruntownym zmianom. Dynamicznemu i eleganckiemu interfejsowi towarzyszą daleko posunięte innowacje i przeobrażenia sposobu wprowadzania danych. Wewnętrzne procesy harmonijnie współgrają z zewnętrznymi procedurami towarzyszącymi użytkownikowi podczas pracy w systemie.
Na spotkaniu, które odbyło się 6 października 2004 r., powołaliśmy projekt Implementacja formatu MARC 21. W skład kierownictwa projektu weszli: Stanisław Bereźnicki, Piotr Kurpiel i Krzysztof Henne. Metodologia wytwarzania oprogramowania została dostosowana do wymagań normy zapewnienia jakości ISO 9001:2000. Zakres funkcjonalności bazowej produktu został opracowany i przygotowany do końca stycznia 2005 r. Następnie rozwiązano problemy związane z integracją i dostosowaniem systemu do współpracy z już istniejącymi modułami PROLIB-a. Prace nad integracją ukończono na początku września 2005 r. Obecnie projekt jest na etapie testów po integracji końcowej.
Jak to zostało zrealizowane?
Programując nową wersję systemu PROLIB, obsługującą standard MARC21, staraliśmy się dostosowywać nasze rozwiązanie do wszelkich zmian tego formatu oraz do indywidualnych potrzeb naszych klientów. Przyświecał nam cel odseparowania części logiki systemu od interfejsu oraz maksymalizacja możliwości konfiguracji z poziomu administratora, aby przekazać mu większe uprawnienia zarządzania aplikacją. Dzięki takiemu rozwiązaniu interfejs może być zindywidualizowany zarówno pod kątem funkcjonalności, jak i ergonomii, pozwalając użytkownikowi określać zależności i relacje pomiędzy różnymi artefaktami.
Poprzez graficzny interfejs zapewniliśmy użytkownikowi tworzenie, utrzymywanie i przejmowanie rekordów bibliograficznych, rekordów, zasobu i egzemplarza, a także rekordów haseł wzorcowych. Integracja z modułami PROLIB-a zapewniła pełną funkcjonalność importu haseł kartoteki wzorcowej (CKHW NUKAT) do kartoteki lokalnej po stronie klienta. Dodatkowo zintegrowano moduły importu rekordów bibliograficznych, zarówno z Przewodnika Bibliograficznego Biblioteki Narodowej, jak i poprzez protokół wymiany danych Z39.50 rekordów w formacie MARC21. Zapewniliśmy pełną obsługę znaków diakrytycznych UTF-8, dzięki czemu żadne reprezentacje graficzne wykorzystanych w opisie znaków nie będą pomijane (dotyczy alfabetów łacińskich i niełacińskich). Dodatkowo zaimplementowaliśmy procedury konwersji przy akcjach importu danych z najczęściej używanych stron kodowych na format UTF-8. Dzięki temu dane są spójne i jednorodne.
Jedną z ważniejszych właściwości systemów jest możliwość wyszukiwania danych. W systemie PROLIB MARC21 realizowane jest to poprzez wprowadzenie indeksów wyszukiwawczych. Z modułu administratora systemu dostępna jest pełna kontrola nad indeksami. Indeksy mogą być w pełni konfigurowalne i to klient decyduje, jakie mają być w systemie indeksy i jaki zakres danych ma być przeszukiwany w każdym z nich. Występuje także rozróżnienie indeksów na te dostępne tylko dla modułów systemu wewnątrz biblioteki oraz na indeksy przeznaczone dla czytelnika w module OPAC. Wśród rodzajów indeksów możliwych do zdefiniowania, wyróżniamy indeksy: słowne, alfabetyczne, wartościowe i chronologiczne. Przy tworzeniu/imporcie rekordu, dopóki nie jest on autoryzowany, a więc ostatecznie zatwierdzony i udostępniony na zewnątrz dla czytelnika i innych bibliotek, budowane są tylko te indeksy, które są niedostępne dla czytelników, dopiero w momencie autoryzacji rekordów, staje się on widoczny w indeksach w module OPAC. Po cofnięciu autoryzacji nie są usuwane indeksy dostępne w module OPAC, ale nie są też uaktualniane, dopóki rekord nie zostanie ponownie autoryzowany. Do tego czasu dla czytelnika widoczna jest jedynie poprzednia autoryzowana wersja rekordu opisu, jednakże zarówno indeksy niedostępne w OPAC-u, jak i opis rekordu w modułach nieprzeznaczonych dla czytelnika, są na bieżąco aktualizowane.
Integracja z modułem Gromadzenie pozwoliła nam na swobody przepływ informacji zarówno na poziomie egzemplarza, jak i opisu bibliograficznego, przydział pozycji na poziomie zamówienia, scalanie numerów czasopism w woluminy bez konieczności zamknięcia całego rocznika oraz prezentację zasobu czasopism w OPAC-u WWW.
Jednostka napędowa i podzespoły odpowiedzialne za bezpieczną, dynamiczną i komfortową pracę umieszczone są w module Administratora systemu. Poprzez niego użytkownik może definiować wszystkie właściwości formatu MARC, takie jak pola wraz ze wskaźnikami, podpola, pola stałej długości wraz z możliwością definiowania ich wariantów w zależności od typu opisywanego dokumentu, z rozbiciem na grupy, pozycje i wartości. Wprowadziliśmy także możliwości wprowadzania opisów, uwag (tutoriali) do wskaźników, pól, podpól, aby wspomagać pracę osób opracowujących rekordy opisów bibliograficznych. Aby wyodrębnić podzbiór najczęściej wykorzystywanych pól/podpól formatu MARC, wprowadziliśmy możliwość wyselekcjonowania tzw. wersji "LITE" formatu. Wiele podpól formatu może być, a nawet powinno być zesłownikowanych, w związku z czym istnieje możliwość definiowania słowników systemowych oraz wiązania słownika z określonym podpolem. Wiązanie to może wyglądać dwojako:
- Może być to "luźne" powiązanie, a słownik służy wtedy jako lista wartości pomocniczych, które można wkopiować do podpola, ewentualnie je modyfikując.
- Może to być wiązanie relacyjne, które cechuje się tym, iż ze słownika do podpola można wprowadzić wartość tylko taką, która jest zdefiniowana w słowniku, bez możliwości jej edycji, a co więcej, powstaje relacja między wartością podpola a słownikiem i każda zmiana tej wartości w słowniku powoduje automatyczną zmianę wartości w podpolu. Administrator pozwala także na zablokowanie edycji pól i podpól w obrębie kreatorów rekordów.
Aby móc wprowadzić rekord opisu bibliograficznego do systemu, utworzyliśmy mechanizm definiowania kreatorów rekordów. Kreator to w naszym ujęciu mechanizm, zespół procedur, który umożliwia wprowadzenie poprawnego rekordu w formacie MARC, kontrolując zależności i właściwości formatu oraz wspomagając osobę go opracowującą. Wśród właściwości kreatorów rekordów można wymienić dwie najważniejsze:
- Dla każdego kreatora możemy zdefiniować strefy pól, które ma on obsługiwać. Każda taka strefa, to osobny przycisk kreatora, który grupuje zdefiniowane w strefie pola.
- Dla kreatora definiujemy warunki wiązania rekordów KHW do konkretnych pól opisu bibliograficznego. To, czy rekord KHW może być powiązany z danym polem, jest definiowane właśnie przy pomocy tych warunków. Oczywiście, kreatory rekordów wykorzystują wszystkie właściwości zdefiniowane w administratorze systemu, o których była mowa wcześniej.
Mechanizmami, które dodatkowo wspierają kreatory, są między innymi replikacje, które zdefiniowane w administratorze, potrafią kopiować (replikować) wartości pomiędzy polami/podpolami, generować domyślne pola/podpola, uzupełniać wskaźniki i wiele innych. Są to mechanizmy działające w tle, które mogą wymagać potwierdzenia wykonania operacji od użytkownika.
Jeśli już zostanie utworzony bądź zaimportowany rekord opisu przy pomocy kreatora, to istnieje konieczność wyświetlenia opisu takiego rekordu. Do wyświetlania opisów służą szablony, czyli zbiory procedur/reguł, które potrafią w określony sposób zaprezentować użytkownikowi rekord w formacie MARC. Szablonów może być dowolna liczba, każdy z nich jest sterowany uprawnieniami, a także może być przydzielony do jednej z dwóch grup: szablonów GUI (moduły graficzne systemu) lub szablonów WWW (OPAC WWW). W systemie istnieją predefiniowane przez nas szablony w obydwu grupach. Istotną rzeczą jest możliwość budowania szablonów przez administratorów systemu. Opracowane zostało narzędzie (kreator), które w sposób graficzny pozwala na budowanie własnych szablonów wyświetlania z logicznym podziałem na grupy. Szablony tworzone kreatorem można zarówno eksportować, jak i importować do systemu. Nasi klienci będą mieli możliwość wymiany szablonów między sobą bądź pobrania ich ze strony producenta.
Wprowadzenie tak wielu możliwości konfiguracyjnych musi się wiązać z możliwością ich zapisywania, zachowywania chociażby w celu ochrony przed utratą. Mechanizm eksportu i importu pozwala na wymianę, odnowienie i przywrócenie wszystkich definicji administratorskich, począwszy od definicji formatu, poprzez szablony i kreatory, skończywszy na indeksach wyszukiwawczych i mechanizmach replikacji.
W celu zapewnienia kontroli dostępu do poszczególnych elementów systemu, wprowadziliśmy możliwość definiowania uprawnień dla grup operatorów systemu i dla poszczególnych operatorów oraz ich kontrolę. Uprawnieniami sterowane są następujące elementy systemu: typy rekordów (bibliograficzne, KHW, zasobu), szablony wyświetlania, dodatkowe procedury obsługi (np. importu/eksportu rekordów opisów), kreatory rekordów, indeksy wyszukiwawcze.
To nowe oblicze systemu. Funkcjonalność, stylistyka, harmonia w nowym wydaniu.
Krzysztof PAŁYS, projektant systemów informatycznych
Krzysztof.Palys@max.com.pl
Dobrze zapowiadający się przyszły inżynier, student informatyki na Wydziale Elektrycznym Politechniki Zielonogórskiej w Zielonej Górze (później Wydział Elektrotechniki, Informatyki i Telekomunikacji Uniwersytetu Zielonogórskiego) oraz na wydziale Mathematik, Naturwissenschaften und Informatik uczelni Fachhochschule Giessen-Friedberg w Niemczech, w 2003 r. zaczął pracę w Max Elektronik w ramach praktyk studenckich. Przez kilka miesięcy usilnie zgłębiał tajniki protokołu Z39.50, potem rozpoczął szlifowanie modułu Bibliografia i gdzieś pomiędzy znakomicie zdanym egzaminem dyplomowym, pierwszą konwersją danych z MAK-a a formatem MARC21 zorientował się, że jest już etatowym pracownikiem naszej firmy, a biblioteki są jego przeznaczeniem.
Krzysztof HENNE, analityk konsultant
Krzysztof.Henne@max.com.pl
Z niewyjaśnionych dotąd i zupełnie niezrozumiałych powodów absolwent Technikum Budowlanego zrezygnował z kariery budowniczego, ukończył studia bibliotekoznawcze na Uniwersytecie Śląskim i został bibliotekarzem publicznym. Swoją pasję do opisów bibliograficznych, norm, klasyfikacji, tezaurusów, bibliografii, kartotek haseł wzorcowych, formatów wniósł dziewięć lat temu do firmy, stając się wybitnym specjalistą od coraz bardziej pokrętnych zagadnień, włączając w to ostatnio także format MARC21.
MAX ELEKTRONIK S.A. - www.max.com.pl
65-021 Zielona Góra, ul. Dąbrowskiego 12, tel. (0-68) 45-31-300; fax (0-68) 45-31-350
40-568 Katowice, ul. Ligocka 103, tel./fax (0-32) 603-24-26
|
 | |
